Переход на электронные путевые листы
Приказом от 05.05.2023 № 159 Минтранс утвердил и внес новые требования в Устав автотранспорта (закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) и в Порядок оформления путевых листов (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Единой унифицированной формы путевого листа сегодня не существует, но с 1 сентября 2023 года все ИП и компании должны включать в них обязательные сведения, которые перечислены в обновленном приказе Минтранса (п. 9 приказа от 28.09.2022 № 390).
На данный момент переход на электронные путевые листы (ЭПЛ) добровольный, но в будущем планируется переход на электронный формат документов. Пока компании и ИП сами принимают решение о формате, в котором будут оформлять путевые листы — в бумажном или электронном.
Если решено применять электронный путевой лист:
Определитесь с датой перехода на ЭПЛ.
Закрепите решение о переходе в учетной политике. Для этого издайте приказ о внесении в нее изменений и переходе на ЭПЛ с конкретной даты.
Заключите договор с оператором электронного документооборота (ЭДО), который входит в реестр операторов ИС ЭПД Минтранса. Если у вас уже есть договор с оператором ЭДО, через которого вы сдаете налоговую и бухгалтерскую отчетность или обмениваетесь документами с контрагентами, обязательно проверьте, состоит ли он в данном реестре. Так как операторов ЭДО намного больше, чем операторов ИС ЭПД. Если нет, подпишите договор именно с аккредитованным Минтрансом оператором.
Всем сотрудникам, которые будут работать с ЭПЛ, оформите электронные подписи — водителям, медработникам, лицам, отвечающим за техконтроль и выпуск ТС на линию.
Когда будете выбирать оператора ИС ЭПД, обратите особое внимание — насколько удобно работать с программным обеспечением по оформлению ЭПЛ, которое он предлагает.
Быстро и легко создавать ЭПЛ можно с помощью онлайн-сервиса «Такском-Транспорт». Это понятный и удобный интерфейс, интеграция с любой учетной программой и высокая скорость работы. В сервисе формируются электронные журналы учета ЭПЛ и ГСМ, отчеты из которых можно выгрузить данные в формате Excel.
Формат электронного путевого листа
При переходе на ЭПЛ разрабатывать и утверждать его форму, как в случае с бумажным путевым листом, не нужно. Электронные путевые листы формируются в специальных программах, где уже есть все необходимые поля. Остается только заполнить их.
Формат ЭПЛ, который нужно соблюдать независимо от применяемого программного обеспечения — в приказе ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.
Это четыре обязательных XML-файла обмена (титула) для передачи по ТКС:
Информация об оформившей путевой лист компании или ИП, о сроке действия документа, о ТС, водителе, видах перевозки и сообщения.
Данные о прохождении медосмотров, о медработнике (штатном или из медорганизации), о водителе.
Показания одометра при выезде ТС, дата и время выезда.
Показания одометра при возвращении ТС, дата и время возвращения.
Дополнительно ЭПЛ может включать еще два файла обмена, если указанные в них сведения являются обязательными:
Сведения о предрейсовом (предсменном) техконтроле ТС, времени выпуска на линию, об ответственном за техническое состояние ТС сотруднике.
Информация о послерейсовом (послесменном) медосмотре, прошедшем его водителе, ответственном медработнике.
Если электронный путевой лист оформлен по утвержденному формату, его можно направлять контрагентам по ЭДО, а также предоставлять по запросу налоговиков в виде XML-файлов, не распечатывая на бумаге.
Электронные подписи для ЭПЛ
Каждый файл обмена (титул) в составе ЭПЛ подписывают ответственные должностные лица. Для подписи применяется:
УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — ее получают в аккредитованном удостоверяющем центре.
УНЭП (усиленная неквалифицированная ЭП) — ее можно сформировать на портале Госуслуг.
Быстро и без посещения налоговой получить УКЭП можно здесь.
Обязательные для заполнения реквизиты ЭПЛ
Требования к содержанию путевых листов от их формата не зависят. Унифицированной формы документа в настоящее время нет. При этом бумажные и электронные путевые листы должны включать обязательные сведения:
1. Срок действия путевки. Это дата (число, месяц, год), в течение которой можно использовать путевой лист. Если он оформлен более чем на один день, укажите даты начала и окончания срока действия.
2. Данные лица, оформившего путевой лист. В зависимости от вида перевозчика, указывают:
для компаний — полное наименование, адрес (места нахождения), номер телефона, ОГРН;
для ИП — ФИО (полностью), адрес регистрации (по месту жительства), телефон, ОГРН;
физлица (не ИП), занимающиеся перевозками легковым такси — ФИО (полностью), адрес, телефон, ИНН.
3. Сведения об автомобиле:
тип ТС, марка, модель (согласно ПТС), марка и модель прицепа / полуприцепа (если используется);
госномер ТС (если используется прицеп / полуприцеп — и его госномер);
дата и время предрейсового (предсменного) контроля технического состояния ТС (когда он обязателен);
дата и время выпуска ТС на линию и его возвращения обратно;
показания одометра (пробег в полных км) при выпуске на линию и возвращении по окончании последнего рейса.
4. Сведения о водителе:
полностью ФИО;
реквизиты водительского удостоверения (серия, номер, дата выдачи);
СНИЛС;
дата, время и результат обязательного медосмотра (предсменного, предрейсового, послесменного, послерейсового).
5. Вид совершаемой перевозки:
коммерческая (указывается ее конкретный подвид):
перевозка пассажиров и багажа (регулярная, по заказу или легковым такси);
перевозка по договору фрахтования или грузоперевозки (включая договор аренды ТС с экипажем);
организованная перевозка групп детей автобусами (по договору фрахтования);
для собственных нужд;
передвижение и работа специальных ТС
6. Вид сообщения:
городское;
пригородное;
междугородное.
Основание — п. 1 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390.
Чтобы бухгалтерия приняла ЭПЛ к учету для списания расходов, путевой лист должен содержать обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
наименование — «Путевой лист»;
дата составления;
наименование компании (ФИО ИП);
содержание факта хозяйственной жизни;
единицы измерения;
должности, ФИО и подписи лиц, ответственных за оформление.
Как исправить электронный путевой лист
Если в электронном путевом листе допущены ошибки, его не получится скорректировать, как бумажный, зачеркнув неправильные данные и написав сверху верные сведения.
Испорченный ЭПЛ использовать нельзя. Вместо него составьте новый документ с правильными сведениями и пометкой о том, что он составлен взамен ошибочного. В правильном путевом листе дайте ссылку на первоначальный ЭПЛ.
За составление и исправление ЭПЛ отвечают одни и те же сотрудники, которые своей электронной подписью с указанием ФИО и должности заверяют и первоначальный, и исправленный документ.
Программное обеспечение должно не допускать возможность использовать новый ЭПЛ отдельно от первоначального документа (п. 20 ФСБУ 27/2021).
Благодаря онлайн-сервису «Такском-Транспорт» вы можете создавать и вести учет электронных путевых листов, отслеживать их статусы, избегать дублирования ЭПЛ, а также управлять сразу несколькими автопарками одной компании.
Перейти на ЭПЛ легко:
Оплатите тариф и пользуйтесь сервисом 24/7.
В Налоговом кодексе масштабные изменения
Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8Juhyd
Начать дискуссию