Что включает электронный путевой лист
В ЭПЛ есть такие сведения:
период действия;
описание ТС;
данные о водителе;
тип перевозки;
способ сообщения;
данные о лице, которое оформляет документ.
Лицо, ответственное за составление ЭПЛ в компании — собственник ТС. В ситуациях, если машина передается в аренду, оформить документ обязан арендодатель — если машина арендуется с водителем. Если машиной пользуется водитель арендатора, то составлять ЭПЛ будет арендатор.
В чем преимущества ЭПЛ перед бумажными путевыми листами, какие типы подписи можно использовать при оформлении ЭПЛ — читайте в статье.
Дату, время и показания одометра нужно вносить в документ, когда машина выезжает с парковочного пункта и когда возвращается обратно.
Приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ определяет требования к XML-файлам, используемым для передачи ЭПЛ по ТКС. Цифровой документ включает пять обязательных обменных файлов (их общее название — «титулы») и один ситуационный файл: он понадобится, если водитель перевозит опасный груз или пассажиров.
Чтобы упростить и ускорить процесс составления путевых листов, перейдите на ЭПЛ сегодня. Используйте онлайн-сервис «Такском-Транспорт» для фомирования и учета ЭПЛ. Подключив сервис, вы получите:
доступ к ЭПЛ прямо в смартфоне водителя;
возможность быстро добавлять водителей и ТС;
возможность прохождения медосмотров через телемедицину;
экономию на бумаге и хранении документов.
Обязательные титулы ЭПЛ
Титулы можно по-другому назвать этапами составления ЭПЛ. Нужно обязательно заполнить следующие.
Титул об обстоятельствах и особенностях рейса
Этот титул оформляет собственник машины или диспетчер, подписывает с помощью УКЭП. Нужно внести информацию о:
лице, которое оформляет документ;
периоде действия ЭПЛ;
автомобиле;
водителе;
типе перевозки;
виде сообщения.
Титул с результатами предрейсового медосмотра
На этом этапе составления ЭПЛ возможны варианты: титул может заполнить штатный медик компании или внешняя медорганизация. Приказ Минтранса № 159 от 05.05.2023 разрешает проведение дистанционных медицинских осмотров, кроме случаев, когда перевозят группу детей, опасные грузы или пассажиров на междугородних рейсах длиннее 300 км. Медик заверяет документ КЭП, вносит информацию о:
дате и времени прохождения медосмотра;
результатах осмотра;
водителе;
организации или специалисте, которые проводили осмотр.
Титул с показаниями одометра при выезде с парковки
Этот титул составляет и подписывает техник, который несет ответственность за внесение показаний одометра перед рейсом. Эти данные нужно указывать, когда машина выезжает с парковочного места или передается другому водителю.
Техник подписывает документ УКЭП и вносит данные о:
дате и времени;
показаниях одометра.
Титул с показаниями одометра при заезде на парковку
Эти данные вносит сотрудник, ответственный за выпуск ТС на линию. Титул включает сведения о:
дате и времени заезда на парковку или передаче авто другому водителю;
показаниях одометра.
Титул с результатами предрейсового контроля техсостояния
Данные вносит сотрудник, который отвечает за техсостояние автомобиля. Это может быть как внутренний специалист, так и внешний подрядчик. Документ заверяется УКЭП и включает данные о:
дате и времени предрейсового контроля;
результатах проверки;
дате и времени выхода машины на линию;
ответственном за техническую исправность и безопасную эксплуатацию авто.
При необходимости — титул с результатами послерейсового медицинского осмотра
Этот титул подписывает медик с использованием УКЭП. Здесь также можно прибегнуть к услугам внешней медорганизации или привлечь штатного специалиста. Вносят данные:
дату и время прохождения медосмотра;
результаты осмотра;
данные о водителе;
сведения о медорганизации.
Как начать работу с ЭПЛ
В схеме работы с цифровыми путевыми листами несколько участников:
Собственник ТС. Этот участник отвечает за поэтапное оформление всех титулов ЭПЛ в сервисе, который компания применяет для работы с цифровыми перевозочными документами.
Оператор ИС электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Он предоставляет платформу для управления ЭПЛ, следит за соблюдением правил обмена этими документами, контролирует соответствие установленным форматам и передает оформленные титулы ЭПЛ в ГИС ЭПД. Если ЭПЛ успешно регистрируется в ЭПД, система формирует QR-код, который водитель может предъявлять сотрудникам ГИБДД.
Государственная информационная система (ГИС ЭПД). Эта система отслеживает правильность документов, которые она получает от ИС ЭПД, подтверждает действительность ЭП, обрабатывает ЭПЛ и отправляет сведения в федеральные органы.
Чтобы начать формировать путевые листы в цифровом виде, нужно подписать договор с оператором ИС ЭПД, который включен в реестр Минтранса, например, с «Такском» (включен в реестр Минтранса с 1 сентября 2022 года).
Компании не придется заниматься разработкой форм ЭПЛ самостоятельно. Форматы разрабатывает налоговая. Необходимые поля документа заполняются в электронном сервисе, который используется для работы с ЭПЛ.
Несмотря на возможные опасения относительно трудности процесса, работа с ЭПЛ проходит быстро и удобно. Обмен информацией происходит почти мгновенно, а подписание документов занимает всего несколько кликов.
Например, для формирования ЭПЛ в сервисе «Такском-Транспорт» нужно нажать «Создать» → выбрать «ЭПД» → «Путевой лист Т1». После этого появится форма для заполнения.
На разных этапах ЭПЛ может заполняться различными сотрудниками. В мобильном приложении документ можно не просто просматривать, но и подписывать, используя Рутокен 3.0 с NFC. Для этого токен прикладывается к телефону — затем документ можно подписать с помощью ЭП.
Владелец ТС прописывает сведения о рейсе, подписывает ЭПЛ и направляет документ медицинской организации-партнеру. Медорганизация заполняет титул с данными медосмотра, затем техник подтверждает техсостояние ТС, вносит показания одометра при выезде. После того как рейс завершен, владелец ТС делает соответствующие отметки в ЭПЛ. Все сведения отправляются через «Такском-Транспорт» в ГИС ЭПД. В этой схеме участники — это два юрлица: собственник ТС и медорганизация.
Во время рейса ЭПЛ сохраняется в приложении водителя, документ можно посмотреть и предъявить сотрудникам ГИБДД даже при отсутствии интернета.
Шаги по внедрению электронных путевых листов
Чтобы внедрить в компании ЭПЛ, нужно:
Обеспечить сотрудникам доступ к платформе для работы с ЭПД. Для этого заключите договор с оператором ИС ЭПД из реестра Минтранса.
Обеспечить наличие ЭП для сотрудников, которые отвечают за подписание ЭПЛ на различных этапах.
Предоставить водителям устройства для работы с ЭПЛ — планшеты или смартфоны, чтобы при необходимости они могли предъявлять сотрудникам ГИБДД QR-коды.
До полноценного внедрения протестируйте работу с ЭПЛ с участием водителей, чтобы отработать механизмы без нарушения существующих процессов. После успешного тестирования можно переходить с бумажных документов на цифровой формат.
Упростите работу с онлайн-сервисом «Такском-Транспорт» для быстрого создания ЭПЛ. Перейти на электронные документы проще, чем кажется:
Получите УКЭП.
Оставьте заявку на подключение.
Выберите удобный тариф — и начинайте пользоваться сервисом!
Читайте также:
Сдача электронной отчётности через интернет
Сервисы для онлайн-отчётности в госорганы с технической поддержкой 24/7
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KLCrP
Начать дискуссию