Договор о дистанционной работе: что нужно знать кадровику

Подготовительная работа

Если количество дистанционных сотрудников растет, и это уже не экзотика, а обыденность, то будет разумным закрепить правила о дистанционной работе в особом локальном нормативном акте (ЛНА), скажем, в Положении о дистанционной работе (ПоДР).

В него включаются, в частности, условия о том, что:

• Этот ЛНА применяется как при изначальном приеме на работу, так и при переводе сотрудника.
• Работники обязаны соблюдать режим рабочего времени и правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Укажите, что взаимодействие осуществляется в рабочее время и происходит электронную почту (телефонную связь, мессенджер).
• ЛНА, иные документы, информация по работе отправляются по конкретному адресу электронной почты, который считается служебным адресом дистанционного работника. Желательно оговорить срок отправки подтверждения об ознакомлении. Например, два рабочих дня с даты отправки письма работодателем с такого-то адреса.
• Представление отчета о проделанной работе производится определенным образом в конкретные сроки (или согласно ПВТР).

«Особые» условия трудового договора

В трудовом договоре обязательно должно быть условие о дистанционном порядке работы. Нет необходимости прописывать точный адрес, достаточно:

• указать населенный пункт, в котором работник будет трудиться

или

• закрепить, что место работы сотрудник определяет самостоятельно.

Условия о дистанционном характере работы формулируются стандартно, например:

• «Работник выполняет трудовую функцию постоянно, дистанционно, вне места расположения Работодателя»;
• «Работник обязан соблюдать ПВТР и ПоДР».

Если по характеру работы необходимо обеспечить работника средствами производства, то об этом обязательно пишем в договоре, например:

«Не позднее трех рабочих дней по заключении настоящего Трудового договора Работодатель предоставляет Работнику ноутбук с предустановленным программным обеспечением, необходимым для выполнения трудовой функции».

Необходимо оговорить порядок кадрового документооборота, например:

«Кадровый документооборот между Работником и Работодателем, в том числе заключение настоящего Трудового договора, дополнительных соглашений к нему, производится путем обмена электронными документами. Стороны договорились об использовании усиленной электронной подписи».

Следует помнить о том, что в ТК уже указаны два «дистанционных» условия для увольнения (ст. 312.8 ТК):

• сотрудник без уважительной причины «пропал», т. е. не отвечает на запросы работодателя более двух рабочих дней подряд со дня поступления такового;
• работник переехал в местность, где выполнять работу невозможно, в том числе из-за отсутствия связи.

Эти условия можно продублировать в трудовом договоре, но они будут действовать в любом случае, даже если этого не сделать.

Как оформить прием на работу

Помимо стандартного способа взаимодействия «на дистанции» – отправка почтой, – возможно взаимодействие по е-мейл или с помощью КЭДО, в котором все так же, как было ранее:

• сотрудник отправляет необходимые документы;
• работодатель – трудовой договор;
• сотрудник, подписав, направляет обратно.

Заявление о приеме работу должно содержать упоминание о том, что соискатель просить принять именно на дистанционную работу.

Вносить запись в «бумажную» трудовую книжку надо лишь тогда, когда сотрудник или представит ее самолично, или отправит почтой (ст. 312.2 ТК). Можете записей не вносить, достаточно в трудовом договоре закрепить нечто вроде:

«Стороны договорились о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку Работника не вносится».

Как перевести сотрудника на дистанционку

Важно: без согласия трудящегося перевести его на удаленку можно лишь в исключительных случаях (например, пандемия, введение военного положения).

Если необходимо оформить на удаленку уже работающего специалиста, то поступаем так:

1. Принимаем у работника заявление, в котором он выражает прямое согласие на изменение.
2. Издаем приказ, в котором должно быть указано, с какой даты и на какой период вводится дистанционная работа, указывается на необходимость выдачи ноутбука, телефона, сим-карты и прочего оборудования, уведомление коллег, с которыми работник должен взаимодействовать.
3. Оформляем и подписываем допсоглашение к трудовому договору, в котором указываем дату перевода, а также условия, аналогичные тем, что уже описаны выше, для договоров с новыми сотрудниками.

Запись в трудовую книжку вносить не надо, сдавать СЗВ-ТД – тоже. В табеле учета рабочие дни проставляются кодами «Я» или «01», с указанием количества отработанных часов по графику.

Минтруд в письме от 29.06.2022 № 16-1/ООГ-2694 рекомендовал отчитываться о дистанционных работниках по специальной форме (Приложение № 2 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24). Подают ее в службу занятости при изменении численности удаленных работников. Заметим, что это не более чем рекомендация, ответственности за непредставление этой формы нет.

Решение: КЭДО от Такском. Подключайтесь и убедитесь.

Комплекс решений для любого бизнеса

ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО

Оставьте заявку на подключение или консультацию

Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным