Зачем переходить на электронные путевые листы
Электронный путевой лист (ЭПЛ) отличается от путевого листа на бумажном бланке только форматом, при этом он:
тоже является первичным документом, который бухгалтерия принимает для списания расходов на зарплату водителей и ГСМ;
заполняется в соответствии с теми же требованиями, что и бумажный аналог, содержит такие же обязательные реквизиты;
имеет такую же юридическую силу, что и бумажный документ.
При этом электронная версия путевого листа имеет немало преимуществ перед традиционной путевкой на бумажном носителе, в частности:
экономится бумага и картриджи, поскольку ЭПЛ не надо распечатывать — он сохраняется в электронном хранилище и может пересылаться на любое устройство (компьютер, планшет, смартфон);
все участники процесса оформления ЭПЛ, подписывают его своими электронными подписями (УКЭП или УНЭП) в удаленном режиме;
существенно сокращается время на заполнение, подписание и последующую обработку документов;
для ЭПЛ не нужно вести журнал их учета – все данные есть в программе;
электронный документ невозможно подделать или потерять.
Также бизнесу не стоит забывать, что добровольная цифровизация перевозочных документов вполне может стать обязательной, и лучше быть подготовленным к этому заранее. Например, уже с 1 марта 2025 перевозчики алкоголя должны оформлять только электронные товарно-транспортные накладные (ст. 2 закона от 29.05.2024 № 102-ФЗ). Когда обязательным станет ЭПЛ, сказать конкретно пока нельзя.
Создавайте электронные путевые листы при помощи онлайн-сервиса «Такском-Транспорт». В сервисе автоматически формируются электронные журналы учета ЭПЛ и ГСМ, а отчеты из них легко выгрузить в формате Excel.
Как работает ЭПЛ
ЭПЛ состоит из 6 титулов — файлов-обмена, соответствующих формату из приказа ФНС от 17.02.2023 №ЕД-7-26/116@, и содержащих такую информацию:
Титул 1 — особенности и обстоятельства рейса.
Титул 2 — данные о предрейсовом медосмотре водителя.
Титул 3 — сведения о предрейсовом техосмотре автомобиля и времени его выпуска на линию.
Титул 4 — показания одометра при выезде в рейс (или при приеме автомобиля от другого водителя).
Титул 5 показания одометра при заезде на парковку (при передаче авто другому водителю).
Титул 6 — данные о послерейсовом медосмотре водителя (заполняется, если обязателен согласно закону или локальному акту).
Титулы 1-4 оформляют перед рейсом, титулы 5, 6 — после рейса.
Доступ к заполнению и подписанию титулов своей УКЭП имеют:
титул 1 — собственник ТС, диспетчер или иной назначенный собственником сотрудник, имеющий право создавать ЭПЛ;
титулы 1, 3, 4, 5 — механик (или иное лицо, ответственное за техническое состояние ТС, за фиксацию показаний одометра);
титулы 2, 6 — медработник (штатный или из сторонней медорганизации);
титулы 4, 5 — водитель (без права подписи — при приеме или передаче ТС другому водителю).
Создайте или продлите уже имеющуюся УКЭП в аккредитованном удостоверяющем центре «Такском» в кратчайшие сроки.
Обмен файлами электронного путевого листа происходит посредством ЭДО (электронного документооборота):
Собственник или диспетчер создает новый ЭПЛ — оформляет титул 1, который заверяет своей УКЭП.
Созданный титул 1 направляется другим уполномоченным участникам ЭДО, каждый из которых заполняет и подписывает свою часть ЭПЛ (соответствующий титул).
После создания и подписания четырех титулов ЭПЛ признается сформированным, и путевой лист становится доступным водителю в виде QR-кода, который он сможет предъявлять инспекторам ГАИ на экране смартфона или планшета.
Все файлы обмена путевого листа (титулы) проверяет на соответствие формату ФНС при их отправке оператор ИС ЭПД (информационной системы электронных перевозочных документов). Если все в порядке, он последовательно передает их в ГИС ЭПД — государственную инфосистему ЭПД.
ГИС ЭПД хранит путевые листы, обеспечивает обмен данными из ЭПЛ и других перевозочных документов между участниками перевозочного процесса, а также предоставляет такие данные органам госвласти РФ.
Как легко перейти на ЭПЛ
Каких-либо сложностей в переходе на ЭПЛ нет, но к их внедрению необходимо подготовиться, сделав несколько шагов:
Определившись с датой перехода на ЭПЛ, отразите ее в своей учетной политике.
Подключитесь к системе ЭДО. Для этого выберите оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса и заключите с ним договор. Например, одним из таких операторов является Такском (включен в реестр Минтранса с 1 сентября 2022 года).
Оформите электронные подписи (УКЭП) участникам документооборота — сотрудникам, которые будут оформлять и подписывать ЭПЛ.
Если необходимо, для уполномоченных представителей компании оформите МЧД (машиночитаемые доверенности).
Выберите удобный сервис для работы с ЭПЛ. Например, «Такском-Транспорт».
Технические специалисты службы поддержки Такском помогут подобрать нужный тариф и проконсультируют по всем сложным вопросам. «Такском-Транспорт» — это понятный и удобный интерфейс, интеграция с любой учетной программой и высокая скорость работы.
Как создавать ЭПЛ: инструкция
На примере онлайн-сервиса «Такском-Транспорт» рассмотрим, как формируется ЭПЛ.
Этап 1. Диспетчер авторизуется в «Личном кабинете» сервиса, введя свои логин и пароль, и переходит в список ЭПЛ раздела «Электронные путевые листы». Для просмотра любой из ранее созданных путевок достаточно нажать на ее номер, а если требуется создать новый документ, на странице списка выбирается кнопка «Создание ЭПЛ».
Вносить данные нужно только в поля, не заполненные автоматически. Заполнив титул 1, диспетчер нажимает «Подписать», при этом все введенные данные автоматически сохранятся и начнется процесс подписания титула. После его завершения вносить изменения в титул нельзя.
Статус титула 1 изменится на «Подписан». Работа диспетчера на этом завершена.
Этап 2. Медработник авторизуется в сервисе и открывает в списке ЭПЛ, созданный диспетчером. Далее он вводит необходимые данные, сохраняет и подписывает титул 2 (действуя по аналогии с диспетчером в предыдущем титуле).
Этап 3. Механик после авторизации выбирает тот же ЭПЛ из списка и заполняет титулы 3 и 4. Как и предыдущие участники, сохраняет и подписывает введенные данные.
Этап 4. При успешном подписании титулов 1–4 статусы по ним меняются на «Отправлен в ГИС». Перед каждой отправкой данных через оператора ИС ЭПД программой проводится автоматическая проверка — форматно-логический контроль, чтобы исключить ошибки в путевых листах.
Этап 5. После того как электронный путевой лист заполнен, водитель должен скачать его на свое устройство. С этого устройства он заходит в список ЭПЛ и вводит в поисковой строке свою фамилию (или табельный номер, номер ЭПЛ). После нажатия на строку с найденным системой документом отобразится его QR-код с кнопкой «Скачать». Этот код содержит все данные электронного путевого листа — скачав его, водитель получает ЭПЛ «на руки» в своем смартфоне или планшете.
Этап 6. По завершении рейса механик заполняет и подписывает титул 5, после чего статус титула 5 меняется на «Отправлен в ГИС».
Этап 7. При необходимости медработник заполняет титул 6, подписывает его, и все данные также отправляются в ГИС ЭПД.
С помощью сервиса «Такском-Транспорт» можно легко и быстро создавать ЭПЛ, подписывать и получать QR-коды в мобильном приложении в соответствии с требованиями Минтранса. Вы сможете управлять несколькими автопарками одной организации, разграничивать права доступа, отслеживать статусы ЭПЛ и избегать дублирования документов.
Подключитесь к сервису прямо сейчас и в качестве бонуса оформляйте ЭПЛ бесплатно до 31 августа 2024 года.
В Налоговом кодексе масштабные изменения
Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KLorJ
Начать дискуссию