Такском
Первичные документы

Порядок заполнения электронного путевого листа

Путевые листы необходимы для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. С 1 марта 2023 года их можно заполнять в электронном виде. Рассказываем о заполнении электронных путевых листов.
Порядок заполнения электронного путевого листа
Иллюстрация: prostooleh/freepik

Переход на электронные путевые листы 

Приказом от 05.05.2023 № 159 Минтранс утвердил и внес новые требования в Устав автотранспорта (закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) и в Порядок оформления путевых листов (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390).

Единой унифицированной формы путевого листа сегодня не существует, но с 1 сентября 2023 года все ИП и компании должны включать в них обязательные сведения, которые перечислены в обновленном приказе Минтранса (п. 9 приказа от 28.09.2022 № 390).

На данный момент переход на электронные путевые листы (ЭПЛ) добровольный, но в будущем планируется переход на электронный формат документов. Пока компании и ИП сами принимают решение о формате, в котором будут оформлять путевые листы — в бумажном или электронном.

Если решено применять электронный путевой лист:

  • Определитесь с датой перехода на ЭПЛ.

  • Закрепите решение о переходе в учетной политике. Для этого издайте приказ о внесении в нее изменений и переходе на ЭПЛ с конкретной даты.

  • Заключите договор с оператором электронного документооборота (ЭДО), который входит в реестр операторов ИС ЭПД Минтранса. Если у вас уже есть договор с оператором ЭДО, через которого вы сдаете налоговую и бухгалтерскую отчетность или обмениваетесь документами с контрагентами, обязательно проверьте, состоит ли он в данном реестре. Так как операторов ЭДО намного больше, чем операторов ИС ЭПД. Если нет, подпишите договор именно с аккредитованным Минтрансом оператором.

  • Всем сотрудникам, которые будут работать с ЭПЛ, оформите электронные подписи — водителям, медработникам, лицам, отвечающим за техконтроль и выпуск ТС на линию.

Когда будете выбирать оператора ИС ЭПД, обратите особое внимание — насколько удобно работать с программным обеспечением по оформлению ЭПЛ, которое он предлагает.

Быстро и легко создавать ЭПЛ можно с помощью онлайн-сервиса «Такском-Транспорт». Это понятный и удобный интерфейс, интеграция с любой учетной программой и высокая скорость работы. В сервисе формируются электронные журналы учета ЭПЛ и ГСМ, отчеты из которых можно выгрузить данные в формате Excel.

Оставить заявку

Формат электронного путевого листа

При переходе на ЭПЛ разрабатывать и утверждать его форму, как в случае с бумажным путевым листом, не нужно. Электронные путевые листы формируются в специальных программах, где уже есть все необходимые поля. Остается только заполнить их.

Формат ЭПЛ, который нужно соблюдать независимо от применяемого программного обеспечения — в приказе ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.

Это четыре обязательных XML-файла обмена (титула) для передачи по ТКС:

  1. Информация об оформившей путевой лист компании или ИП, о сроке действия документа, о ТС, водителе, видах перевозки и сообщения.

  2. Данные о прохождении медосмотров, о медработнике (штатном или из медорганизации), о водителе.

  3. Показания одометра при выезде ТС, дата и время выезда.

  4. Показания одометра при возвращении ТС, дата и время возвращения.

Дополнительно ЭПЛ может включать еще два файла обмена, если указанные в них сведения являются обязательными:

  1. Сведения о предрейсовом (предсменном) техконтроле ТС, времени выпуска на линию, об ответственном за техническое состояние ТС сотруднике.

  2. Информация о послерейсовом (послесменном) медосмотре, прошедшем его водителе, ответственном медработнике.

Если электронный путевой лист оформлен по утвержденному формату, его можно направлять контрагентам по ЭДО, а также предоставлять по запросу налоговиков в виде XML-файлов, не распечатывая на бумаге.

Электронные подписи для ЭПЛ

Каждый файл обмена (титул) в составе ЭПЛ подписывают ответственные должностные лица. Для подписи применяется:

  • УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — ее получают в аккредитованном удостоверяющем центре.

  • УНЭП (усиленная неквалифицированная ЭП) — ее можно сформировать на портале Госуслуг.

Быстро и без посещения налоговой получить УКЭП можно здесь.

Обязательные для заполнения реквизиты ЭПЛ

Требования к содержанию путевых листов от их формата не зависят. Унифицированной формы документа в настоящее время нет. При этом бумажные и электронные путевые листы должны включать обязательные сведения:

1. Срок действия путевки. Это дата (число, месяц, год), в течение которой можно использовать путевой лист. Если он оформлен более чем на один день, укажите даты начала и окончания срока действия.

2. Данные лица, оформившего путевой лист. В зависимости от вида перевозчика, указывают:

  • для компаний — полное наименование, адрес (места нахождения), номер телефона, ОГРН;

  • для ИП — ФИО (полностью), адрес регистрации (по месту жительства), телефон, ОГРН;

  • физлица (не ИП), занимающиеся перевозками легковым такси — ФИО (полностью), адрес, телефон, ИНН.

3. Сведения об автомобиле:

  • тип ТС, марка, модель (согласно ПТС), марка и модель прицепа / полуприцепа (если используется);

  • госномер ТС (если используется прицеп / полуприцеп — и его госномер);

  • дата и время предрейсового (предсменного) контроля технического состояния ТС (когда он обязателен);

  • дата и время выпуска ТС на линию и его возвращения обратно;

  • показания одометра (пробег в полных км) при выпуске на линию и возвращении по окончании последнего рейса.

4. Сведения о водителе:

  • полностью ФИО;

  • реквизиты водительского удостоверения (серия, номер, дата выдачи);

  • СНИЛС;

  • дата, время и результат обязательного медосмотра (предсменного, предрейсового, послесменного, послерейсового).

5. Вид совершаемой перевозки:

  • коммерческая (указывается ее конкретный подвид):

    • перевозка пассажиров и багажа (регулярная, по заказу или легковым такси);

    • перевозка по договору фрахтования или грузоперевозки (включая договор аренды ТС с экипажем);

    • организованная перевозка групп детей автобусами (по договору фрахтования);

  • для собственных нужд;

  • передвижение и работа специальных ТС

6. Вид сообщения:

  • городское;

  • пригородное;

  • междугородное.

Основание — п. 1 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Чтобы бухгалтерия приняла ЭПЛ к учету для списания расходов, путевой лист должен содержать обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • наименование — «Путевой лист»;

  • дата составления;

  • наименование компании (ФИО ИП);

  • содержание факта хозяйственной жизни;

  • единицы измерения;

  • должности, ФИО и подписи лиц, ответственных за оформление.

Как исправить электронный путевой лист

Если в электронном путевом листе допущены ошибки, его не получится скорректировать, как бумажный, зачеркнув неправильные данные и написав сверху верные сведения.

Испорченный ЭПЛ использовать нельзя. Вместо него составьте новый документ с правильными сведениями и пометкой о том, что он составлен взамен ошибочного. В правильном путевом листе дайте ссылку на первоначальный ЭПЛ.

За составление и исправление ЭПЛ отвечают одни и те же сотрудники, которые своей электронной подписью с указанием ФИО и должности заверяют и первоначальный, и исправленный документ.

Программное обеспечение должно не допускать возможность использовать новый ЭПЛ отдельно от первоначального документа (п. 20 ФСБУ 27/2021).

Благодаря онлайн-сервису «Такском-Транспорт» вы можете создавать и вести учет электронных путевых листов, отслеживать их статусы, избегать дублирования ЭПЛ, а также управлять сразу несколькими автопарками одной компании. 

Перейти на ЭПЛ легко:

  1. Получите УКЭП.

  2. Оставьте заявку на подключение.

  3. Оплатите тариф и пользуйтесь сервисом 24/7.

В Налоговом кодексе масштабные изменения

Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера

Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК

Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8Juhyd

Начать дискуссию