«Полати» интегрировали сервис со своей системой управления персоналом
«Полати» обслуживает крупные строительные и промышленные объекты. Командировки в компании устроены вахтовым методом: ежемесячно 1 000 сотрудников ездят по России и странам СНГ. До Smartway компания сотрудничала с другим онлайн-сервисом, но от него отказались из-за неудобного интерфейса, ненадежной поддержки и скрытых наценок на билеты.
В Smartway можно найти все для командировки: билеты и гостиницы, заказать трансфер и такси. А еще проанализировать расходы на поездки и сформировать бухгалтерскую отчетность. У «Полати» огромная и непостоянная база сотрудников. Кто-то болеет, кто-то в отпуске или уволился, но снова готов работать. В компании разработали свою систему управления персоналом с паспортными данными, историей работы, а также детальной информацией о каждой командировке. Базу интегрировали со Smartway, что избавило «Полати» от ручного ввода и ошибок — вся информация о тысячах сотрудников обновляется автоматически.
Марина Салоид, руководитель отдела кооперации:
«Одно из преимуществ Smartway — открытый API, который позволил нам интегрировать свое ПО. Это возможно далеко не с каждым сервисом, с которым нам приходилось работать. Такая интеграция позволяет нам не только загружать список сотрудников, но поддерживать его актуальность. Если у нас появляется новый сотрудник, который еще не ездил через этот сервис, он автоматически добавляется в систему Smartway».
«С.П. Гелпик»: наладили документооборот и сэкономили 50% на командировках благодаря тревел-политикам
«С.П. Гелпик» разрабатывает, продает и обслуживает медицинское рентгенодиагностическое оборудование по всей России. В командировки в основном ездят два отдела компании: коммерческий и сервисный. Сотрудники первого посещают выставки, конференции, аудиенции с министерствами, круглые столы, встречаются с дистрибьюторами. Сервисные специалисты устанавливают и ремонтируют оборудование, обучают сервисных представителей, клиентов. В сумме это около 35 сотрудников.
Раньше сотрудники оплачивали все своими средствами, а компания их возмещала. Из-за специфики работы сроки часто сдвигаются, и сотрудники меняли обратные билеты, продлевали жилье и запрашивали деньги на такси. Часть таких расходов было невозможно контролировать.
От такой организации поездок в частности страдала бухгалтерия. Сотрудники теряли чеки, квитанции и посадочные талоны. На сбор отчетности в компании тратили не только время, но и деньги. Бухгалтер отправлял заявление в авиакомпанию и заказывал справку о совершенном полете. Эта услуга платная.
Первым делом в компании настроили тревел-политики. Сотрудники продолжают покупать билеты и бронировать жилье самостоятельно, но теперь через Smartwaу и с лимитами на траты. В личном кабинете есть специальный раздел, в котором автоматически появляются все документы. Билеты приходят на личную почту сотрудника, а закрывающие — на почту бухгалтерии.
Владимир Брязгун, коммерческий директор:
«Удобно, что все закрывающие документы появляются в личном кабинете сразу после покупки услуги. Бухгалтеру остается только внести данные в авансовый отчет. Теперь мы видим все затраты и знаем, на чем можно сэкономить».
«РусГидро ОЦО»: разгрузили работу бухгалтерии с интеграцией «1С:Бухгалтерия»
«РусГидро ОЦО» — общий центр обслуживания и дочерняя компания крупнейшего энергетического холдинга. Сотрудники центра ездят в командировки для обсуждения партнерств, сбора обратной связи, проведения комитетов по качеству. География обширная: от Москвы до Владивостока, где есть клиенты (19 организаций, 33 000 сотрудников). Во время отпуска или болезни сотрудников их заменяют специалистами из другой локации.
Ранее организацией поездок сотрудники занимались самостоятельно: согласовывали командировку по почте и в системе электронного документооборота, бронировали билеты и жилье на B2C-сайтах. С одной стороны, подход устраивал. С другой, было сложно контролировать документы, отчеты по командировкам и оплату услуг. Было принято решение автоматизировать процесс и настроить интеграцию с «1С:Бухгалтерией».
Роман Никитин, директор филиала «Запад»:
«При выборе Smartway в первую очередь нас заинтересовала встроенная интеграция с „1С:Бухгалтерией“, которая позволила нам сократить время на проведение документов в бухгалтерском учете».
Людмила Холодова, начальник отдела по учету операций с подотчетными лицами филиала АО «РусГидро ОЦО» — «Запад»:
«Теперь мы ежедневно экономим на учете командировок до одного часа рабочего времени. Благодаря бесшовной интеграции с „1С“ вся информация о билетах автоматически подтягивается в авансовый отчет. Сейчас все билеты, включая доплату, обмен или возврат, попадают на счет „Приобретение билетов“ и автоматически отражаются в „1С“. Работу отдела облегчило и то, что все закрывающие документы формируются с учетом действующих законодательных требований. Закрывающие и первичные учетные документы нам приходят по ЭДО».
Forbes: формируют авансовые отчеты за три минуты
Forbes Russia — одно из наиболее известных финансово-экономическое изданий. В командировки обычно летают журналисты, менеджеры отдела мероприятий, спецпроектов и другие члены команды.
Сначала в Forbes пользовались услугами агентства делового туризма. Но поскольку командировка — это типовая операция, ее решили автоматизировать. Инициатором внедрения Smartway была Любовь Валова, главный бухгалтер. Про сервис она услышала на одном из семинаров «1С». Сотрудники, особенно творческие, часто теряли посадочные талоны, переигрывали маршруты в самый неподходящий момент и оттягивали до последнего сбор всех бумаг для авансового отчета.
Любовь Валова, главный бухгалтер Forbes Russia (АО «АС РУС Медиа»):
«Для меня главный смысл сервиса — в его интеграции c „1C“, все данные автоматически попадают в систему. Сервис загружает документы уже с проводками. Авансовый отчет теперь можно сделать за 3-5 минут максимум, он формируется с учетом всех требований к методологии бухучета. В программе Smartway достаточно информации по закрывающим документам. Теперь мы всегда знаем, кто и куда едет, на каких условиях, это улучшает учет и контроль расходов, связанных с командировками».
Милана Преображенская, финансовый директор Forbes Russia (АО «АС РУС Медиа»):
«В Smartway цены на билеты и отели аналогичны покупке напрямую или через b2c-агрегаторы. Также есть возможность работы по постоплате, что нам очень подходит. Закрывающие документы формируются автоматически, не надо ждать, пока менеджер их тебе отправит. Это сильно ускоряет подготовку отчетности по МСФО, где для формирования выручки должны быть учтены все затраты».
Enaza: избавились от боли с закрывающими
Enaza Group — группа IT-компаний, которая разрабатывает музыкальный софт, занимается дистрибуцией компьютерных игр и продает цифровые ключи по всему миру. Менеджеры по работе с партнерами ездят в командировки, чтобы налаживать коммуникацию с клиентами, проводить переговоры и встречи, заключать договоры.
Сначала администратор сам покупал билеты и снимал сотрудникам квартиры. Это удобно для команды, но трудно в плане отчетности: от собственников практически невозможно получить счет или акт. И от такого способа бронирования быстро отказались в пользу Smartway. Менеджер Enaza смог выдохнуть: теперь он заходит в сервис, где хранятся все нужные бумаги и отправляет их бухгалтеру, которому остается только внести данные в авансовый отчет.
Екатерина Шляпина, HR-директор в компании Enaza:
«Также мы решили проблему с потерей посадочных. Раньше нам приходилось писать заявление в авиакомпанию и заказывать справку о совершенном полете. Сейчас если сотрудник вернулся без посадочного, мы оформляем такую справку в Smartway. Это быстрее и дешевле, чем напрямую у авиакомпаний».
Узнайте, как Smartway может упростить отчетность именно в вашей компании — запишитесь на бесплатную экскурсию по сервису.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста
Оставьте заявку и получите доступ!
Начать дискуссию