Что говорит законодательство
Итак, с января 2015 года, то есть, уже 7 лет, оформлять в обязательном порядке для командировки нужно только приказ. Основание — Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595, скорректировавшее Положение о командировках.
Работодатель на основании , , вправе предусмотреть в локальных нормативных актах (ЛНА) требование об обязательном оформлении командировочных документов, в том числе и служебного задания. В силу положений ТК, ЛНА обязательны к применению.
Можно использовать самостоятельно разработанные формы, либо взять унифицированные № Т-10 и № Т-10а. Если используете свои — их форма должна быть также утверждена ЛНА.
Казалось бы, долой лишние документы — у сотрудников и бухгалтера и так много работы, зачем оформлять еще какую-то лишнюю бумажку? На практике же она может сыграть важную роль.
Вести учет командировок просто в онлайн-сервисе Smartway: от брони отеля и покупки билета до загрузки авансового отчета в 1С, все это и многое другое умеет Smartway.
Директор не смог доказать, что ездил в командировки. ФНС верит только документам
Налоговики вправе запросить командировочные документы для обоснования расходов. Речь не только о суточных или покупке материалов для проведения работ в месте командировки. Иногда сам факт того, что командировка состоялась, приходится доказывать проверяющим.
В деле № А57-35275/2020 компании доначислили налоги, ее обвинили в фиктивном документообороте с контрагентами и занижении налогооблагаемой базы.
Всего доначислили 3,5 млн рублей НДС, а также насчитали 1,3 млн рублей пени и 43 тысячи рублей штрафа.
Возможно части этих доначислений удалось бы избежать, если бы компания доказала, что сотрудники (точнее — директор) действительно ездил в командировки в тот самый проверяемый период. Налоговики запросили документы, которые подтверждали командировки, но компания их предоставить не смогла. Объяснила просто — директор в поездках находился лично, денег себе не выдавал, приказы не оформлял, служебные задания тоже, авансовые отчеты не составлял.
Разумеется, это вызвало серьезные сомнения в том, что такие командировки вообще имели место быть, а также, что связанные с ними расходы — реальны.
Организовать рабочие поездки, сохраняя необходимые подтверждающие документы, быстро согласовывать командировки сотрудников и получать подробную аналитику и отчетность руководителю поможет Smartway. Среди наших клиентов Модульбанк, Деловые линии, SOKOLOV, Forbes и другие крупные компании.
Вывод тут можно сделать такой: подтвердить расходы можно разными документами, в том числе “нестандартными”. К примеру, в том же служебном задании была бы четко расписана цель командировки, проделанные работы, проведенные переговоры, результат поездки.
Тут можно провести аналогию с тем, как происходит работа между компаниями и самозанятыми исполнителями. Закон четко говорит, что для подтверждения расходов на услуги самозанятого исполнителя достаточно чека, а вот налоговики так не считают и требуют предоставлять и договоры, и акты, хотя их то как раз формировать не обязательно.
Вот и со служебными заданиями та же история. Составлять их по закону не нужно, но они помогают обосновать расходы и защитить их перед налоговиками.
Избежать субсидиарной ответственности можно, если расходы подтверждены. Срок привлечения — 10 лет
В деле № А27-5936/2018 ФНС привлекала к субсидиарке контролирующее должника лицо (КДЛ), им был единственный участник и руководитель компании. Первая инстанция налоговикам отказала, вторая, наоборот, их требования удовлетворила. Дело разбирала кассация.
Временный управляющий в рамках банкротства возложил на руководителя обязанность передачи документов. Тот ее не исполнил. Управляющий, кроме прочего, запросил:
- авансовые отчеты и иные документы по командировкам,
- сведения об учете кадров (личные карточки работников, приказы о приеме на работу),
- карточки и оборотно-сальдовые ведомости по счетам 10 и 76 организации.
Вместо оригиналов, в деле в итоге фигурировали выгрузки из 1С. На них отсутствовала подпись директора и печать организации. Речь шла в том числе и о заграничных командировках. В целом расходы составили 1,44 миллиона рублей.
КДЛ утверждал, что документы были утрачены, но доказать это не мог. Управляющий лишился возможности оценить правомерность спорных денежных переводов. Поэтому кассация решила, что привлечение КДЛ к субсидиарной ответственности правомерно.
Какой вывод? В проверяемый период служебные удостоверения были обязательными. Если вы думаете, что это было слишком давно и сейчас не может никого коснуться, то напомним — согласно Закону о банкротстве (статья 61.14, п. 5) привлечь к ответственности лицо, которое своим действием или бездействием привело компанию к банкротству, можно в течение 10 лет!
Сейчас 2022 год, значит, если вас коснется субсидиарная ответственность в деле о банкротстве, а вы совершили те самые действия, например, в 2012 году, то отвечать придется. А в 2012 служебное удостоверение было обязательным документом и его отсутствие может стать одним из доказательств против вас.
Аналогичная ситуация возникнет, если сейчас в компании принято отчитываться о поездках с помощью служебки, это указано в ЛНА, но руководитель или иной сотрудник, привлеченный к субсидиарной ответственности, его не соблюдал.
Чек-лист по организации командировки
Отправим на электронную почту бесплатно!
Оставьте заявку
Просто укажите ваши контакты и получите полезный чек-лист по организации командировки для сотрудников:
Служебные удостоверения помогают подтвердить судебные расходы
В деле № А02-941/2019 спор был между двумя компаниями по договору подряда. Командировочные задания тут были в общем-то ни при чем, однако, они помогли подтвердить факт заявленных судебных расходов, а также их разумность.
Суду были представлены:
- авансовые отчеты, командировочные удостоверения и служебные задания в обоснование выплаты суточных расходов;
- счета, кассовые чеки и банковские чеки в обоснование проживания в гостинице;
- маршрутные квитанции, подтверждение оплаты и квитанции об оплате сервисного сбора;
- посадочные талоны в обоснование транспортных расходов.
В итоге расходы в сумме 651 292 рубля удалось взыскать с ответчика. Еще один повод не пренебрегать составлением полного комплекта командировочных документов.
Бухгалтеру намного проще работать с командировочными документами и авансовыми отчетами через сервис Smartway. Полный контроль за командировками и расходами на них.
Подобная ситуация рассматривалась в деле № А13-11883/2020. Организация подала на другую в суд из-за поставки некачественного товара. За свой счет провела экспертизу и, чтобы отнести эти расходы на ответчика, в качестве доказательства представила, в том числе, служебные задания, приказы о направлении работников в командировки, авансовые отчеты, кассовые чеки, подтверждающие расходы на гостиницу, оплату парковки, ГСМ и пр.
Суд пришел к выводу, что работников направляли в командировку для проведения экспертизы некачественного товара, на основании копий командировочных заданий и приказов. Организации удалось доказать обоснованность расходов, которые она хотела взыскать с ответчика.
Выходит, что оформлять служебное задание хоть и не обязательно, но все-таки выгодно для организации. Кроме того, на основании задания формируется отчет о командировке и можно оценить, насколько эффективно она прошла.
Начать дискуссию