Сотрудник потерял посадочный талон. Чем его можно заменить?

Разобрались, что делать, если посадочный талон уже не найти.

Зачем нужен посадочный талон

Письмо Минфина от 18.12.2019 № 03-03-06/3/99069 говорит о том, что для признания расходов на проезд в командировку и обратно нужны документы, которые подтвердят факт осуществления указанных расходов и их обоснованность. Это необходимо в целях налогообложения.

Поэтому если сотрудник летит в командировку на самолете, то помимо других документов расходы на перелет подтвердит посадочный талон с отметкой о прохождении досмотра в аэропорту.

Раньше правило было более строгим, а после появления электронных посадочных талонов и иных подтверждающих документов, Минфин смягчил требования.

Это связано с тем, что в налоговом кодексе нет строгого перечня документов, которые могут подтвердить произведенные расходы. Соответственно, налогоплательщики не ограничены в том, как именно учитывать соответствующие расходы. Поэтому для обоснования расходов и налогообложения прибыли в командировке подойдет любой документ, который напрямую или косвенно подтвердит факт совершенного перелета.

Что это значит? Компаниям проще требовать с сотрудников посадочные талоны, поскольку это привычный и бесплатный способ обоснования расходов. Однако, в случае утери талона, подтвердить факт использования авиабилетов можно другим способом без проблем с налоговой впоследствии.

Какие документы могут заменить привычный посадочный талон

Электронный талон со штампом о досмотре

Когда появилась возможность зарегистрироваться онлайн на рейс, сотрудник может вовсе не иметь привычного посадочного талона, а только электронный вариант.

В этом случае для расчета налогов нужен маршрут/квитанция электронного билета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет по маршруту. Электронный посадочный талон должен также содержать, как правило, штамп о просмотре.

Если штамп получить нельзя, можно получить от перевозчика или его представителя справку с информацией о полете.

Справка о полете от авиакомпании

Справка может помочь и при утере посадочного талона. Правда, эта услуга платная — стоимость справки зависит от авиакомпании.

В среднем, придется потратить дополнительные 500 — 1 000 рублей. Однако, справки могут выдать только российские авиакомпании. Если компания не зарегистрирована в России, она не сможет выдать вам чек, поскольку не подчиняется российскому законодательству. В этом случае, можно запросить у продавца справку о стоимости билета — она тоже подойдет.

Другие документы, которые косвенно могут подтвердить факт перелета

В ситуации, когда нет ни талона, ни справки, согласно письмам Минфина от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906, от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32040 подойдут другие бумаги, которые косвенно или напрямую могут подтвердить факт совершенного перелета.

Например, приказ о командировке или отчет о выполненной работе. Сейчас законодательство стало более гибким, однако, есть риск, что подобные документы все-таки не учтут. К примеру, бухгалтерия может оштрафовать сотрудника.

Справки, которые можно заказать в сервисах для командировок

Сервисы для организации командировок предоставляют возможность заказать справки, которые подтвердят факт перелета в соответствии с российским законодательством.

Например, в Smartway справки формируются на основе данных систем бронирования и регистрации на рейс, и считаются официальным документом. Заказать справку в сервисе выгоднее, чем напрямую в офисе перевозчика — документ обойдется в 350 рублей. К тому же, выгрузить ее можно в один клик, что гораздо быстрее, чем писать авиакомпании и ждать ответа.

Как это работает в личном кабинете Smartway

Когда перелет будет совершен, в разделе «Поездки» появится кнопка «Заказать справку».
После заказа справка будет мгновенно оформлена и доступна в личном кабинете.
Оригинал справки сервис отправит вместе с закрывающими документами.

Если сотрудники летают в длительные командировки или на вахты, ждать посадочные талоны может быть долго и неудобно для бухгалтера. Таким компаниям Smartway предлагает вместо справок выгружать отчет по всем перелетам за период.

Каждый месяц Smartway формирует единый реестр со всеми перелетами сотрудников компании за период. Реестр может подтверждать десятки и сотни авиаперелетов, что значительно упростит подготовку отчетности по командировкам. Цифровая копия реестра всегда доступна в личном кабинете. Оригиналы ежемесячно сервис высылает вместе с закрывающими документами.

Многие компании предпочитают предзаказывать справки, чтобы не ждать возвращения сотрудников из командировок и не собирать с них посадочные талоны. Функция экономит время и нервы как командированных работников, так и бухгалтеров, чтобы высвободить ресурсы на более приоритетные задачи.

Попробуйте Smartway бесплатно

Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста

Оставьте заявку и получите доступ!

Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.