Как отразить в учете сотрудничество с самозанятыми: памятка для бухгалтера

Как правильно учесть расходы на самозанятых? В этой статье-памятке для бухгалтера есть все о порядке отражения выплат фрилансерам в бухгалтерском и налоговом учете и сопутствующих нюансах при работе с ними.

Бухгалтерский учет сотрудничества с самозанятыми

Сотрудничество с самозанятыми строят на основании гражданско-правовых договоров. Поэтому учет расчетов с плательщиками НПД:

принципиально ничем не отличается от учета сотрудничества с другими поставщиками;
ведут на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а не на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Стоимость купленных у самозанятых ценностей учитывают как запасы или основные средства, а оплату за работы или услуги — на счетах затрат в зависимости от того, что именно, для какого производства или какого структурного подразделения компании, сделал исполнитель.

Прямое сотрудничество

Основные операции при прямом сотрудничестве и соответствующие им проводки:

Операция	Проводка
Самозанятый оказал услуг, выполнил работы	*Дт 26 (20, 25, 41, 44) Кт 60 (76)*
Самозанятый продал собственноручно изготовленный товар	*Дт 08 (10, 44) Кт 60 (76)*
Компания расплатилась с исполнителем на НПД наличными деньгами из кассы	*Дт 76 (60) Кт 50*
Компания перечислила вознаграждение самозанятому на банковский счет	*Дт 76 (60) Кт 51*

Самозанятые не обязаны оформлять товарную накладную или акт об оказании услуг (выполнении работ), но наличие этих документов подтвердит, что:

товар получен;
услуги оказаны/работы выполнены;
их качество удовлетворяет заказчика;
стороны не имеют претензий друг к другу.

Основной документ, который обязан выдать самозанятый — это чек, сформированный в приложении «Мой налог». В случае оплаты наличными плательщик НПД формирует чек в момент расчета, при безнале — не позднее 9 числа месяца, следующего за месяцем, когда оплата была переведена.

Самозанятый не сможет выдать чек, если его доход с начала года достиг 2,4 млн рублей. Отсутствие чека — основание пересмотра сотрудничества с фрилансером как с обычным исполнителем без особого статуса и специального налогового режима. В этом случае заказчик обязан:

заплатить страховые взносы с суммы гонорара исполнителю;
из дохода фрилансера удержать НДФЛ (а если это невозможно, подать соответствующие сведения в ФНС);
внести исполнителя в РСВ, персонифицированные сведения, ЕФС-1 в части трудовой деятельности и 6-НДФЛ;
заплатить пени и штрафы за нарушение сроков уплаты налогов, взносов и подачи отчетов по исполнителю.

Поэтому сотрудничество с проверенным исполнителем на НПД, который ответственно подходит к декларированию своих доходов от самозанятости и формированию чеков — одна из составляющих качественного учета без риска возникновения штрафов и пени.

Сервис для автоматизации работы с самозанятыми

Возьмем на себя ваших самозанятых — найдем проверенных исполнителей, подготовим документы и защитим от рисков

Сотрудничество через онлайн-платформу

При сотрудничестве с самозанятыми через посреднический сервис заказчик напрямую не контактирует с исполнителем. Онлайн-платформа берет на себя функции по документальному оформлению и обеспечению соблюдения законодательства сторонами.

Например, платформа Самозанятые.рф переводит оплату исполнителю после приемки работ или услуг заказчиком, а также автоматически пересылает чек заказчику от исполнителя и блокирует оплату, когда доход самозанятого может превысить 2,4 млн. руб. Поэтому риск не получить чек при сотрудничестве через платформу Самозанятые.рф исключен.

Фактически у заказчика появляется еще один исполнитель — посредническая платформа. Поэтому и бухучет расчетов с самозанятым будет отличаться:

Операция	Проводка
Заказчик пополнил свой счет на онлайн-платформе	Дт 55 Кт 51
Самозанятый оказал услуги, выполнил работы	Дт 26 (20, 25, 41, 44) Кт 60 (76)
Компания перевела на платформе вознаграждение самозанятому	Дт 76 (60) Кт 55
Заказчик принял услуги онлайн-платформы	Дт 26 Кт 60
Компания оплатила услуги онлайн-платформы	Дт 60 Кт 51

Заказ услуг самозанятых через посреднический сервис — способ минимизировать риски нарушения сроков оплаты из-за ошибок в платежных документах, особенно когда сотрудничество с самозанятыми носит массовый характер. Заказчику не придется оформлять платежный документ в адрес каждого исполнителя. Реквизиты — зона ответственности исполнителя, заказчик лишь принимает услуги на платформе.

Налоговый учет сотрудничества с самозанятыми

Налогоплательщики, которые используют кассовый метод, принимают к налоговому учету выплату исполнителю датой, когда деньги списаны с его расчетного счета или выданы из кассы вне зависимости от даты подписания акта или накладной.

При методе начисления используют дату события которое произошло позже:

если поставка товаров, работ или услуг предшествовала расчетам, то в налоговом учете отражают датой списания денег в пользу самозанятого;
если оплата предшествовала приемке, то датой акта или накладной.

При этом заказчик вправе принять в налоговом учете расходы на самозанятого, если выполнены два условия:

они экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК);
исполнитель выдал чек, сформированный в приложении «Мой налог» (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).

Платформа Самозанятые.рф обеспечивает полный электронный документооборот между заказчиком и исполнителем с соблюдением требования законодательства. Сервис:

подготовит шаблон договора, к которому не будет вопросов у контролирующих органов;
сформирует и направит заказчику закрывающие документы;
проверит статус исполнителя перед каждой выплатой, чтобы заблокировать платеж, если доход самозанятого превысит 2,4 млн руб., или право применять НПД утрачено.