У компании «СДО ПРОФ» более 100 постоянных клиентов. Каждый месяц директор вручную выставлял счета каждому в личном кабинете своего банка. Процесс занимал два рабочих дня. Чтобы его автоматизировать, компания подключила Open API через Тинькофф.
Рассказывает Николай Эсауленко — директор «СДО ПРОФ».
Выставляли счета вручную 100 клиентам
Мы продаем CRM-систему для учебных центров, которую разработали сами. В ней объединили документооборот, онлайн-обучение и бухгалтерию, чтобы сотрудники учебных центров формировали личные дела и документы автоматически. Клиенты берут сервис в аренду и платят раз в месяц.
Это единственный продукт на рынке с небольшой стоимостью, поэтому уже в первые месяцы работы нужно было выставлять много счетов.
На первых порах бухгалтера не нанимали — дорого. Я взял все обязанности на себя: заходил в личный кабинет своего банка, искал каждого контрагента по ИНН, формировал счет и акт вручную.
Но на этом работа не заканчивалась. Документы еще нужно было распечатать, подписать, разложить по конвертам. А на электронные версии — наложить печать и отправить каждому клиенту на почту. Сейчас у нас более 100 клиентов, и выставление счетов стало занимать два рабочих дня. Вот как это выглядело:
Начали искать, как автоматизировать процесс
Через три года после начала работы у нас появились ресурсы, чтобы упростить процесс. Наши программисты разработали личный кабинет для работы с клиентами. Но без интеграции с банком работать все равно было неудобно: нужно смотреть статистику, отслеживать денежные поступления. Да и проблему долгого выставления счетов личный кабинет не решил.
Интегрироваться с банком невозможно в одностороннем порядке. Банк должен предоставить Open API, то есть доступ к своему функционалу. Получив доступ, клиент использует его под свои нужды: автоматизирует оплаты, выставление счетов или установку лимитов по корпоративным картам.
Сначала я позвонил в банк, в котором мы тогда обслуживались. Мою просьбу поместили в список пожеланий, но конкретных действий не предпринимали полгода. Оказалось, что предоставление Open API на потоке у них не реализовано: не хватает сотрудников и в приоритете другие задачи.
Через полгода мы так и не дождались внятного ответа и обратились в другой банк. История повторилась. На звонки отвечали менеджеры, у которых не было специальных знаний. Поговорить с разработчиком банка оказалось сложной задачей, а у меня были чисто технические вопросы. «Идите на сайт и там читайте», — все сводилось к этому. А на сайте было описано само наличие Open API, но что туда входит — непонятно.
Нашел решение в Тинькофф
После двух банков я решил попробовать обратиться в Тинькофф, нашел их лендинг про API. Менеджер сразу переадресовал нас к техническому специалисту. Специалист перезвонил и объяснил, как они могут помочь автоматизировать выставление счетов. Для этого надо было открыть счет в Тинькофф. Это не было для нас проблемой: резервный счет всегда пригодится.
Представитель Тинькофф приехал с договором уже на следующий день. Мне понравилась работа с банком: все вопросы решались за пару часов. Со временем мы полностью «переехали» туда, а счет в старом банке закрыли.
Пока мы искали решение в других банках, потеряли полгода. В Тинькофф от заявки на подключение API до начала работы прошло четыре дня, а само подключение заняло неделю. Для этого понадобился один программист с нашей стороны и два часа его времени в день.
От заявки на подключение API до начала работы прошло четыре дня, а само подключение заняло неделю.
Думаю, что получилось так быстро, потому что в Тинькофф по узкоспециализированным вопросам мы напрямую общались с техническими специалистами, а менеджеры помогали в решении вопросов по обслуживанию счета. Когда общаешься с разработчиками напрямую, работа идет быстрее.
У нас был собственный разработчик в штате, но теоретически можно нанять и фрилансера. Главное, чтобы он знал язык той программы, которую нужно интегрировать с банком. Наш разработчик отметил, что в Тинькофф грамотная документация по API и ему было легко с ней работать.
Как клиент выставляет счета с помощью API
Теперь мне достаточно открыть список контрагентов в своем личном кабинете, нажать одну кнопку «Выставить счета всем» и уйти пить кофе:
Формирование актов через Open API в Тинькофф пока не реализовано, но мы автоматизировали это на своей стороне.
Что теперь происходит: система формирует электронные счета и акты с уже нанесенной печатью и автоматически отправляет клиентам на почту. Параллельно формируются два архива для печати.
Мне все еще приходится рассылать бумажные документы, так как не все учебные центры готовы к электронному документообороту. Но, несмотря на это, процесс теперь занимает два часа вместо двух дней.
Интеграция с банком упростила не только выставление счетов. В личном кабинете видно, кто оплатил, а кто нет, и отображается общая сумма прихода денег.
Выставление счетов с Open API Тинькофф выглядит так:
Где еще можно применить API
Интеграция с функционалом банка с помощью Open API помогает бизнесу автоматизировать ручные операции или оплаты.
Оптовым компаниям. Система отправляет счета клиентам в личный кабинет Тинькофф. После оплаты счета менеджеру приходит уведомление — можно разрешить отгрузку товаров. И не нужно отвлекать бухгалтера от работы.
Маркет-площадкам. B2B-клиенты размещают объявления, а площадка верифицирует их через личный кабинет Тинькофф. Бумажные договоры не нужны.
Операторам связи. Компания может автоматически отправить счет в личный кабинет клиента. Сразу после оплаты она получает уведомление, и клиент продолжает пользоваться связью.
Службам доставки. Лимиты по корпоративным картам настраиваются автоматически: для каждого курьера и каждой покупки.
Если хотите автоматизировать процессы в компании, рассмотрите возможности Open API
Комментарии
1Похоже на ферму RPA-роботов. Молодцы.