Бухгалтерская справка — незаменимый помощник бухгалтера. Она поможет обосновать расчеты, исправить ошибки в учете, передать информацию в госорганы. Расскажем, когда и зачем нужна бухгалтерская справка, какие виды справок бывают, как их правильно составить.
Зачем нужна
Итак, бухгалтерская справка — это внутренний документ организации. Она нужна, когда бухгалтеру надо провести хозяйственную операцию, для которой не предусмотрена другая первичка, или первичка есть, но ее недостаточно. Кроме того справка помогает детализировать учет или исправить в нем ошибки.
Важно: бухгалтерская справка не может заменить первичный документ, в составлении которого кроме бухгалтера должны участвовать другие лица.
Например: если утерян акт приема-передачи выполненных работ или счет-фактура от контрагента, то заменить такие документы бухгалтерской справкой нельзя.
Подключите электронный документооборот в Такском и перестаньте терять первичные документы. Мы поддерживаем роуминг со всеми операторами.
Форма бухгалтерской справки
Унифицированной формы справки нет. Каждая организация может разработать и утвердить собственную форму. Главное, чтобы разработанная справка содержала реквизиты, обязательные для первичных документов (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- название документа и дату его составления;
- название организации;
- содержание хозоперации;
- должность, ФИО и подпись лица, ответственного за составление документа.
Можно взять бланк бухгалтерской справки для госучреждений: форма по ОКУД 0504833 (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н) и на его основе составить свой. Рекомендуем утвердить разработанную форму справки приказом по учетной политике организации.
Обычно справку подписывают главный бухгалтер и исполнитель. Но в отдельных случаях можно предусмотреть в справке подпись руководителя.
Например: если требуется одобрение учета каких-либо расходов.
Виды бухгалтерских справок
Бухгалтерские справки составляются с различными целями:
- для отражения фактов, пояснений;
- для расчета каких-либо показателей;
- для исправления ошибок;
- для передачи сведений в госорганы и т. д.
В зависимости от назначения справки ее содержание для разных ситуаций тоже будет разным.
Бухгалтерская справка-пояснение
Такие справки составляют по операциям, для которых не предусмотрены формы первичных документов.
К таким операциям относятся:
- списание задолженности с истекшим сроком давности;
- внесение средств в уставный капитал;
- корректировка долга по акту сверки, когда не удается установить причину расхождений;
- перевод товаров в материалы и т. д.
Пример:
Бухгалтерская справка-расчет
Иногда перед тем, как отразить операцию в учете, бухгалтеру сначала нужно произвести расчеты. В этом случае сам расчет и итоговый результат фиксируют в бухгалтерской справке-расчете.
Обычно бухгалтеры отражают в справке расчеты следующих показателей:
- материальной выгоды и суммы НДФЛ по пользование займом;
- отпускных;
- сверхнормативных суточных;
- дивидендов;
- курсовых разниц;
- налогов и т. д.
Пример:
Нулевая отчётность в налоговую для ИП и ООО за 92 р в месяц. Без посещения госорганов. Электронная подпись уже в комплекте. Заказать.
Бухгалтерская справка об исправлении ошибок
Если бухгалтер обнаружил ошибку в учете, то ее нужно исправить. В этом случае тоже составляют бухгалтерскую справку. В ней описывают: где и почему возникла ошибка и как она была откорректирована.
Исправить ошибку в учете бухгалтер может через сторнировочную запись или дополнительную проводку.
Пример:
Бухгалтерская справка для передачи сведений
Иногда необходимо оформить бухгалтерскую справку для предъявления в государственные инстанции. В таких ситуациях справка носит информационный характер.
Например: организация выступает ответчиком в трудовом споре с работником, который был уволен неправомерно. А теперь этот работник через суд требует выплатить ему средний заработок за период вынужденного прогула. Сведения о среднем заработке могут быть представлены в суд в виде бухгалтерской справки.
Пример:
Обменивайтесь документами с госорганами не покидая рабочего места. Онлайн-Спринтер — сервис для онлайн-отчетности с технической поддержкой 24/7. Работайте 30 дней бесплатно и оцените все преимущества сервиса!
Сколько и как хранить бухгалтерские справки
Оформленные бухгалтерские справки хранят вместе с документами соответствующего регистра учета.
Например: если справка составлена для списания задолженности, то ее подшивают к инвентаризационной ведомости по расчетам с контрагентами или актам сверки с конкретным контрагентом.
Хранят бухгалтерские справки не меньше 5 лет. Однако в некоторых случаях этот срок может быть увеличен.
Например: если в справке содержится информация о расчете дивидендов, то ее, как и ведомости на выдачу дивидендов, нужно хранить 50 лет (если документ был оформлен после 2003 года. Для документов, составленных ранее указанной даты, срок хранения составляет 75 лет) (п. 122 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).
Комплекс решений для любого бизнеса
Электронная отчётность, ЭЦП, ЭДО, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
Начать дискуссию