Успеть в «последний вагон»: сроки внедрения МЧД
Машиночитаемые доверенности и электронные подписи физлиц пришли на замену сертификатам электронных подписей юрлиц, которые включали сведения об организации и персональные данные работника. С 1 сентября 2023 года выпуск таких сертификатов в прежнем формате официально прекращен (закон от 04.08.2023 № 457-ФЗ).
До 1 сентября 2024 года сотрудники могут пользоваться сертификатами с реквизитами юрлиц, если срок их не истек.
Но после указанной даты — сдать отчетность в ИФНС, завести маркированный товар в «Честный ЗНАК», обменяться файлами с контрагентами и удаленными работниками, подписав документы с помощью прежнего сертификата юрлица, станет невозможным.
Многофункциональный и удобный сервис «Такском – Управление Доверенностями» позволяет первым лицам, бухгалтерам, юристам и другим уполномоченным сотрудникам легко и в одном окне администрировать машиночитаемые доверенности (МЧД): от их создания, подписания и регистрации до продления, отзыва и хранения.
Важно: ИП и генеральные директора продолжат работать без МЧД. Чтобы заверить документы, достаточно их квалифицированной электронной подписи (КЭП). Машиночитаемая доверенность нужна другим сотрудникам, которые допущены к электронному документообороту компании: бухгалтеру, начальнику отдела кадров, юристу, руководителю склада и т.д.
Три шага для быстрого перехода на МЧД
Получение личной ЭП физического лица и регистрация машиночитаемой доверенности не займет много времени в современных сервисах. Однако рекомендуем не откладывать переход к новому регламенту на последний момент. В спешке легко упустить детали, например, указать неверный идентификатор полномочий, да и персоналу потребуется время, чтобы освоить обновления программы.
Шаг 1. Выпуск электронной подписи физлица.
Электронная подпись физического лица теперь включает только его персональные данные, и помимо заверения рабочих документов, ее можно использовать в личных целях. Расходы на оформление работодатель однако должен взять на себя, согласно ст. 22.2 ТК, их нельзя удержать с зарплаты.
Шаг 2. Получение машиночитаемой доверенности.
Наличие ЭП физлица еще не дает права работнику подписывать электронные документы от имени компании. Полномочия необходимо подтвердить доверенностью. Закон предлагает использовать для этого цифровой аналог — МЧД в едином, защищенном и универсальном формате, который смогут автоматически распознавать все информационные системы.
И только тандем «ЭП физлица + МЧД» позволит работать с контрагентами по ЭДО, участвовать в электронных торгах, сдавать отчетность на государственных порталах (ИФНС, Социальный фонд, Росстат, РПН, ЦБ, ФСРАР, ФТС и др.).
Зарегистрировать МЧД на сотрудника можно буквально за 3 минуты в сервисе Такском – Управление Доверенностями»!
Заполните данные и подпишите доверенность КЭП руководителя, и ей сразу присвоится уникальный номер — МЧД ID. Реестр МЧД базируется на блокчейн-платформе ФНС, что обеспечивает высокую скорость работы и исключает неправомерное изменение (подделку) данных.
Шаг 3. Использование МЧД в работе.
При передаче электронных документов заинтересованным лицам (госорганам, контрагентам, удаленным сотрудникам) представитель организации подписывает файлы личной ЭП физлица и прикладывает заверенную МЧД.
Такском позволяет использовать цифровую доверенность в трех форматах:
МЧД ID — поддерживают госпорталы и
операторы ЭДО.
XML с открепленной подписью — загружается в какую-либо информационную систему.
PDF/A3 — тот же формат XML, но при этом открывается в PDF-редакторе, содержит штамп подписи, доступен к печати на бумаге.
Важно: МЧД не привязана к сроку действия ЭП физического лица, поэтому ее можно выдать на любой срок.
Отзыв машиночитаемой доверенности происходит только тем лицом, которое ее выдало. Для аннулирования документа ФНС утвердила специальную форму заявления (действует с 1 марта 2024 года, приказ ФНС от 11.12.2023 № ЕД-7-26/946@).
Коротко о главном
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный аналог доверенности в формате .xml. Заверьте ее УКЭП директора и прикладывайте к каждому пакету документов, который подписывает сотрудник личной ЭП физлица.
НПА, который регламентирует применение МЧД — закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ.
Внимательно подберите коды полномочий по единому Классификатору ЕСНСИ.
Минцифры рекомендует унифицированную форму доверенности «003», которая уже активно используется ФНС, операторами ЭДО и на портале Госуслуг.
До 31 августа 2024 года можно работать с сертификатом электронной подписи юрлица, если срок его действия не окончен.
В Налоговом кодексе масштабные изменения
Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8K7S12
Начать дискуссию