Понятие машиночитаемой доверенности (МЧД)
Машиночитаемая доверенность — электронный аналог доверенности на бумажном носителе, заверенный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя компании или ИП.
МЧД используется в системе электронного документооборота (ЭДО) для передачи полномочий доверенному лицу. Ее оформляют на сотрудника или привлеченного специалиста, который будет от имени доверителя совершать конкретные действия — подписывать электронные документы, заключать договоры и соглашения с контрагентами, подписывать и сдавать отчетность в контролирующие органы (ФНС, СФР, Росстат и др.).
Машиночитаемую доверенность не требуется заверять нотариально и распечатывать. МЧД выглядит как файл в формате XML и применяется в связке с электронной подписью физлица, которому выдана доверенность.
Поскольку МЧД является аналогом бумажной доверенности, на ее основании доверенное лицо может работать и с документами, оформленными на бумаге.
Сроки перехода на МЧД
Общий срок перехода на машиночитаемые доверенности запланирован на 1 сентября 2024 года. До этой даты без МЧД могут действовать представители, имеющие действительный «сертификат электронной подписи сотрудника», полученный не позже 31 августа 2023 г. Такой сертификат содержит не только данные сотрудника, но и сведения о компании — работодателе (п. 2.7 ст. 3 закона № 476-ФЗ от 27.12.2019 в ред. от 04.08.2023).
С 01.09.2023 г. «сертификаты ЭП сотрудника» не выдаются — вместо них оформляются сертификаты ЭП физлица.
Таким образом, если срок действия сертификата сотрудника завершается, на замену ему вы сможете выпустить электронную подпись физического лица, не содержащую реквизиты организации. Для ее применения в интересах юридического лица или ИП, согласно статьям 17.2 и 17.3 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, придется оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
Некоторые ведомства ввели более ранние сроки перехода на МЧД, например:
С 1 марта 2024 г. компании, отчитывающиеся в ИФНС электронно, должны оформлять МЧД своим представителям (письмо ФНС от 18.10.2023 № ЗГ-3-26/13425).
С 11 марта 2024 г. МЧД необходима представителям, сдающим электронные отчеты в СФР. Для взаимодействия с фондом в части соцстрахования представителям с действующим сертификатом ЭП сотрудника МЧД понадобится после завершения его срока действия, но не позже 1 сентября 2024 г.
Машиночитаемая доверенность не нужна руководителям юрлиц и предпринимателям, использующим КЭП в интересах собственного юридического лица или ИП — они вправе действовать без доверенности (п. 1 ст. 17.2, п. 1 ст. 17.3 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
ИП и компаниям, которые не обязаны сдавать электронную отчетность, и отчитываются на бумажных носителях, МЧД для сотрудников не требуется, но если при этом они ведут электронный документооборот с контрагентами, взаимодействуют с различными органами власти или торговыми площадками, где МЧД обязательна, оформить ее придется.
Возникли сложности с выбором ЭП? Бесплатно проконсультируйтесь и подберите ключи электронной подписи для любых целей с аккредитованным удостоверяющим центром Такском.
Формат МЧД
МЧД оформляют и хранят в установленном формате. Изначально таких форматов было два — один для обмена документами с контрагентами, другой — для работы с государственными органами.
Теперь для взаимодействия с контрагентами и с некоторыми государственными органами и инфосистемами (ЕГАИС, ФТС, «Честный знак» и др.) можно оформлять одну МЧД — для этого разработан единый формат 003. Но при этом нужно учитывать, что пока он поддерживается далеко не всеми — ведомства могут применять свой собственный формат МЧД (например — ФНС, СФР) или совмещать его с форматом 003.
Формат 003 позволяет указывать в МЧД полномочия доверенного лица как в свободной форме, так и используя коды из классификатора полномочий — специального ресурса Минцифры.
При этом способ указания, конкретные полномочия или их коды зависят от требований конкретного портала или информационной системы — узнавать о таких требованиях нужно перед составлением доверенности.
Хранение МЧД
МЧД может храниться в различных информационных системах — их список определен правительственными постановлениями от 21.02.2022 № 223, 224. Это инфосистемы:
портала Госуслуги;
аккредитованного удостоверяющего центра;
оператора ЭДО;
федерального госоргана (ФНС, СФР и т.д.);
инфосистема, в которой подписана МЧД, и из которой направляются документы.
Если контрагентов, хранящих доверенности в инфосистемах, у компании много, для проверки полномочий придется интегрироваться с каждой из систем, что вызывает немало сложностей. В таком случае удобнее хранить машиночитаемые доверенности в распределенном реестре ФНС — едином хранилище, созданном по технологии блокчейн.
При использовании реестра все участники процесса объединяются в единую сеть. Они могут обмениваться реквизитами МЧД, не прилагая XML-файл к подписанному документу и оперативно получать из реестра информацию об изменении статуса доверенности.
Выпуск МЧД: алгоритм действий
Создавать МЧД можно в любой информационной системе с соответствующим функционалом — например, это могут быть специальные сервисы операторов ЭДО, удостоверяющих центров, программы кадрового или бухгалтерского учета, бесплатный сервис ФНС или иных госструктур.
Что нужно сделать доверителю:
1. Определить, кому из сотрудников или привлеченных специалистов будут переданы соответствующие полномочия.
2. Выяснить, где доверенное лицо будет применять свою электронную подпись, чтобы узнать, какие требования предъявляются к формату МЧД и способу внесения в нее полномочий (в свободной форме или с использованием кодов).
3. Заполнить все реквизиты МЧД (приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857):
номер доверенности;
дату ее выдачи и срок действия;
сведения о доверителе (название юрлица, ИНН, КПП, ОГРН, ФИО предпринимателя, его ИНН, ОГРНИП);
сведения о представителе (ФИО, паспортные данные, дата рождения, ИНН, СНИЛС);
полномочия, передаваемые представителю — их указывают в свободной форме или в виде кодов полномочий из классификатора;
возможность передоверия.
4. Подписать машиночитаемую доверенность КЭП руководителя компании или ИП.
5. Разместить готовую МЧД в хранилище — инфосистеме, распределенном реестре ФНС.
По встроенному шаблону с подсказками создавайте МЧД в сервисе «Такском — Управление доверенностями». После подписания МЧД электронной подписью руководителя она зарегистрируется в реестре МЧД и получит уникальный номер автоматически.
Использование МЧД
В зависимости от требований конкретного ресурса (портала, сервиса) доверенное лицо может подтвердить свои полномочия одним из способов:
Файл машиночитаемой доверенности направляется в виде отдельного файла, прикрепленного к пакету подписанных документов. Такой способ подходит, если передан очень ограниченный круг полномочий, когда МЧД содержит текстовые полномочия на оформление конкретной сделки или имеет весьма ограниченный по времени характер.
Контрагенту или госоргану сообщается место хранения и уникальный номер, под которым МЧД хранится в соответствующей инфосистеме или распределенном реестре, а сам файл доверенности не отправляется. Эти сведения можно отразить в подписанном документе или передать отдельным сообщением.
Как правило, информация о МЧД вносится в систему единоразово, после чего она будет применяться автоматически.
Передоверие МЧД
Передоверить свои полномочия другому лицу можно, если такое право прописано в доверенности, а также когда обстоятельства вынуждают сделать это в целях защиты интересов доверителя при отсутствии запрета на передоверие. Это правило действует и для машиночитаемых доверенностей (ст. 187 ГК, ст. 17.2, 17.3 закона № 63-ФЗ).
Выданная в порядке передоверия МЧД должна быть удостоверена нотариально.
Заверение нотариусом не требуется, когда передоверие осуществляет руководитель юрлица.
Если передоверие осуществляет руководитель филиала или представительства компании, МЧД не получится применять для работы с госорганами.
Поскольку реестра руководителей филиалов и представительств не существует, при регистрации доверенности в распределенном реестре ФНС невозможно проверить статус доверителя. А значит, и применить такую МЧД в работе с госорганами, в которых проверка автоматизирована, нельзя. Использовать такую доверенность в ЭДО с контрагентами можно, но только предварительно договорившись о возможности ее применения.
Передоверие возможно лишь по тем полномочиям, которые прописаны в основной МЧД. Это может быть полный объем или только часть полномочий.
Срок действия «передоверенной» МЧД не может выходить за пределы срока основной доверенности.
Отзыв МЧД
Как и бумажную доверенность, МЧД можно отозвать. Такая надобность может возникнуть, например, в случае увольнения доверенного сотрудника.
Факт увольнения руководителя, выдавшего МЧД сотруднику, не является поводом для ее отзыва. При необходимости в дальнейшем ее может отозвать лицо, действующее без доверенности от имени компании. Например, новый генеральный директор вправе отозвать машиночитаемые доверенности, выданные предыдущими руководителями компании.
Для отзыва нужно направить специальное заявление в инфосистему, где хранится машиночитаемая доверенность. Единой формы такого заявления нет, у каждого оператора она своя.
После проверки и регистрации заявления статус доверенности в системе изменится — она будет числиться как отозванная доверителем.
Подключите для работы с МЧД «Такском —Управление доверенностями». Это удобный многофункциональный сервис, позволяющий администрировать МЧД в одном окне: от их создания, подписания и регистрации до продления, хранения и отзыва.
Сроки подачи уведомлений по ЕНП в 2024 году
Забирайте бесплатную памятку для бухгалтера, чтобы сдавать все уведомления вовремя
Заполните форму — памятка придет на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8JzwPc
Начать дискуссию