В какой форме можно оформлять путевой лист
Форма бумажного путевого листа не утверждена, бланк можно разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике компании. За основу можно взять унифицированную форму, которая утверждена постановлением госкомстата от 28.11.1997 № 78, и доработать ее — дополнить необходимыми сведениями.
Форма путевого листа, которую вы применяете, обязательно должна содержать реквизиты, утвержденные приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.
Кроме сведений, указанных в этом приказе, бланк должен включать реквизиты, необходимые для бухгалтерии, чтобы учесть транспортные расходы (п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Поэтому если путевой лист используется в качестве первичного документа для подтверждения расходов, он обязательно должен содержать название, несмотря на то, что с 1 марта 2023 года название и номер путевого листа не относятся к обязательным реквизитам.
Правильно составленный путевой лист обязательно должен содержать информацию о:
Кроме того в путевом листе можно указать дополнительную информацию, которая отражают характер деятельности компании.
С 1 марта 2023 года путевой лист можно оформлять и в электронном виде. Его формат утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Электронный документ пока можно применять в добровольном порядке.
В состав электронного путевого листа (ЭПЛ) входят четыре файла обмена, которые содержат данные:
Данные из электронного путевого листа оператор ЭДО передает в ГИС ЭПД — государственную систему электронных перевозочных документов. Для подписания ЭПЛ используется УКЭП или УНЭП.
Если компания работает с электронными путевыми листами, принимать груз можно на основании ЭПЛ или его распечатанной версии на бумаге. В момент проверки на дороге водитель также может предоставить полиции путевой лист в электронном виде.
Минимизировать риски ошибок в реквизитах и обеспечить сохранность документов поможет оформление электронного путевого листа. Оформляйте электронные путевые листы в сервисе Такском-Файлер. Для создания документа понадобится лишь заполнить поля в веб-форме. Также для работы с электронными перевозочными документами необходимо получить электронную подпись и подключиться к ЭДО.
Перед выходом автомобиля на маршрут, путевой лист необходимо передать водителю в соответствии с п. 11 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Для каждого автомобиля оформляется отдельный путевой лист. В случае использования одной машины несколькими водителями по сменам, необходимо составить путевой лист для каждого из них.
Междугородние перевозки — это один из видов сообщения при котором перевозка грузов или пассажиров производится между населенными пунктами на расстояние более 50 км между их границами. Сведения в путевом листе для грузоперевозок или перевозки пассажиров различается. Разберем, как заполнить путевой лист для этих двух случаев в рамках междугороднего сообщения.
Но сначала расскажем про общий порядок заполнения путевого листа.
Как заполнить путевой лист: общие правила
При заполнении путевого листа руководствуйтесь правилами, установленными приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Приведем пошаговую инструкцию:
1. Сведения о сроке действия путевого листа.
В шапке документа укажите период времени, в течение которого будет действовать путевой лист. Если поездка оформляется на один день, то проставьте дату, в течение которой путевой лист будет использоваться, например, 10.08.2023. Если планируется перевозка на более длительный срок, то укажите день начала и окончания поездки.
2. Сведения о лице, которое оформило путевой лист.
Для юридического лица укажите полное наименование, адрес в пределах местонахождения, телефонный номер, ОГРН.
Для ИП укажите ФИО предпринимателя, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП.
3. Сведения по транспорту.
В путевом листе необходимо указать данные о транспортном средстве, такие как марка, модель, государственный номер и другие характеристики. Если у ТС есть прицеп, его характеристики также надо зафиксировать в путевом листе.
Укажите в этом разделе дату, точное время и результат предрейсового контроля.
Кроме того заполните дату и время выпуска автомобиля на маршрут и его возвращения.
Здесь же укажите показания одометра — полные километры пробега:
Важно: С 1 сентября 2023 года вносите показания одометра при выпуске автомобиля на маршрут, по его возвращении с маршрута по завершении последнего рейса, а также при приеме-сдаче автомобиля следующему водителю по окончании рабочего дня предыдущего водителя (если оформляется несколько путевых листов в бумажном виде на один автомобиль).
4. Информация о водителе.
В этом разделе укажите данные о водителе, а именно, ФИО, дату, время и результат предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотра водителя.
Важно: С 1 сентября 2023 года помимо перечисленных сведений надо указывать серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения, а также СНИЛС водителя.
Кроме того с 1 сентября 2023 года стартует автоматическая система передачи данных о состоянии здоровья водителей: они смогут проходить медосмотр дистанционно.
5. Информация о виде перевозки и виде сообщения.
Укажите один из трех видов перевозки:
А также укажите тип сообщения:
городское — перевозка в пределах одного населенного пункта;
пригородное — перевозка между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между их границами;
междугородное — перевозка между населенными пунктами на расстояние более 50 км между их границами;
международное — перевозка за территорию РФ или на территорию РФ с пересечением госграницы (в том числе транзитом).
6. Подпись путевого листа.
Оформленный документ должны подписать водитель, врач — ставит отметку о пройденном медосмотре водителя, технический специалист ставит отметку о предрейсовом и послерейсовом контроле автомобиля. На бумажном путевом листе сотрудники расписываются собственноручно. Электронный путевой лист подписывается с помощью электронной подписи (УКЭП и УНЭП).
Важно: С 1 сентября 2023 года в случае формирования электронного путевого листа медработник сможет заверить факт проведения медосмотра только с помощью УКЭП. При этом не нужно будет указывать данные о лицензии медорганизации на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
Используйте только актуальную форму путевого листа для включения затрат на ГСМ в расходы при расчете налога на прибыль, и у контролирующих органов не возникнет претензий. Сервис Такском-Файлер позволяет легко заполнить ЭПЛ с учетом действующих сегодня правил. Экономьте свое время и исключите риски доначислений из-за неверного первичного документа в бухгалтерском учете.
Как заполнить путевой лист при междугородних грузоперевозках
За основу формы путевого листа для перевозки грузов можно взять форму № 4-С или форму № 4-П и дополнить ее всеми недостающими реквизитами. При сдельной оплате труда водителя подойдет форма № 4-С, а если оплата рассчитывается по временному тарифу, то — форма № 4-П.
Путевой лист грузового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. Укажите вид и тип перевозки:
“перевозка грузов в междугородном сообщении”
Учтите некоторые особенности:
Если вы перевозите материальные ценности, внесите в путевой лист реквизиты товарно-транспортных документов, в которых указаны характеристики груза. Храните путевые листы и товарно-транспортные документы вместе.
Если вы перевозите опасные грузы, то помимо предрейсового медосмотра водитель должен пройти послерейсовый медосмотр.
Часто при междугородних перевозках рейс длится несколько дней. В этом случае отметки о медосмотре ставят в день выезда и в день возвращения.
Как заполнить путевой лист при междугородних перевозках пассажиров
Разберем нюансы заполнения путевого листа на примере пассажирских перевозок междугородним рейсовым автобусом.
Как правило, за основу путевого листа рейсового автобуса, который совершает междугородние пассажирские перевозки, берут форму № 6.
При заполнении путевого листа придерживайтесь общих правил.
В путевом листе автобуса в сведениях о перевозке можно, например, указать:
"регулярная перевозка в междугородном сообщении" .
Обязательно укажите сведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя.
Попробуйте работать с электронными перевозочными документами прямо сейчас. Это позволит обеспечить быстрые взаиморасчеты между заказчиками и перевозчиками. Все форматы документов строго соответствуют требованиям ФНС, а встроенная система проверки контролирует документы на корректность заполнения.
Расскажем все про электронные перевозочные документы
Оставьте заявку — проконсультируем вас.
Заполните форму и мы свяжемся с вами в течение дня
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8JuvkJ
Начать дискуссию