Новые формы персонифицированного учета АДВ

СЗВ-ТД для многих уже стало ежедневной рутинной. Вот анкеты АДВ с номерами 1, 2, 3 не так часто используются, но их значение также велико. Когда вы можете с ними столкнуться, и как из заполнить разберем в текущей статье.

Уже начиная с 2020 года Пенсионный фонд активно собирает сведения о трудовой деятельности граждан. Любое кадровое изменение теперь в онлайн-формате дублируется в базах ПФР. Все полученные данные будут использоваться для точнейшего расчета и скорейшего начисления будущей пенсии.

Обновленные бланки АДВ применяют для регистрации трудоустроенных граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Проверьте свои форматы АДВ, они должны соответствовать постановлению правления ПФР от 07.12.20 № 846п, иначе потеряете драгоценное время для исправления.

Казалось бы, можно отправить сотрудника в МФЦ или через Госуслуги получать страховой номер, но работодатель обязан самостоятельно заниматься регистрацией трудоустроенного (ст. 65 ТК РФ).

Не успеваете за изменениями? Расскажем что интересного уже произошло и каковы результаты работы в первом квартале — бесплатный вебинар «Изменения в трудовом законодательстве. Итоги за I квартал 2021 года. Перспективы» 25 марта в 10.00 мск.

АДВ-1 — анкета для застрахованного лица

Понадобится для начинающих свой трудовой стаж. На плечи работодателя ложится ответственность по информированию ПФР, но выдавать СНИЛС (зеленый полис) с 2019 года не нужно. Формулировка СНИЛС тоже выходит из оборота, ей на смену приходит АДИ-РЕГ.

Для заполнения анкеты АДВ-1 понадобится:

• российский или иностранный паспорт;
• адрес регистрации и места жительства (или бланк временного пребывания иностранца);
• ИНН;
• контактный телефон;
• для очень молодых специалистов — свидетельство о рождении.

Требуется соблюсти сроки регистрации сотрудника в ПФР. Для иностранных работников установлены более сжатые временные рамки — 2 недели с момента подписания трудового контракта. Граждан РФ нужно обязательно поставить на учет до 15 числа следующего месяца после приема. Это связано с необходимостью ежемесячно отчитываться по СЗВ-М.

В оформленной анкете сотрудник ставит личную подпись, а опись (АВД-6-1) заверяет уполномоченное должностное лицо работодателя. Оба документа можно отправить в ПФР с помощью ЭДО. Не позднее 5-ти рабочих дней в ответ придет уведомление, с которым нужно ознакомить сотрудника под роспись. Вместо пластикового свидетельства он получает белый печатный бланк и электронный номер.

Проверки по персональным данным — что ждать от Роскомнадзора? Смотрите наш вебинар «Инспекционные проверки Роскомнадзора: как пройти успешно и при необходимости оспорить результаты».

АДВ-2 — для изменения анкетных данных

К сожалению, от ошибок никто не застрахован. По этому поводу придется заполнить 2-ую форму для ПФР. Кроме этого у сотрудника могут поменяться ФИО и даже пол. При изменения паспортных данных, например при смене документа в 20 и 45 лет, работодателю не требуется отправлять АДВ-2.

Для оформления потребуются те же документы и сведения, что и для первоначальной регистрации в системе персучета.

В анкете указываются прежние данные, затем новые. Информацию без изменений дублировать не нужно. Далее указываются адреса и паспортные данные.

Например, при смене фамилии в первом блоке указываются ФИО до смены, во второй части записываются только новая фамилия, имя и отчество не повторяем.

В какие сроки нужно внести изменения в систему индивидуального учета. Вернемся к примеру о смене фамилии. Гражданину дается 30 дней на смену паспорта, в противном случае его ждет административная ответственность. После получения новых паспортных данных включается двух недельный отсчет времени для уведомления ПФР. Но только за опоздание сотруднику штраф не грозит, а вот работодателя могут наказать на 500 рублей за недостоверные сведения в СЗВ-М.

АДВ-3 для заказа дубликата

Если сотрудник не знает свой СНИЛС, то придется подавать анкету, как для вновь регистрируемого. В ответ фонд пришлет уведомление о наличии номера у регистрируемого сотрудника. Для выдачи сотруднику номера из системы персучета, работодатель повторно отправляет анкету АДВ-3.

Эта же форма потребуется, когда сотрудник потерял «зеленую карточку» или замещающий ее бумажный бланк, а номер сохранился в отделе кадров работодателя. Кроме номера СНИЛС в анкету вносится: ФИО, пол, дата и место рождения, адреса и контакты, паспортные данные.

Если заявку отправляет работодатель уже трудоустроенного работника, по которому сдавались СЗВ-М и СЗВ-ТД, то в последнем пункте следует зачеркнуть «будут представлены».

После отправки АДВ-3 и описи в течение 2-х недель ПФР пришлет дубликат.

Анкеты может заполнить сотрудник собственноручно, но надежнее всего использовать программы, разработанные Пенсионным фондом, а сотруднику можно доверить проверку и заверение.

Напомним, передача любых персональных сведений о сотрудниках сопровождается специальной описью АДВ-6-1. Кстати, этот бланк последний раз обновляли в 2019 году.

Обучение для бухгалтера и кадровика

Учитесь онлайн не отрываясь от работы. Лучшие подборки вебинаров, полезные статьи и курсы

Подробнее