ЭДО

Электронная подпись сотруднику. Какая нужна, зачем, как применять

С 2023 года изменится порядок работы с электронными подписями (ЭП) и машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Текущий 2022 год — переходный. Разберём, почему сотруднику организации важно пользоваться собственной ЭП, а не ЭП, принадлежащей первому лицу организации-работодателя.
Электронная подпись сотруднику. Какая нужна, зачем, как применять

Почему первое лицо организации не должно кому-либо передавать свою ЭП

С 1 января 2022 года индивидуальные предприниматели (ИП), нотариусы и первые лица коммерческих организаций получают ЭП в ФНС России. Здесь представлен актуальный перечень налоговых инспекций, где выдаются электронные подписи.

Передача ЭП лицам, отличным от владельца, противоречит ст. 10 закона № 63-ФЗ. Несмотря на это, распространена практика, когда первые лица передают свои ЭП сотрудникам и даже налоговым представителям или бухгалтерам, работающим на аутсорсе.

Эти действия не наказуемы. Но наказываться могут последствия таких действий.

Чем опасна передача ЭП другим лицам?

1. Даже если электронный документ фактически заверяет с помощью ЭП кто-то кроме её владельца, то ответственность за такие действия, включая уголовную, несёт именно владелец ЭП.

Например, сотрудник фирмы с помощью ЭП руководителя представил в ФНС некорректную отчётность, что стало причиной неполной уплаты суммы налога или нарушения по налоговому вычету. Такие действия могут повлечь судебное разбирательство и ответственность по ст. 122 Налогового кодекса РФ.

2. Недобросовестный сотрудник с помощью ЭП первого лица компании может совершить мошеннические действия с деньгами или активами организации.

3. Компрометация ЭП потенциально влечёт её отзыв по инициативе налоговых органов (пп. 1 п. 6.1 ст. 14 закона № 63-ФЗ). Электронные документы, подписанные скомпрометированной ЭП, могут быть признанными недействительными.

Почему налоговый представитель не должен использовать ЭП первых лиц организаций

Нередки случаи, когда организация или ИП пользуются услугами налоговых представителей или бухгалтеров-аутсорсеров, просто передавая им USB-токен с ЭП первого лица. Налоговые же представители с одного компьютера отправляют в госорганы отчётность нескольких организаций, заверяя её ЭП разных первых лиц.

В чём здесь риск? К примеру, при сдаче налоговой отчётности ФНС России отслеживает IP- и MAC-адреса компьютеров, с которых она направляется. Налоговики могут сделать вывод, что разные компании и ИП, по сути, не связанные между собой, подконтрольны какому-то одному лицу. Ведь все они сдают отчётность от своего имени с одного компьютера.

Вдобавок такое использование ЭП — это признак фиктивного дробления бизнеса (см. п. 8 письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@, письмо ФНС от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123@, п. 11 письма ФНС от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@).

Как сотрудник организации должен применять ЭП

Напомним, что каждый руководитель или сотрудник отвечает за свои действия и использует только свою подпись.

Первые лица организаций подписывают электронные документы лично — полученной в ФНС электронной подписью.

Сотрудники организаций заверяют электронные документы сами — своей ЭП, оформленной в коммерческом удостоверяющем центре на основании доверенности от первого лица организации на получение такой ЭП.

Налоговый представитель или бухгалтер на аутсорсе заверяют отчётность исключительно собственными ЭП. Для этого заранее от первого лица организации-доверителя на налогового представителя/бухфирму оформляется доверенность по правилам госоргана, куда представляется отчётность.

Снизьте риски при получении в налоговой ЭП на первое лицо — воспользуйтесь услугой «Подготовка к получению ЭП в ФНС». 15 % скидка на ЭП для ваших сотрудников при заказе данной услуги.

Какие ЭП необходимо оформлять сотрудникам

В течение 2022 года сотрудники организаций оформляют ЭП в коммерческих удостоверяющих центрах. Для оформления такой ЭП сотруднику нужны паспорт, СНИЛС и ИНН, а также доверенность от первого лица организации-работодателя на получение подписи.

С 2023 года сотрудники будут получать ЭП физического лица в коммерческих удостоверяющих центрах.

Получите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»

Для использования такой ЭП в личных целях никаких дополнительных документов не нужно. А для применения по служебной необходимости потребуется электронная машиночитаемая доверенность, заверенная ЭП первого лица организации-работодателя.

Электронная подпись от Такском

Для сотрудников вашей организации.

Оставьте заявку на оформление или консультацию

Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

 

❄️ Зимняя акция! Прокачайте навыки для нового года ❄️

🔥 Профессия бухгалтер с нуля – Научись бухгалтерии с нуля и применяй знания на любом участке учета! 💰 Цена: 3 500 ₽

🔥 Восемь ФСБУ – Забудь о претензиях от налоговиков к учету, начни с легкостью применять федеральные стандарты! 💼 Цена: 3 500 ₽

🔥 НДС: расчет, декларация, 1С – Разберись с НДС раз и навсегда! От расчета до сдачи декларации – всё просто и понятно. Стань специалистом по НДС! 📊 Цена: 3 500 ₽

🌨️ Запишитесь на курс и получите готовые шаблоны отчетности!

Посмотреть каталог

Начать дискуссию


Ведение бизнеса

Система, системный маркетинг – залог успеха в бизнесе

О системном и "не штатном" подходе к маркетингу, бизнесу.

⚡ Банковский сектор в 2025 году. Действительно ли отказ от кредитов съедает всю прибыль, или мы что-то не понимаем?

Жёсткая ДКП, ограничения со стороны регулятора и спад кредитования. Как банковский сектор смог показать рекордную прибыль в 2024 году и какие 3 сценария ожидают в 2025? Смотрим..

⚡ Банковский сектор в 2025 году. Действительно ли отказ от кредитов съедает всю прибыль, или мы что-то не понимаем?

Пассивный доход моего портфеля превысил 60 000 рублей в месяц — новый рекорд

Мой портфель, который я формирую уже более трёх лет, перешагнул отметку в 5,5 млн рублей. Посчитал, какой пассивный доход он генерирует. Другими словами — фантазирую, какой выходит кэшфлоу за год и в среднем за месяц.

Пассивный доход моего портфеля превысил 60 000 рублей в месяц — новый рекорд

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Обучение для бухгалтеров

Не бойтесь перемен! Научим работать по новым правилам на онлайн-курсах «Клерка»

В 2025 году бухгалтеров ждет настоящая лавина из нововведений. Часть уже вступила в силу, остальные поправки заработают в течение года. Чтобы вам было проще адаптироваться к новым задачам, мы обновили онлайн-курсы с учетом налоговой реформы-2025. Вы сможете получить самую актуальную и нужную информацию, которая поможет вам работать без стресса в новом году.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Бухгалтеры спорят о сведениях по стажу в ЕФС-1: сдавать их на всех сотрудников или только на «особенных».🤷‍♀️«Ночной бухгалтер» № 1846

В соцсетях «Клерка» бухгалтеры обсуждают сведения о стаже — что с ними делать? По закону подавать их нужно только на сотрудников с особенностями стажа, например, работающих на Крайнем Севере или тех, кто находился в отпуске по уходу за ребенком и др. По факту СФР не торопится отражать стаж на ИЛС, поэтому бухгалтеры сдают сведения на всех работников.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Банковские карты

Чем реквизиты карты отличаются от реквизитов счета и что будет, если дать эти данные посторонним

Для отправки и получения переводов нужны банковские реквизиты. Это могут быть как реквизиты карты, так и реквизиты счета. Разбираемся, чем они отличаются друг от друга, какие реквизиты безопасно передавать другим людям, а какие данные строго конфиденциальны.

Чем реквизиты карты отличаются от реквизитов счета и что будет, если дать эти данные посторонним
6
Наталия

ИП 6%: НДС в 2025году по сделке2024года

Добрый вечер! По результатам 2024 года, ИП на УСН 6% перешёл на уплату НДС 5%. Сегодня, в первый рабочий день, пришёл платёж от покупателя по сделке от 2024 года...

Читать полностью

Эксперт:

Вера Сокуренко

Вера Сокуренко
Эксперт

Добрый день.

Если сделка закрыта в 2024 году, при получении оплаты НДС начислять не нужно. Поступление денег после отгрузки (после закрытия сделки)...

Читать полностью
Обучение для бухгалтеров

Новые уроки по всем изменениям на УСН уже в обновленном онлайн-курсе «Главбух на УСН»

С 1 января 2025 года в силу вступили изменения налоговой реформы-2025, а так как многие из них касаются упрощенцев, то мы обновили программу онлайн-курса «Главбух на УСН: от учета и отчетности до 1С» в соответствии с новыми требованиями и задачами.

Новые уроки по всем изменениям на УСН уже в обновленном онлайн-курсе «Главбух на УСН»
Право

Что запретят россиянам в 2025 году

С нового года, как обычно, вступают в силу новые запреты и ограничения, которые нам придется учитывать в своей повседневной жизни.

Что запретят россиянам в 2025 году
Маркетинг

Как продвигать сервисы для работы с самозанятыми на «Клерке»: эффективные решения для бизнеса

Сотрудничество с самозанятыми — удобный формат, в пользу которого делают выбор все большее число компаний и предпринимателей. Но далеко не все знают, что работа с такими исполнителями может быть максимально комфортной: в этом помогают специализированные онлайн-платформы.

Как продвигать сервисы для работы с самозанятыми на «Клерке»: эффективные решения для бизнеса
Обзоры для бухгалтера

15 лучших онлайн-курсов геймдизайна в 2025 году

Геймдизайнер — это специалист, который придумывает игру: ее сюжет, структуру, персонажей и правила. Он предполагает, какие эмоции будет испытывать игрок, и выстраивает сценарии исходя из этого. Кроме того, геймдизайнер контролирует разработку игры на всех этапах, вплоть до ее выпуска.

15 лучших онлайн-курсов геймдизайна в 2025 году
Налог на имущество

Налог на имущество: ВС РФ расширил критерии движимого имущества

Верховный Суд Российской Федерации рассматривал дело, в котором налогоплательщик классифицировал деревообрабатывающее оборудование и трансформаторные подстанции как движимое имущество. Однако, налоговая инспекция, исходя из своих доводов, полагала, что данные объекты входят в единый имущественный комплекс и должны облагаться налогом.

Новости ФНС

Амнистия при дроблении бизнеса: ФНС запустила промостраницу

Федеральная налоговая служба создала специальный раздел на своем сайте, где представлена актуальная информация об амнистии. В этом разделе можно узнать, что такое налоговая амнистия, ее условия и способы применения.

Новости ФНС

Сервис оценки юридических лиц: ФНС уточнила методику

Федеральная налоговая служба России усовершенствовала методику оценки финансово-хозяйственного состояния юрлица.

Оператор ИС ЭПД Айтиком открывает бесплатный доступ к сервису электронных перевозочных документов

Во время внедрения электронных перевозочных документов (ЭПД) перевозчики нередко сталкиваются с трудностями. Чтобы упростить переход на транспортное ЭДО, компания Айтиком запустила тест-драйв сервиса Айтиком.Логистика. О том, какие задачи решит наше предложение, читайте в статье.

Оператор ИС ЭПД Айтиком открывает бесплатный доступ к сервису электронных перевозочных документов
Обучение для бухгалтеров

Памятка: ответственность и риски для главного бухгалтера

Рассказываю, чем рискует главный бухгалтер компании и какие виды ответственности несет. На что нужно обращать внимание, чтобы не отвечать за чужие ошибки.

Памятка: ответственность и риски для главного бухгалтера

🎁Счет-фактуре на аванс предшествует прямое указание в договоре на авансирование поставки

Компания заключила с поставщиком договор поставки, по которому последний обязуется поставить и передать в собственность покупателя товар, а покупатель обязуется принять товар и оплачивать его в порядке и на условиях, определенных договором.

Бухгалтерский учет

Организация бухгалтерского учета: зачем нужен, порядок ведения

Разбираем, как организовать бухгалтерский учет на предприятии с нуля: правила и способы ведения бухгалтерского учета, кто несет ответственность, штрафы за нарушение.

Организация бухгалтерского учета: зачем нужен, порядок ведения

Как изменятся ставки НДФЛ и госпошлины на недвижимость в 2025 году

С нового года заработает прогрессивная шкала по налогу на доходу физических лиц. Рассказываем, как изменятся ставки НДФЛ с продажи квартир, госпошлины на недвижимость и налог на имущество в 2025 году.

Как изменятся ставки НДФЛ и госпошлины на недвижимость в 2025 году

⚡️Календарь вебинаров для бухгалтера в январе. Выбирайте и смотрите!

Врываемся в 2025-й! Собрали для вас анонсы вебинаров на январь. Сохраняйте в закладки! Подписчикам «Клерк.Премиум» — бесплатный доступ. Начните год с обучения на «Клерке»!

⚡️Календарь вебинаров для бухгалтера в январе. Выбирайте и смотрите!

Интересные материалы

Самозанятые

Подмена трудовых отношений с самозанятыми: судебная практика

Иногда компании используют незаконные схемы сотрудничества с физлицами. Они оформляют их по ГПХ, при этом создают условия, как для штатных сотрудников. Это называется подменой трудовых отношений гражданско-правовыми. 

Подмена трудовых отношений с самозанятыми: судебная практика