Новая схема должна была заработать еще в 2023 году. Но, чтобы минимизировать стресс для бизнеса и сделать переход постепенным, старт отложили.
Изменения направлены на повышение прозрачности и безопасности электронного документооборота, а также на дальнейшую цифровизацию делопроизводства в стране.
Что изменится с 1 сентября 2024 года для бизнеса
Применение машиночитаемых доверенностей станет обязательным для всех сотрудников и доверенных лиц компаний и ИП при взаимодействии от лица компании с государственными органами и в ряде других случаев.
Некоторые перешли на обязательное применение МЧД еще раньше:
С 1 марта 2024 года для организаций, которые обязаны отчитываться в ИФНС в электронном виде регистрация доверенности на бумаге стала невозможна (письмо ФНС от 18.10.2023 № ЗГ-3-26/13425).
С 11 марта 2024 года МЧД также нужна представителям, которые передают отчеты в электронном виде в СФР, регистрация доверенности через портал отключена.
Для взаимодействия с СФР в части соцстрахования лицам с действующим сертификатом ЭП сотрудника МЧД понадобится после завершения его срока действия — то есть с 1 сентября 2024 года доверенность будет нужна уже всем таким представителям.
Важное дополнение: руководители юридических лиц и предприниматели, которые применяют КЭП в интересах своей компании или ИП, не используют МЧД, так как у них есть право действовать без доверенности (п. 1 ст. 17.2, п. 1 ст. 17.3 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Если же, например, отчеты в налоговую сдает бухгалтер и подписывает их своей подписью, для этого ему понадобится использовать личную электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность.
Сентябрь дышит в затылок, а вы еще не успели оформить электронные подписи физлица для сотрудников вашей компании?
Получите бесплатную консультацию и подберите подходящий формат ЭП для ваших целей с помощью специалистов аккредитованного удостоверяющего центра Такском.
Чем МЧД отличается от обычной доверенности
Формат: МЧД существует в цифровом виде, то есть это не бумажный документ, а файл созданный по особым правилам позволяющим обрабатывать его автоматически. Его можно отправить по электронной почте или через интернет и при этом он не потеряет свою юридическую силу.
Подпись: чтобы машиночитаемая доверенность имела юридическую силу, она должна быть подписана с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) доверителя.
Преимущества МЧД:
Удобство — любые документы можно передать онлайн, без личной встречи.
Безопасность — МЧД невозможно подделать. Актуальность и содержание каждой зарегистрированной МЧД можно проверить в любой момент зная её уникальный номер, ИНН доверителя и доверенного лица. Внести изменения в МЧД задним числом невозможно.
Автоматизация процессов — помогает ускорить процесс документооборота автоматизировав проверку актуальности и полномочий.
Какой формат МЧД нужен для работы
В 2024 году можно использовать несколько видов машиночитаемой доверенности, которые различаются по структуре и содержимому:
5.01 — подходит для сдачи отчетности в ФНС и другого взаимодействия с налоговыми органами. Налоговики принимают такой формат до 28 февраля 2025 года.
5.02. — также подходит только для налоговых органов, но с возможностью создания групповой доверенности или с правом передоверия. Этот формат утвердили приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648, он действует с 1 марта 2024 года.
003 — единый формат, который используется для электронного документооборота с контрагентами и некоторыми госорганами и инфосистемами (ЕГАИС, ФТС, «Честный ЗНАК»). При этом 002 — подойдет для работы с контрагентами: чтобы обмениваться электронными документами, совершать сделки, проводить расчеты между ИП или юрлицами. Взаимодействие с налоговой формат не поддерживает.
Доверитель при подписании МЧД 002 или 003 должен использовать ЭП, выданную ФНС, казначейством или Центробанком.
Помимо перечисленных форматов различные ведомства могут применять свои собственные форматы МЧД или совмещать их с форматом 003. Например, МЧД СФР подходит только для сдачи отчетности на портале Социального фонда России.
Успейте перейти с электронной подписи сотрудника на ЭП физлица с МЧД до 1 сентября 2024!
Оформите сертификат ЭП от 1600 руб. в УЦ «Такском» и получите скидку на МЧД.
Как перейти на работу с МЧД прямо сейчас: пошаговая инструкция
Несколько простых шагов помогут адаптировать процессы компании к новым требованиям и сделать переход на схему «МЧД + личная подпись физлица» максимально комфортным.
Определение круга полномочий сотрудников
Проанализируйте функционал каждого работника (руководителей отделов, как минимум) и определите тех, кто нуждается в праве подписывать электронные документы от лица компании.
Это могут быть кадровики, бухгалтеры, юристы и другие ответственные.
Уточните, где доверенные лица будут использовать свою электронную подпись, чтобы узнать, какие требования предъявляются к формату МЧД и способу внесения в нее полномочий (в свободной форме или с использованием кодов по Классификатору полномочий).
Выпуск квалифицированных электронных подписей (КЭП)
Найдите аккредитованный удостоверяющий центр, который имеет право выпускать квалифицированные электронные подписи (КЭП), и оформите заявку на выпуск КЭП физлица.
Такском — один из лидеров по выпуску ЭП среди коммерческих удостоверяющих центров. УЦ «Такском» в числе первых принял участие в пилотном проекте ФНС по внедрению МЧД, успешно подключив к их использованию крупные производственные, промышленные и IT-компании.
Для выпуска потребуется предоставить паспортные данные, СНИЛС и ИНН каждого сотрудника, а также приобрести токены. Срок выдачи сертификата обычно составляет 1–2 дня.
Оформление машиночитаемой доверенности
Получив ЭП физлица, уполномоченный сотрудник еще не имеет права подписывать документы от имени работодателя. Для «полного комплекта» ему требуется также оформить машиночитаемую доверенность. МЧД удостоверяется УКЭП руководителя организации и сохраняется в информационной системе: распределенном реестре ФНС, или собственной системе хранения ведомства с которым работает сотрудник.
Далее при работе с электронными документами сотрудник будет подписывать файл собственной ЭП и прикладывать к нему МЧД или указывать сведения о ней для подтверждения своих полномочий. Как правило, сервисы или ведомства требуют разового предоставления МЧД, например путем её загрузки в личный кабинет, и затем применяют её автоматически. Только после этого цифровой документ считается заверенным надлежащим образом.
В сервисе Такском — Управление Доверенностями подготовить МЧД можно буквально за 3 минуты. После подписания ее КЭП руководителя организации, и доверенность автоматически зарегистрируется в реестре под уникальным ID-номером.
Обучение сотрудников
Проведите ликбез для персонала, чтобы они знали, как использовать цифровые доверенности и работать с КЭП. Объясните им, как подписывать и отправлять документы, как проверять их подлинность и как хранить.
Что будет с теми, кто не успел
Компании, которые физически не успевают перейти на новый порядок работы с машиночитаемыми доверенностями к 1 сентября 2024 года, столкнутся с некоторыми трудностями.
С 1 сентября 2024 года сертификаты сотрудников (выданные на юрлицо), которые ранее не требовали доверенности, перестанут действовать. Альтернативный способ окончательно упразднен, документы подписанные такой подписью будут недействительны.
Отправьте заявку на электронную подпись физлица и получите МЧД прямо сейчас — с помощью сервиса Такском.
Читайте также:
В Налоговом кодексе масштабные изменения
Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8K1dxS
Начать дискуссию