Расчеты с физлицами: риски и как их избежать

Массовые выплаты наемным работникам: ошибки работодателя

Массовые выплаты наемным работникам — это перечисление заработной платы, отпускных, больничных, материальной помощи, премий и др. С точки зрения трудового и налогового законодательства они практически не несут в себе риска. Разумеется при условии, что работодатель исполняет все налоговые обязательства, включая роль налогового агента, а также соблюдает Трудовой кодекс.

Массовость выплат работникам по трудовым договорам рискованна только ошибками, которые может допустить бухгалтер при формировании платежного поручения. Ошибки в реквизитах и наименовании получателя приводят к тому, что деньги не доходят до адресата. Хорошо, когда несоответствие обнаружено в тот же день, и деньги можно отправить заново. 

Хуже, когда платеж с ошибкой «уходит» с нормальным статусом: бухгалтер будет думать, что деньги работник получил. Но на деле может оказаться, что сумма «зависнет» в банке получателя и вернется к вам спустя несколько рабочих дней. Вот тогда то ошибка и вскроется. Возможно, вы узнаете о происшедшем раньше: когда не получивший вовремя зарплату работник придет с жалобами. Соответственно, чем больше численность персонала, тем выше риск ошибиться.

Чем грозит

Поздно обнаруженная ошибка в платежном документе на перечисление заработной платы приводит к нарушению срока выплаты зарплаты. Наказывают за это по :

• должностное лицо — предупреждением или штрафом 10 000 — 20 000 рублей;
• ИП — штрафом 1 000 — 5 000 рублей;
• юрлицо — штрафом  30 000 — 50 000 рублей.

За повторное нарушение санкции строже.

При этом нужно будет не только повторно перевести заработок, но еще и выплатить компенсацию — 1/150 ставки рефинансирования за день задержки (если иная компенсация не предусмотрена положениями компании). 

Серьезный конфликт может возникнуть, если сотрудник не смог выполнить свои обязательства из-за задержки платежа. К примеру, несвоевременно заплатил кредит или ипотеку и получил штраф + испорченную кредитную историю. Тут работодатель может стать фигурантом судебного иска от работника.

Как избежать

Этот риск можно минимизировать, переведя расчеты с персоналом в рамки зарплатного проекта. Один раз «привязываете» к каждому работнику номер счета, далее формируете реестр на перечисление, который будет выгружаться в банк. Платежное поручение формируйте одно на всех сотрудников на общую сумму по реестру.

Тинькофф Бизнес предлагает гибкие условия по зарплатному проекту:

• вам не обязательно открывать расчетный счет в Тинькофф;
• реестр на перечисление зарплаты выгружается из 1С;
• выплаты на карты Тинькофф —  бесплатно, в другие банки — бесплатно в пределах лимитов.

Массовые выплаты исполнителям: риски заказчиков

Компании стали чаще заключать гражданско-правовые договоры с физлицами, в том числе теми, кто получил статус самозанятого. Эти договоры не имеют статуса трудовых и подчиняются нормам Гражданского кодекса.

Для компаний такое сотрудничество выгодно. Ведь можно сэкономить на страховых взносах. За исполнителей по договорам ГПХ страховые отчисления ниже, чем за работников по найму. Они составляют 27,1% (ПФР 22% и ОМС 5,1%). А с вознаграждений самозанятых взносы не начисляются вовсе. Самозанятые – лица, которые встали на учет в ФНС и получили этот статус, платят налог за себя сами.  

Кроме того, ответственность исполнителя по договору подряда или оказания услуг масштабнее ответственности наемного работника. К примеру, если работник нанес ущерб работодателю, то удержания из его заработка в возмещение убытков ограничены. Договор с самозанятым или обычным физиком-подрядчиком регулируется ГК, взыскать с исполнителя можно будет не только сам ущерб, но еще пени и неустойки, размер которых установлен ГК и может быть увеличен по соглашению сторон в договоре.

Но экономия при работе с самозанятыми и другими исполнителями-физлицами — это еще и риск. ФНС может решить, что вы намеренно заменяете ими наемных работников и таким образом не доплачиваете взносы в бюджет. Особенно, если таких “заместителей” штатных сотрудников у вас много.

Будьте готовы к тому, что вами заинтересуется не только ФНС, но и трудовая инспекция, если договоры ГПХ будут носить признаки трудовых:

• Обязанности исполнителей носят постоянный характер.
• Выполнение работы контролирует руководство компании.
• Перечисления в адрес исполнителей происходят регулярно (дважды в месяц в те же сроки, в которые платится зарплата наемным сотрудникам).

Бухгалтеры по расчетам часто проводят выплаты всем физлицам в один день. Перевод множества платежей разными способами, по разным реквизитам требует много времени, концентрации и сил — кажется, что проще все сделать разом. Такой подход может навредить предприятию. 

Реестровые выплаты самозанятым в Тинькофф – это быстро и легко. Можно обойтись без реквизитов — ваши исполнители сами выведут деньги на виртуальный кошелек. Не выбирайте «удобные» дни для расчетов, не рискуйте: переводите деньги с Тинькофф легко в любое время.  

• Цель договора — не конкретный результат, а работа как таковая.
• Договором определена оплата за процесс труда, а не за результат.

Если такие признаки в ваших договорах есть — их переквалифицируют, а компанию накажут.

Чем грозит

Переквалификация договора обернется большими тратами, а именно:

1. Доплатой зарплаты до МРОТ, если предусмотренное договором вознаграждение было меньше.

2. От работодателя потребуют доначислить страховые взносы:

• Обязательные в ПФР и ФОМС — 22% + 5,1% — для самозанятых. По договорам ГПХ с физлицами без особого налогового статуса они и так уплачиваются.
• По временной нетрудоспособности и в связи с материнством, от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболевани — 2,9% + установленный ФСС % для работников конкретной организации. Для всех переквалифицированных исполнителей.

3. Санкциями со стороны ФСС и ФНС за просрочку уплаты взносов:

• штраф в размере 40% неуплаченной суммы взносов;
• пени за нарушение срока уплаты взносов в размере 1/150 или 1/300 ставки рефинансирования в зависимости от периода просрочки платежа.

4. Штрафом за нарушение трудового законодательства по ч. 4 ст. 5.27 КоАП на:

• должностное лицо — 10 000 — 20 000 рублей;
• ИП — 5 000 — 10 000 рублей;
• юрлицо — 50 000 — 100 000 рублей.

5. Другими расходами:

• оборудование рабочего места;
• проведение спецоценки условий труда;
• выплатой компенсации за неиспользованный отпуск;
• иными выплатами, предусмотренными трудовым законодательством и положениями организации.

Как избежать

Берите физлиц и самозанятых в качестве исполнителей по договорам ГПХ только на разовые, нерегулярные работы. Оформляйте полный пакет закрывающих документов. Следите, чтобы в договоре ГПХ не было признаков трудовых отношений.