Как изменения в электронных подписях повлияли на сдачу отчетности в 2022 году

Реформа законодательства об электронной подписи, пожалуй, одна из самых нашумевших и будоражащих умы в бизнес-сообществе в последние годы. Можно сколько угодно обсуждать, кто виноват и что делать, если новые правила приживаются с большим трудом, но это не отменяет обязанности организации или ИП в срок представлять очередную отчетность.

Времени для «разбега» налогоплательщикам дали достаточно, чтобы войти в 2022 год подготовленными. Была возможность выбрать оптимальный путь оформления квалифицированного сертификата ключа проверки УКЭП (в просторечии – «электронной подписи», «ЭЦП», далее – сертификат) для руководителя организации, ИП, передачи полномочий представителям, которые подготавливают и сдают отчетность. Но его – времени – все равно, как всегда, многим не хватило.

И вот наступил новый год и началась уже отнюдь не праздничная суета.

Теперь оформить сертификат УКЭП на организацию или ИП с указанием в качестве владельца сертификата руководителя организации или самого предпринимателя можно уже только в одном из трех удостоверяющих центров – УЦ ФНС, УЦ Федерального казначейства или УЦ Банка – причем, в каком именно – определяется особенностями деятельности компании.

И главное – на одного директора выдается один сертификат, который не может копироваться, отчуждаться, т. е. его владелец не имеет права делегировать возможность проставлять подпись за него.

Эта новость озадачила многих, кто раньше вольно обращался с ЭП. Но задумайтесь: это ведь фальсификация чистой воды – подписывать документ чужой подписью! Сложилось впечатление, что ситуация тупиковая? Это не так.

Как работать по новым правилам

Как за свою организацию или клиента легитимно заверять электронную отчётность (налоговую, бухгалтерскую, статистическую, в ПФР, в ФСС и т. д.)

Ситуация № 1. Вы директор (ИП) и лично подписываете отчетность своей компании:

• Можете использовать полученный ранее (до начала 2022 года) в коммерческом удостоверяющем центре, прошедшем переаккредитацию, сертификат УКЭП юридического лица или ИП, в котором в качестве владельца указан руководитель организации или индивидуальный предприниматель (п. 2.3 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (ред. от 30.12.2021)).

Если атрибуты УКЭП вам выдал АУЦ «Такском», они действительны, поскольку этот удостоверяющий центр аккредитован по новым правилам. Возможность использовать этот сертификат сохраняется до окончания срока его действия, но не дольше чем до конца 2022 года (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

• Можете сейчас оформить сертификат УКЭП в УЦ ФНС России (в т. ч., через его доверенных лиц) или другом государственном УЦ (Федерального казначейства, Банка России) сообразно их зонам ответственности и использовать его.

В таком оформлении вам готов содействовать «Такском». Он поможет:

• подобрать подходящий под ваши нужды сертифицированный носитель ключевой информации (ту самую флешку, с которой потом нужно отправляться в точку выдачи сертификатов в ФНС России);
• заполнить заявление и проверить правильность указанной в нем информации о вас и вашей компании;
• предоставит возможность на специально выделенном рабочем месте сформировать ключ ЭП (при желании), чтобы в налоговой инспекции получить уже только сертификат;
• обеспечит конфиденциальность.

Вам останется только забрать готовый сертификат в удобной для вашего посещения налоговой инспекции, где имеется точка выдачи сертификатов. Перечисленные услуги «Такском» оказывает в ходе реализации совместного с ФНС России пилотного проекта.

Ситуация № 2. Вы сотрудник организации (например, главный бухгалтер) и в ваши функции входит не только подготовка, но и подписание отчетности

• Можете использовать сертификат УКЭП юридического лица (представителя ИП), выданный прошедшим переаккредитацию коммерческим АУЦ, с указанием в качестве владельца также физического лица, являющегося представителем юридического лица или ИП (например, с указанием ваших ФИО и должности главного бухгалтера). 

Такие сертификаты все еще выдают, а действовать они будут до окончания срока, на который выданы, но не позднее 31 декабря 2022 года (п. 2.4 – 2.6 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ, п. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

За оформлением такого сертификата на доверенное лицо можно обратиться в АУЦ «Такском».

Подписывать налоговую, бухгалтерскую и иную отчетность нужно на основании доверенности, отвечающей требованиям п. 5 ст. 80 НК, п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

В соответствии с обновленным законодательством оформление такой доверенности и направление ее в контролирующие органы уже реализованы программах «Такском»: «Онлайн-Спринтер», «Доклайнер» и «Референт».

По требованию налогового законодательства доверенность должна быть исключительно электронной, заверенной УКЭП директора (ИП). Для подписания отчетности в ФСС, ПФР допускается передавать полномочия и на основе «бумажной» доверенности.

• Можете оформить в коммерческом АУЦ после 1 марта 2022 года сертификат УКЭП физического лица (без ссылки на представляемых организацию или ИП). Своей личной подписью вы будете заверять отчетность на основании доверенности, выданной на ваше имя организацией (ИП). Все сказанное о доверенностях выше применимо и к данному варианту.

Если доверенность, соответствующая действующим требованиям, уже была оформлена и представлена в контролирующий орган ранее, переделывать ее не нужно. Общие требования о машиночитаемых доверенностях, основанные на Федеральном законе № 63-ФЗ, не применяются в сфере электронной отчетности, представляемой в органы ФНС, ФСС, ПФР через операторов ЭДО, поскольку НК, Федеральными законами № 125-ФЗ, № 27-ФЗ установлены особые нормы.

Ситуация № 3. Вы представитель организации, оказывающей услуги по ведению учета, составлению и представлению отчетности в интересах клиентов

Проделайте следующее:

• определите, кто именно из сотрудников вашей фирмы будет уполномочен подписывать отчетность клиентов;
• оформите на этих лиц сертификаты УКЭП в общем порядке: для директора фирмы – в УЦ ФНС (возможно также применение до окончания 2022 года ранее оформленных средств УКЭП – на общих основаниях), для сотрудников – в коммерческом АУЦ – также на вышеописанных общих основаниях;
• получите от клиента доверенность с указанием ваших полномочий в отношении его отчетности (оформляется на общих основаниях). Если подписантом будет выступать не только директор фирмы-аутсорсера, но и другие сотрудники, это должна быть нотариальная доверенность на фирму, как уполномоченное лицо, с правом передоверия (п. 3 ст. 187 ГК). Электронная доверенность такого рода заверяется УКЭП руководителя организации-клиента или УКЭП ИП-клиента;
• выдайте доверенности (в общем порядке) сотрудникам, отличным от руководителя, на действия от имени фирмы-аутсорсера в интересах клиентов. Тут не требуется участие нотариуса, право передоверия тоже излишне;
• передайте доверенности, выданные вами, в контролирующий орган для включения в реестр доверенностей, чтобы орган мог идентифицировать полномочия ваших сотрудников;
• попросите клиента передать доверенность, выданную на вашу фирму, в контролирующие органы, куда будете представлять за него отчетность, или передайте ее сами (п. 2 Порядка, утв. Приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@);
• ответственный сотрудник действует с использованием своей электронной подписи.

Как видим, несмотря на значительное количество изменений, найти свой путь вполне можно и даже без избыточных усилий. «Такском», в свою очередь, оказывает вам в этом консультационную помощь, а также продолжает обеспечивать комфортное представление отчетности посредством своих программных продуктов.

Автор: Марина Климова, профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Комплекс решений для любого бизнеса

Электронная отчётность, ЭЦП, ЭДО, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С

Оставьте заявку на подключение или консультацию

Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение