Участие в тендерах — это не хаотичный процесс, а четко выстроенный порядок действий. Соблюдать его помогает аналитика, но не все предприниматели ею пользуются. 

Что и зачем анализировать:

1. Заказчиков. Главное, что нужно узнать, — платят ли они в срок, а также как часто организовывают тендеры, есть ли жалобы от поставщиков, участвуют ли в арбитражных делах и так далее. Анализ заказчика помогает понять, стоит ли тратить свое время на участие в его тендерах. Например, найти жалобы на заказчика можно на сайте ЕИС или в базе ФАС, а проверить, участвует ли он в арбитражных делах, — в картотеке арбитражных дел. 

2. Прошедшие закупки. На сайте ЕИС можно настроить фильтры и посмотреть завершенные процедуры конкретного заказчика. Это помогает понять, кто из конкурентов участвует в его закупках, кто чаще всего выигрывает и с какими ценовыми предложениями.

3. Конкурентов. Знание своих соперников в тендерах помогает выбрать правильные стратегии участия. Например, можно увидеть, что один и тот же поставщик постоянно участвует в закупках одного заказчика — это крупная компания, которая побеждает с большим снижением. Скорее всего, это производитель, и конкурировать другим компаниям с ним будет сложно.

4. Выбранную закупку. Представьте, что вы выбрали интересную закупку с хорошей ценой. При детальном же изучении выяснилось, что есть ошибки в техзадании, а нужного заказчику товара нет на рынке. Возможно, у заказчика есть «свой поставщик», но доказать это будет очень сложно. У вас есть два варианта — подавать запросы на разъяснения, жалобы в ФАС или не тратить свое время и выбрать другую закупку.  

5. Собственное участие. Анализ собственного процесса участия помогает понять, у какого заказчика вы побеждаете чаще всего, а у какого — редко; где приходится сильно снижать цену, а где — побеждаете практически по НМЦК. Также можно определить и причины своих поражений.

Начинающие участники часто ищут тендеры на сайте ЕИС — это официальный портал закупок, куда подтягивается информация с восьми федеральных ЭТП. Там заказчики размещают закупки по 44-ФЗ, 223-ФЗ и ПП 615 (капитальный ремонт), а найти эти закупки можно по ключевым словам, ИНН, наименованию госучреждения и номеру закона. 

Есть и другие инструменты поиска — платные поисковые агрегаторы, которые, как правило, несколько удобнее бесплатных аналогов. Они собирают данные о закупках не только с федеральных площадок, но и с коммерческих ЭТП. Количество коммерческих площадок — более двухсот, и это только самые известные. На самом деле их намного больше. 

«Независимый регистратор» («НР») — это программа для фиксации всех действий на сайте ЕИС и федеральных ЭТП. Программа записывает, как проходят торги, подаются ценовые предложения, подписывается контракт с победителем. Если возникнут споры и разбирательства в ФАС, участнику сложно будет доказать свою правоту без «Независимого регистратора».

Использование «НР» — это не обязанность, а право участников закупок. Но программа упрощает решение спорных вопросов, поэтому рекомендуем ею пользоваться.   

В тендерных продажах не бывает ненужных деталей: нужно заранее все учитывать и просчитывать. От победы может отделять одна секунда, один рубль или один балл. Невнимательность к любой мелочи может обойтись потерей контракта.

Для участия в тендерах нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) с лицензией КриптоПро. Без электронной подписи можно искать лоты на сайте ЕИС, но подать заявку на тендер без УКЭП не получится. Кроме этого, электронная подпись нужна для регистрации на сайте ЕИС, участия в торгах на ЭТП и подписания контракта и электронной приемки. 

Некоторые предприниматели забывают проследить за сроком действия лицензии КриптоПро. Чтобы этого избежать, не нужно оставлять подачу заявки на последний момент. Даже если вы все проверите с вечера — ЭТП работает, УКЭП работает, — на следующий день срок действия лицензии может истечь и подать заявку не получится. Будет обидно  лишиться контракта на сотни тысяч рублей из-за такой мелочи.

Участие в тендерах не ограничивается подачей заявок только по 44-ФЗ или по 223-ФЗ. Кроме закупок, размещенных на сайте ЕИС, есть еще коммерческие закупки, корпоративные закупки и закупки малого объема (ЗМО). Чем больше возможностей вы охватите, тем выше будет доход и конверсия побед.

Государственные закупки по 44-ФЗ имеют свои особенности. В них большая конкуренция и высокий процент снижения цены. Такие закупки проводят государственные учреждения — администрации, больницы, санатории, школы. Но новички обычно начинают свой путь в тендерах именно с 44-ФЗ — в этом законе прописаны «правила игры», четко и подробно.

Коммерческие закупки по 223-ФЗ сложнее: заказчики могут устанавливать свои правила в положении о закупке. Конкуренция в таких тендерах часто ниже, но в них заходят опытные игроки, уверенные в собственных силах. 

Корпоративные закупки — это процедуры от частных компаний. Их можно найти на сайтах заказчиков или даже даже в СМИ. К примеру, агрокомпания пишет в газете или размещает на собственном сайте следующее: «В мае 2025 года наша компания планирует провести тендер на очистку водоотводных каналов». Бригада, которая этим занимается, начинает отслеживать похожие тендеры и подает заявку на участие. 

Закупки малого объема — это отдельный вид закупок. Суммы там небольшие, потому и называются они «малыми». Площадками выступают специальные магазины ЗМО. Самый известный — ЕАТ «Березка». В каждом регионе есть свои магазины закупок малого объема. 

Как работают ЗМО? Поставщик размещает товары на «витрине» магазина, чтобы их могли увидеть заказчики. Или наоборот: заказчик размещает заказ, и поставщики могут поучаствовать в этой закупке.

Минус в том, что сессия малых закупок длится всего 2 или 24 часа. По этой причине многие предприниматели отказываются от ЗМО — они не успевают за такое короткое время найти закупку и подать заявку. Один тендерный специалист физически не успевает искать тендеры на всех ресурсах. Выход есть — назначить специалиста, ответственного за поиск заказов только в магазинах ЗМО.

В техзадании заказчики описывают свои потребности: какой товар или услуга им нужна, в какие сроки поставить, какие характеристики должны быть у товара и так далее. Внимательно изучите ТЗ, чтобы исключить споры и непредвиденные затраты в дальнейшем.

Давайте представим, что участник нашел закупку с хорошей НМЦК, прочитал техзадание поверхностно и понял одно — заказчик нуждается в вырубке поросли вдоль железной дороги. Участника все устраивает — он уже не раз выполнял похожую работу. Он подает заявку и выигрывает контракт. В процессе выполнения работ выясняется, что участник должен собственными силами вывозить порубочные остатки — это было указано в ТЗ, но участник не заметил этот пункт. В результате на торгах он подал ценовое предложение без учета вывоза порубочных остатков. Вывозить мусор все же пришлось, так как это было указано в ТЗ, но из-за этого участник ушел в минус.

Рекомендуем внимательно читать техзадание, чтобы в дальнейшем не исполнять убыточный контракт. В случае отказа от его исполнения участник попадет в РНП.

Тендерное сопровождение от Тендерплана

Сопровождение тендеров. Поможем подготовить и подать заявку. Пройдем все этапы закупки вместе с вами, научим участвовать и побеждать в торгах

Узнать стоимость

Заказчики могут допустить в извещении ошибки или неточности, которые повлияют на исполнение работ. Согласно ст. 46 закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ участники не могут вести переговоры с заказчиком, так как это дает им преимущественные условия. 

Количество запросов ограничено — подать их можно не более трех (ч. 5 ст. 42 закона № 44-ФЗ). При этом в каждом можно задать неограниченное количество вопросов. В течение двух рабочих дней заказчик обязан разместить ответ на сайте ЕИС без указания имени участника, направившего запрос. 

Срок подачи запроса — не позднее трех дней до окончания подачи заявок на электронный аукцион или конкурс. Срок продлевается, если выпадает на нерабочие дни (ст. 193 ГК).

Используйте запрос разъяснений, чтобы исключить возможные  споры с заказчиком. Просматривайте информацию о закупке на сайте ЕИС до дня подачи заявок: другие участники тоже могут подавать запросы на разъяснения. Изучайте ответы заказчика — они сформируют полную картину для выполнения работ. Учитывайте, что срок подачи заявок может продлеваться, если в техзадании обнаружилась ошибка и запрос указывает на нее.

Некоторые предприниматели самостоятельно участвуют в закупках: ищут лоты, подают заявки, участвуют в торгах на ЭТП. При таком подходе сложно составить конкуренцию.

Рекомендуем делегировать участие в тендерах, чтобы охватывать больше процедур, чаще побеждать, выбирать правильные стратегии:

1. Создайте тендерный отдел. Один помощник — это тоже тендерный отдел. Найдите специалиста, который будет заниматься поиском закупок, аналитикой и подачей заявок. По мере масштабирования тендерный отдел можно увеличить до 4–5 сотрудников с разными зонами ответственности: один занимается поиском тендеров и участием на ЭТП, второй — поиском поставщиков, третий — анализом документации, четвертый — заключением и контролем контрактов, пятый — управлением отделом.

2. Делегируйте тендерным специалистам на фрилансе. Им можно делегировать задачи, если в собственном тендерном отделе нет необходимости. Например, если предприниматель участвует в закупках нерегулярно или оказывает сезонные услуги (покос травы, уборка снега и др.). 

3. Обратитесь в аутсорсинговое агентство. Такие агентства обходятся дороже, чем тендерные специалисты на фрилансе. Но у них есть преимущества: большая команда узкопрофильных специалистов (по строительству, поставке медизделий, инженерным изысканиям и др.). К аутсорсеру можно обратиться также для составления жалобы в ФАС, представления интересов в суде и решения юридических вопросов.

Ниша в тендерах — это направление, на котором специализируется участник закупки. Например, один предприниматель поставляет оргтехнику, второй проводит капитальные ремонты, третий занимается поставкой пиявок. 

Как определить конкуренцию в нише:

1. Низкая конкуренция — 1–3 участника.

2. Средняя конкуренция — 4–6 участников.

3. Высокая конкуренция — от 7 участников и выше.

В нишах с высокой конкуренцией обычно сильно падает цена, а в нишах с низкой конкуренцией заказы могут встречаться редко. Именно поэтому новички заходят в тендеры, участвуют несколько раз и уходят распространять мифы о том, что в тендерах невозможно заработать.

Опытные предприниматели ищут пути выхода. Один из таких путей — «веерное участие». Суть в том, что участвовать можно в разных нишах. Например, вы занимаетесь поставкой оргтехники, но у вас есть знакомый предприниматель, который вставляет пластиковые окна. Поищите тендеры на пластиковые окна, а знакомого бизнесмена привлеките по договору субподряда.

Еще один вариант — участие в смежных нишах. Допустим, вы участвуете в тендерах на строительство, но у вас есть выход на поставщиков строительных материалов. Параллельно со строительными ищите процедуры на поставку стройматериалов. 

«Веерное» участие и смежные ниши помогают переждать время, если занимаетесь сезонными поставками. Если ваша ниша — покос травы, то зимой рассмотрите вариант с уборкой снега. 

Рекомендуем осваивать разные ниши, чтобы завести знакомства с разными заказчиками, выйти на тендеры в других регионах и увеличить конверсию продаж.    

CRM — это система для управления продажами, взаимодействия между сотрудниками внутри компании и клиентами. Тендерные продажи — это тоже бизнес, хоть и отличается от «классических» продаж. 

Небольшим участникам CRM-система не нужна — они могут вести учет в таблицах Excel. Однако, крупным участникам закупок без нее не обойтись. 

В CRM-системе можно настроить и отслеживать воронку тендерных продаж:

• нашли закупку;

• передали на согласование;

• одобрили участие;

• подали заявку;

• приняли участие;

• победили;

• заключили и исполнили контракт.

Количество этапов в тендерной воронке может доходить до 10–12. Чем детальнее прописан этап, тем проще вести статистику.

Тендерная воронка помогает просчитывать тендерную конверсию — соотношение количества участий к количеству побед. В закупках хорошей конверсией считается от 20 до 40%. 

Например, по результатам тендерной воронки можно просчитать конверсию за определенный промежуток времени:

• за месяц найдено тендеров — 100;

• согласовали и приняли участие — в 60;

• победили — в 30.

По отношению к найденным тендерам конверсия составила 30%, по отношению к количеству участий — 50%.

Для закупок это хороший показатель. Если конверсия побед ниже 20%, компании следует изменить стратегию, проверить KPI сотрудников и рассмотреть участие в других нишах или регионах.

CRM нужна, чтобы автоматизировать часть процессов, контролировать работу тендерных специалистов, просчитывать будущие участия. Учет «на коленке» подходит новичкам, но не крупным поставщикам с большой командой.  

Ошибки в тендерах допускают не только новички, но и опытные предприниматели. Последствия таких ошибок могут быть разными: от отклонения заявки до полной потери контракта и денег. В худшем случае это запуск разбирательства в ФАС и суде или даже включение в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).

Чтобы избежать таких вот нежелательных (но очень реальных!) последствий, советуем следовать следующим правилам:

1. Перед участием анализируйте закупку комплексно — документацию, заказчика, конкурентов, завершенные закупки заказчика. Для этого используйте сервисы с модулем аналитики.

2. Кроме ЕИС, пользуйтесь платными агрегаторами поиска тендеров. ЕИС — это бесплатный ресурс, в нем отображается информация обо всех закупках по 44-ФЗ и некоторых по 223-ФЗ. Есть закупки по 223-ФЗ, которые размещаются только на коммерческих ЭТП (в ЕИС их нет).

3. Установите плагин «Независимый регистратор» и фиксируйте все действия на сайте ЕИС и ЭТП. Это поможет доказать свою правоту в ФАС в случае споров.

4. Следите за сроками действия электронной подписи и лицензии КриптоПро — они могут не совпадать.

5. Участвуйте не только в тендерах на федеральных ЭТП по 44-ФЗ, но и по 223-ФЗ, через магазины ЗМО.

6. Внимательно читайте техзадание, чтобы в дальнейшем не «всплыли» незамеченные требования. Анализ ТЗ помогает выявить заточки под «своего поставщика» и подводные камни.

7. Не бойтесь направлять запрос разъяснений, если увидели ошибки или неточности.

8. Делегируйте задачи, чтобы освободить время для принятия управленческих решений.

9. Осваивайте разные ниши, чтобы обеспечить себя работой в течение всего года, повысить конверсию продаж и выйти на новых заказчиков. 

10. Используйте в работе CRM-систему для автоматизации части процессов, совместной работы в команде и отслеживания статистики.   

Подходите к участию в тендерах с холодной головой. Не спешите подавать заявки, пока не изучите документацию. Ошибки, даже малейшие, могут дорого обойтись. Ну а если возникнут вопросы — смело обращайтесь к экспертам Тендерплана, они помогут решить даже самый запутанный вопрос, а, если нужно, подключат юристов.  

Тендерное сопровождение от Тендерплана

Сопровождение тендеров. Поможем подготовить и подать заявку. Пройдем все этапы закупки вместе с вами, научим участвовать и побеждать в торгах

Узнать стоимость

Реклама: ООО «Бизнес Технологии», ИНН 7325121949, erid: 2W5zFK4JPHr