Особенности однодневных командировок
Однодневная командировка – служебная поездка, выполняемая по заданию руководителя вне постоянного рабочего места сотрудника в течение одного дня. Это один из видов служебных командировок, когда работника направляют в другое подразделение организации или в другую компанию (например, к контрагенту) для выполнения трудовой функции.
Главная особенность однодневной поездки – минимальная длительность командировки, всего один день, т. е. сотрудник отправляется к месту командировки и возвращается за один день.
Например, сотрудника направляют в служебную командировку из Калуги в Москву. Работодатель приобрел железнодорожный билет с отправлением 31 октября в 6:00. Если сотрудник вернется домой в те же сутки – 31 октября, то поездка будет считаться однодневной командировкой.
Выбор сотрудника, отправляемого в поездку на один день, не отличается от других видов командировок: отправить можно любого сотрудника, который сможет выполнить поставленные задачи. Ограничения действуют на ряд категорий работников, которых нельзя направить в поездку без письменного согласия.
В частности потребуется согласование:
- матери или отца, воспитывающих ребенка до пяти лет в одиночку;
- матери с ребенком не старше трех лет;
- родителей детей с ограниченными возможностями;
- сотрудника, который ухаживает за родственником, имеющим проблемы со здоровьем.
Аналогично длительным командировкам действует запрет на служебные поездки беременных сотрудниц, несовершеннолетних работников и сотрудников-инвалидов. Отправить таких сотрудников в однодневную командировку нельзя даже с их согласия.
Для поездок в течение одного дня важным аспектом оформления документов и расчета расходов является определение срока командировки. В соответствии с действующими правилами, в период служебной поездки включается не только период (количество дней) работы сотрудника вне постоянного рабочего места, но и время в пути до места отправления и места прибытия.
Если вокзал (аэропорт) отправления (прибытия) находятся за пределами города, где обычно работает сотрудник, то путь к месту отправления (прибытия) включается в длительность служебной поездки. Может получиться, что однодневная командировка растянется на несколько дней.
Например, сотрудника направляют в командировку с вылетом 1 декабря в 00:35, при этом аэропорт находится за чертой города. Чтобы успеть на самолет, работник выехал из дома 30 ноября в 20:00. В этом случае датой начала командировки будет являться 30 ноября и длительность поездки увеличится, как минимум, на один день.
Если пункт отправления/прибытия расположен в том же городе, где работает сотрудник, то начало поездки совпадает с датой отправления поезда (вылета самолета). Даже если сотрудник выехал раньше – путь до вокзала/аэропорта не включается в срок командирования.
Другая важная черта однодневных командировок – отсутствие суточных. Подобные выплаты покрывают расходы сотрудника при нахождении за пределами родного города более одних суток. При однодневной поездке работник отсутствует меньшее количество времени. Выплата суточных не предусмотрена.
Документирование командировки
При однодневной поездке, аналогично другими видам командировок, потребуется обеспечить типовой документооборот, который необходим не только для налоговой безопасности, но и для нивелирования рисков нарушения трудового законодательства.
Перед направлением сотрудника в поездку на один день необходимо оформить служебную записку о направлении в командировку, которая должна содержать перечень поставленных задач, место и дату их выполнения.
Законодательство не содержит обязательных требований по созданию этого документа, но его можно использовать для управленческих нужд и как основание для составления приказа и расчета возможных расходов.
Приказ о направлении в командировку – это обязательный документ, который используется для целей налогового и кадрового учета. Приказ можно оформить, применяя типовую форму Т-9, или использовать самостоятельно разработанный шаблон.
Документ должен содержать реквизиты работодателя, сведения о командированном сотруднике, информацию о поездке (место, время, поставленные задачи). Визируется приказ руководителем компании (уполномоченным сотрудником) и работником, который направлен в однодневную поездку.
Согласие на командировку потребуется, если у сотрудника есть ограничения на поездки, а также – если сама командировка выпадает на выходной день.
Платежные документы будут подтверждать перечисление сотруднику денежных средств для оплаты командировочных расходов (например, покупки проездных билетов). В зависимости от способа выплаты это могут быть кассовые ордера или платежные поручения. Это обязательные документы, т. к. они подтверждают своевременность выплаты денег и используются для бухгалтерского учета кассовых (банковских) операций.
После возвращения из однодневной служебной поездки требуется обязательное оформление авансового отчета. Это ключевой документ, подтверждающий расходы, понесенные в период командирования. Обязательного к применению шаблона авансового отчета законодательно не предусмотрено: можно применять типовую форму АО-1 либо разработать собственный формат документа, включающий необходимые бухгалтерские реквизиты и, при необходимости, дополнительные данные.
В авансовый отчет включаются сведения о выданных под отчет суммах, о расходах в период нахождения в командировке, а также – информацию об остатке неизрасходованных сумм или их перерасходе.
Авансовый отчет не составляется, если в командировку направляется непосредственно сам индивидуальный предприниматель. Другой вариант: отчет не потребуется, если командировка отменяется и сотрудник никуда не ездил.
Период в течение которого сотрудник вернувшийся из командировки должен отчитаться о потраченных денежных средствах, устанавливается внутренними правилами организации, в частности – положением о подотчетных лицах или положением о командировках сотрудников.
Вместе с авансовым отчетом необходимо предоставить другие документы, связанные с поездкой. А именно: проездные билеты (посадочные талоны, железнодорожные билеты) и документы из гостиницы (ваучеры, квитанции, чеки). Документы могут быть в бумажной или электронной форме, самое важное – они должны содержать обязательные бухгалтерские реквизиты (в том числе – подписи).
Без надлежащим образом оформленных документов, отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете нельзя.
Со Smartway бухгалтер сможет оформить авансовый отчет за 3 минуты. Нужные документы всегда доступны в личном кабинете. Вам не придется вручную заполнять данные по поездкам сотрудников.
Учет командировочных расходов
При однодневных командировках, аналогично иным видам служебных поездок, в составе бухгалтерских затрат и расходов по налогу на прибыли можно учесть следующие траты:
- Расходы на проезд – авиационные и железнодорожные билеты, комиссию сервисов по оформлению билетов, а также стоимость проезда до места отправления (от места прибытия до места назначения). В локальном положении о командировках компания может установить каким классом может пользоваться сотрудник.
- Затраты на общественный транспорт и аренду автомобиля. При наличии соответствующих подтверждающих документов, организация имеет право признать этот вид расходов для налога на прибыль.
- Траты на проживание. Даже при командировке длительностью один день сотрудник может арендовать себе жилье, при этом затраты должны быть возмещены работодателем.
- Пошлины и другие затраты на оформление документов. Чаще всего – это расходы, связанные с оформлением виз и загранпаспорта. Это могут быть консульские сборы, услуги посредников, курьерские и почтовые расходы.
- Страхование работника может быть отнесено к командировочным расходам, если это обязательное условие для получения разрешения на въезд в страну.
- Прочие виды затрат. Налоговый кодекс не ограничивает перечень командировочных расходов, которые может отразить организация. Ключевые требования – документально подтверждение и экономическая целесообразность затрат.
Для документального оформления необходимы надлежащим образом оформленные билеты, чеки, договоры, акты и другие документы, которые подтверждают реальность оказанных услуг. Форма документов (бумажная или электронная) не имеет значения, так же как и на кого оформлены документы (организация или непосредственно сотрудник).
Если они будут содержать все необходимые сведения, ими можно обосновать командировочные расходы. Для однодневных поездок специальных ограничений не предусмотрено и применяются общие правила документооборота.
На платформе Smartway закрывающие документы автоматически формируются в личном кабинет. Можно в пару кликов отправить их на почту или в ЭДО. В случае потери сотрудником посадочного заказать справку о поездке.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста.
Начать дискуссию