Что делать, если отправляют в командировку из отпуска

Сотрудник против

Один из возможных вариантов – отказаться от деловой поездки и продолжить отдых. Да, так можно, это право работника. Отозвать сотрудника из отпуска допустимо, но только при наличии его согласия (ч. 2 ст. 125 ТК).

При отказе сотрудника прерывать отпуск работодатель не может в отношении него применять меры дисциплинарного взыскания. Это будет расцениваться как нарушение норм ТК.

Есть такие категории работников, которых вообще нельзя отзывать из отпуска (ч. 3 ст. 125 ТК). Речь идет о:

лицах, не достигших совершеннолетия;
беременных женщинах;
работниках вредных и опасных производств.

Сотрудник согласен прервать отпуск

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник не против прервать свой отпуск и отправиться в деловую поездку. В таком случае необходимо оформить согласие работника в письменном виде. Существует несколько вариантов оформления согласия, например:

Сотрудник может письменно подтвердить свое согласие на приказе об отзыве из отпуска, составленном руководителем.
Руководитель оформляет в произвольной форме уведомление об отзыве из отпуска, а сотрудник в письменном виде соглашается.

Уведомить работника можно посредством электронной почты, обычным письмом или по телефону. Согласие важно получить в письменной форме. В этом документе сотрудник может указать, когда предпочитает использовать оставшиеся дни отпуска.

Перенос оставшихся дней отпуска

Неиспользованную часть отпуска работник может догулять в текущем рабочем году или объединить с отпуском в следующем рабочем году. При этом важно помнить, что рабочий год не равно календарному году. Рабочий год берет начало отсчета от даты оформления трудового договора.

В приказе следует указать дату и причину отзыва из отпуска. А если в согласии сотрудника зафиксированы сроки переноса неиспользованного отпуска – их тоже нужно указать в приказе.

Изменения, связанные с вызовом сотрудника из отпуска, необходимо отразить в кадровых документах:

В графике отпусков указать период, на который переносится отпуск. Изменения дат отражаются в графе 10 «Примечания».
В личной карточке работника.
В табеле учета рабочего времени проставить соответствующие коды.

Перерасчет отпускных

Так как отпуск был прерван, возникла переплата по отпускным. Работодателю необходимо удержать часть средств за дни неиспользованного отпуска. Но сделать это можно опять же только с согласия сотрудника в письменном виде. Связано это с тем, что такого пункта как отзыв из отпуска в перечне оснований для удержания из заработной платы сотрудника нет (ст. 137 ТК).

Вернуть переплату по отпускным можно следующими удобными для работника способами:

внести денежные средства в кассу организации;
вычесть из зарплаты;
учесть в рамках командировочных расходов.

Оформление командировки

Следующим этапом будет само оформление деловой поездки работника. Для этого:

издается приказ о направлении сотрудника в командировку, утвержденный руководителем;
выплачивают работнику суточные, компенсацию на проезд к месту командировки и обратно, а также на проживание.

Сотрудник может отправиться в командировку сразу после отпуска с места проведения отдыха, не возвращаясь на рабочее место. В этом случае работодатель может компенсировать стоимость билетов по маршруту «отпуск – командировка – рабочее место».

Платформа Smartway позволяет согласовать поездки без лишней бюрократии. Здесь можно проводить, в том числе предкомандировочное согласование в единой системе, например, согласовать бюджет командировки. А приказ и служебное задание формируются автоматически.

Сотрудник хочет вернуться на отдых

Если сотрудник изъявил желание вернуться на отдых, то работодатель обязан оплатить только проезд из места отпуска к месту командировки. Обратный билет к месту отдыха оплачивается по усмотрению руководителя. Вот только стоимость такого билета нельзя учесть в расходах для налога на прибыль, необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы (письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546).

Отчитаться по командировке – предоставить авансовый отчет – можно в срок, установленный руководителем и закрепленный в локальном акте, с момента выхода на работу после отпуска.

Сотрудник возвращается на рабочее место

Если работник возвращается после командировки к месту работы, то в таком случае работодатель полностью возмещает расходы на дорогу. Такие суммы можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль.

Начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужно.

Командировка перетекает в отпуск

Если сотрудник хочет остаться в городе командировки, то в обязанность руководителя не входит оплата обратного билета. Но при желании он это сделать может.

В этом случае затраты на проезд от места отдыха после отпуска к месту работы нельзя отнести к командировочным расходам, т. е. на них нельзя уменьшить базу по налогу на прибыль. А также придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Если сотрудник едет в отпуск из места деловой поездки в другой город, то возмещению подлежат только расходы на билет до места командировки. Опять же, при желании работодатель может компенсировать расходы на билет до места отпуска и обратно, удержав с этих сумм НДФЛ и начислив взносы. Но к налоговым расходам такие суммы принять нельзя.

Днем завершения командировки считается последний день перед отпуском. Поэтому суточные будут рассчитываться по этот день включительно.

Smartway дает возможность:

согласовать командировочные расходы с руководством в удаленном формате;
бронировать билеты и отели без сервисных сборов;
автоматически контролировать затраты;
планировать бюджет на основании статистики по поездкам.

Попробуйте Smartway бесплатно

Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста.

Оставьте заявку и получите доступ!

Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.