Электронный кадровый документооборот (КЭДО) помогает компаниям сократить расходы, ускорить процессы и повысить безопасность данных. Если вы устали от кадровых документов на бумаге, то в этой статье мы собрали 5 весомых аргументов, которые помогут донести до директора необходимость перехода на КЭДО.
1. Экономия денег
Переход на электронный документооборот избавляет компанию от расходов на бумагу, печать, пересылку и хранение документов. Бумажные архивы занимают большие площади, требуют затрат на аренду и обслуживание, а электронные документы хранятся в облаке или на серверах компании.
Пример: «МСП Банк» сократил расходы на 118 млн ₽ в год благодаря КЭДО. Экономия была достигнута за счет отказа от бумаги и печати, оптимизации бизнес-процессов, автоматизации рутинных задач и снижения расходов на пересылку документов.
В электронном архиве легко найти документы, что ускоряет работу кадровой службы. А расходы на содержание архивов после перехода в цифру сокращаются в среднем на 60%.
Экономьте деньги за счет перехода на КЭДО от Saby (СБИС)
2. Ускорение работы
Время на обработку и пересылку документов сокращается с нескольких дней до минут, что особенно важно для компаний с разветвленной структурой или филиалами.
Пример: в компании «ВСК» до внедрения КЭДО подписание документов занимало до 5 дней, а после перехода на электронный документооборот процесс стал занимать всего 5 минут. Кадровый ЭДО позволяет сотрудникам и руководителям согласовывать и подписывать документы удаленно, что делает процесс оформления кадровых документов намного быстрее и эффективнее.
Электронный документооборот помогает устранить задержки, связанные с физической передачей документов между отделами или филиалами компании. Быстрый эффект достигается после автоматизации наиболее частых кадровых процессов, таких как подписание приказов, оформление отпусков и командировок.
Ускорьте процессы в компании вместе с КЭДО от Saby
3. Надежная защита данных
Бумажные документы легко теряются, их можно подделать, а в случае пожара или затопления архив может быть полностью уничтожен. В отличие от этого, электронные документы защищены на нескольких уровнях — от киберугроз, утрат и подделок. Доступ к таким документам имеет только уполномоченный персонал, все изменения фиксируются в системе, а сама система работает через защищенные каналы передачи данных.
Пример: в «ВСК» до перехода на КЭДО ежегодно терялись более 100 документов, а после внедрения электронной системы — ни одного. Электронные документы подписываются с использованием электронной подписи, что делает их юридически значимыми и исключает возможность подделки.
4. Удобство для удаленных и вахтовых сотрудников
С развитием удаленной работы компаниям все чаще требуется подписывать документы с сотрудниками, которые находятся вне офиса. КЭДО решает эту проблему. Сотрудникам не нужно приезжать в офис или ждать почтовую пересылку — все можно сделать через мобильное приложение или веб-интерфейс.
Пример: компании «ОМС» срочно требовался КЭДО для дивизиона по обслуживанию вахтовых поселков. За счет оперативного внедрения Saby (СБИС) автоматизировали все кадровые процессы, в том числе приемы, увольнения, ГПХ. Кроме того, оцифровали стажировки. Компания экономит сотни тысяч рублей на пересылке документов в труднодоступные места Крайнего Севера и тайги. В разы ускорили работу кадровой службы.
5. Повышение привлекательности компании и развитие бренда работодателя
Цифровизация кадровых процессов — важный элемент HR-бренда компании. Компании, использующие современные технологии, выглядят более привлекательными для сотрудников и кандидатов. Молодые специалисты ценят удобство электронных систем. КЭДО позволяет быстро оформлять документы при приеме на работу, что облегчает адаптацию новых сотрудников.
Внедрение КЭДО — это стратегический шаг, который позволит компании сократить расходы, ускорить процессы, повысить безопасность данных и упростить работу с документами. Электронный документооборот — это не только технологичное решение, но и способ сделать компанию более привлекательной для сотрудников, улучшить их взаимодействие с работодателем и повысить лояльность.
Опережайте конкурентов вместе с КЭДО от Saby
Реклама: ООО «КОМПАНИЯ «ТЕНЗОР», ИНН 7605016030, erid: LjN8KPuTT
Начать дискуссию