Аукционную (закупочную) документацию важно уметь проверять перед заключением контракта. С одной стороны, чтобы понять, сможете ли вы вообще его исполнить, а с другой — чтобы вас не обманули.
Прежде всего, стоит понять, что такое закупочная документация. Это комплект документов о будущем контракте, где подробно разъясняется — что, кому, и в каких количествах нужно. Состав может меняться в зависимости от ФЗ, по которому проходит аукцион, характеру предмета закупки (товары, работы, услуги) и т.д.
Разберемся, на что обратить внимание, какие ошибки ждут новичков и как оспорить недочеты в документации.
Виды аукционов
Закупки могут быть государственными и коммерческими. Госзакупки, в свою очередь, делятся на закупки по 44-ФЗ и на 223-ФЗ.
44-ФЗ регулирует закупки для государственных или муниципальных бюджетных учреждений.
223-ФЗ — закупки для госкомпаний, естественных монополий, для компаний, занимающихся регулируемыми видами деятельности (энергетика, водоснабжение), а также для бюджетных учреждений, если они закупают за счет грантов, средств субподряда или за свои средства.
Информация по госзакупкам дается на портале ЕИС Закупки. Именно там можно (после регистрации) скачать аукционную документацию. Но если аукцион будет закрытый, то документацию сможет скачать только те, у кого есть на него приглашение, и кто отправили запрос заказчику. После этого все необходимые документы вам пришлют на указанный адрес.
Аукционы делятся на несколько видов — это открытый или закрытый аукцион. В свою очередь, они проводятся в электронном виде, а открытые — без использования электронной площадки.
В случае с коммерческими закупками — указанные выше законы не действуют. Там применяются нормы ГК и закона о защите конкуренции. Если компания достаточно крупная, она может для торгов завести собственную электронную площадку. Для получения документации нужно будет на ней зарегистрироваться, а в отдельных случаях — еще и заплатить.
Отличие таких аукционов от государственных и муниципальных — заказчик сам решает, какую документацию включать в перечень. Строгих принципов тут для него нет.
С Тендерплан вы найдете подходящие вам аукционы на любых площадках, а еще сможете изучить и обсудить документацию с сотрудниками / коллегами. Оставляйте комментарии, создавайте задачи, следите за их исполнением.
Общие принципы составления аукционных документов
Для разработки аукционной документации принципов немного, хотя они очень важны.
Во-первых, это принцип прозрачности. Иными словами, документы должны быть понятны любому человеку, неважно, занимался он до этого закупками или нет.
Во-вторых, соответствие принципам законодательства. Если для госзакупок это упомянутые 44-ФЗ и 223-ФЗ, то для коммерческих — ГК и ФЗ «О защите конкуренции».
А в-третьих, предоставление документации на русском языке с употреблением общеизвестных терминов. Если же используются специализированные термины — должны быть ссылки на соответствующие стандарты, правила и нормы (СанПины, СНиПы, ГОСТы).
Что входит в документы по аукциону
В состав аукционной документации входят обычно 4 типа документов:
О самом аукционе — порядок его проведения, подачи заявок и т. д.
О предмете закупки — характеристики, количество, техническое задание, смета и др.
Проект контракта (договора).
Дополнительные документы (чертежи, схемы и т. п.).
К примеру, по 44-ФЗ для закупки в форме аукциона документация будет включать:
Информационная карта — таблица с основными данными о закупке.
Техническое задание — описание объекта закупки.
Проект контракта — начальный контракт, который заказчик отправит на подпись подрядчику.
Порядок предоставления обеспечения заявок на участие.
Порядок предоставления обеспечения исполнения контракта, требования к такому исполнению.
Обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК), начальных цен единиц товара, работы, услуги.
Изменение условий контракта.
Инструкция по заполнению заявки.
Требования к содержанию и составу 1 и 2 частей заявки на участие.
На что обратить внимание в документах к закупке
Начать можно с проекта контракта и проанализировать его. Само собой, в первую очередь стоит посмотреть сроки по исполнению обязательств. Сможете ли вы в них уложиться, например, с учетом удаленности места выполнения заказа? Если для данного вида работ (услуг) срок исполнения слишком маленький — можно попробовать обжаловать этот момент в ФАС.
Далее — проверьте требования к товару (работам, услугам). Являются ли они законными. Например, нельзя указать конкретную марку товара и требовать поставить именно ее. Есть исключения — например, если нужны материалы или оборудование, совместимое с уже имеющимися, но тогда в документации должно быть приложено обоснование для выбора конкретной марки или характеристик предмета закупки.
Также обратите внимание на:
описание — что входит в цену товара (к примеру, может быть нужно не просто поставить светильники, но и смонтировать их);
какие условия гарантии устанавливает заказчик и срок таких обязательств, в госзакупках сейчас используется помимо требования об обеспечении выполнения контракта еще и требование об обеспечении гарантийных обязательств (обеспечительный платеж по гарантии не возвращается до конца срока ее действия);
дополнительные права и обязательства сторон.
Особенно стоит обратить внимание на указание НДС в НМЦК (начальной максимальной цене контракта).
Маленький лайфхак: иногда заказчик закладывает в смету непредвиденные расходы, но если таковых в процессе работ не случится, то их из итоговых сдаточных документов исключат:
В итоге реальная сумма, оплаченная заказчиком, может не совпасть с той, по которой контракт был изначально заключен.
Особое внимание на правила заполнения заявки. Сейчас часто отправить заявку можно автоматически прямо на электронной площадке, ничего специально не заполняя. Но иногда нужно будет подгрузить заполненную заявку отдельно.
У заказчика могут быть пожелания по заполнению данных ко второй части заявки (той, в которой заказчик уже будет видеть ваши данные, в первой части идентифицирующие сведения. вроде названия организации ИНН и пр. не указываются, так сохраняется инкогнито во время торгов). Например, необходимо будет указать номер телефона или электронной почты. Может оно и не обязательно, а вот в случае победы связаться с вами заказчику будет уже проще, например запросить более подробные реквизиты для заключения контракта.
Не забудьте также проверить согласуются ли документы между собой.
Пример: в проекте контракта указан один срок выполнения работ, в извещении — другой, в техзадании — третий. Такое бывает, когда документы спешно делают под копирку, на основании уже проведенных аукционов, или работает новенький, неопытный специалист по закупкам.
Кроме того, важно проверить нет ли ограничения для поставщика (исполнителя) по статусу. Например, есть закупки исключительно для субъектов малого предпринимательства (по ним как раз квоты ввели не так давно) и социально ориентированным НКО.
Чтобы не фильтровать закупки вручную используйте сервис Тендерплан — выборка только подходящих вам процедур, с учетом специфики, в том числе по планам закупок. А при помощи аналитики вы сможете прогнозировать вероятность выигрыша и участия в аукционах ваших конкурентов (а конкуренция в сфере закупок для малого бизнеса сейчас большая).
Уточните наличие обеспечения, как для участия в закупке, так и для исполнения контракта. В некоторых видах процедур потребуется внесение задатка (в аукционах по выкупу имущества банкротов, например).
Оцените, сможете ли вы собрать все необходимые документы точно в срок. Допустим, справку об отсутствии налоговой задолженности можно ждать до 5 дней.
Есть документы, которые можно оформить при подаче заявки на электронный аукцион прямо на площадке. Например, декларация соответствия стандартным требованиям к участникам или декларация о принадлежности к СМП.
В любом случае, даже если вы все изучили, и, казалось бы, все поняли — вы имеете право до трех раз подать запрос на разъяснения. Это делается через площадку, но нужно не забывать о сроках — за три дня до срока прекращения подачи заявок запросы посылать будет нельзя.
Отдельно стоит поговорить об ошибках в аукционной документации. Если вы еще не подали заявку, но обнаружили ошибку — отправляйте запрос на разъяснения. Если заказчик не торопится ее исправлять — жалуйтесь в ФАС.
Жалобу можно подать как в электронном виде (с использованием УКЭП), так и в бумажном виде нарочным (курьером) или почтой. Пожаловаться можно не только на заказчика, но и на ЭТП.
Сроки жалоб следующие:
на аукционную документацию — до окончания срока подачи заявки на участие в закупочной процедуре;
жалоба на действия заказчика, связанные с заключением контракта — не позднее даты заключения госконтракта;
на иные действия заказчика — не позднее 10 дней с даты размещения протокола подведения итогов закупки;
на оператора торговой площадки — в течение 30 календарных дней с даты совершения обжалуемых действий.
Вообще, жаловаться в ФАС не запрещено на любом этапе торгов, будь то подача заявки, рассмотрение и оценка заявок, подписание контракта, внесение в него изменений. И даже когда товар поставлен или работы выполнены — при приемке.
Затрудняетесь в сборе документов, заполнении заявки или вам некогда следить за большим количеством аукционов? Используйте тендерное сопровождение — специалисты сами подготовят и заполнят все необходимые документы, включая техническую часть заявки с указанием характеристик товара. Тендерплан поможет при участии в аукционе, согласовании и подписании контракта — стоимость сопровождения фиксированная от 2 000 рублей без процентов с победы.
Однако если есть ошибки или несоответствия в аукционной документации — лучше их устранить до подписания контракта. Поскольку после этого даже суд вполне может вас спросить, читали ли вы документы, и почему пропустили несоответствия. И может ваши требования оставить без удовлетворения.
Подключите тестовый период на 14 дней
Попробуйте возможности системы Тендерплан
Начать дискуссию