Учимся считать отпускные правильно

Как правильно рассчитывать сумму отпускных? Эксперты системы Контур.Экстерн описали алгоритм и подготовили пример расчета, который поможет разобраться в вопросе.  

Отпускные сотруднику нужно выдать не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска (Письмо Минтруда от 30.07.2014 № 1693-6-1). То есть в отличие от зарплаты отпускные нужно рассчитать, не дожидаясь окончания месяца. Времени для этого достаточно, ведь уведомить работника об отпуске нужно не позднее, чем за две недели до начала отдыха, и чаще всего именно в эти сроки оформляют и приказ об отпуске.

Как рассчитать отпускные

Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужно умножить среднедневной заработок на количество календарных дней отпуска. 

То есть предварительно надо вычислить среднедневную сумму заработка. Для этого нужно знать, полностью ли сотрудник отработал расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

• Если расчетный период отработан полностью, то формула следующая. Зарплату, начисленную в течение расчетного периода, делим на 12 месяцев и на среднемесячное число календарных дней — оно равно 29,3.
• Если расчетный период отработан не полностью, формула другая. Сначала количество полностью отработанных месяцев умножаем на 29,3 и прибавляем число календарных дней в не полностью отработанных месяцах. После этого делим на полученное число зарплату, начисленную в течение расчетного периода. 

Разберем на примере

Менеджер Анатолий написал заявление на отпуск с 1 по 14 июля 2020 года. Бухгалтер посмотрела, что Анатолий устроился на фирму 10 октября 2019 года. То есть к началу отпуска у Анатолия есть 8 полностью отработанных месяцев (с ноября по июнь) и один не полностью (октябрь). 

Количество дней в октябре — месяце, который был отработан не полностью - бухгалтер посчитала так: количество отработанных дней в октябре разделила на число календарных дней в этом же месяце (22 : 31) и умножила на 29,3. Округлила и получила 20,8. 

В октябре Анатолий получил 30 тыс. рублей, в остальные 8 месяцев — по 40 тыс. рублей. Умножаем 40 тыс. на 8, прибавляем 30 тыс. и получаем 350 тыс. Итого за расчетный период Анатолию было начислено 350 тыс. рублей. 

Для расчета среднедневного заработка бухгалтер умножила 8 на 29,3 и затем прибавила 20,8. Получила 255,2. Затем разделила 350 тыс. на 255,2. Таким образом, среднедневная сумма заработка составила 1371 рубль 47 копеек. И чтобы вычислить сумму отпускных, бухгалтер умножила 1371,47 на 14.

Получилось 19 200 рублей 58 копеек без вычета НДФЛ.