Бухгалтерские программы

Основные справочники в ERP-системах: настройка перед стартом как залог успеха

Планирование — неотъемлемая часть любого успешного проекта, и когда речь идет о внедрении ERP-систем (Enterprise Resource Planning или планирование ресурсов предприятия), важность этой фазы трудно переоценить.
Основные справочники в ERP-системах: настройка перед стартом как залог успеха
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

В ходе подготовительного этапа настройки ERP-системы, ключевое внимание следует уделить справочникам, каменному основанию операционного учета в вашей компании.

Эти справочники лежат в основе всех позже реализуемых процессов и должны быть настроены до начала эксплуатации системы. В противном случае, компании грозит «долгая и болезненная» перенастройка уже работающего учета, что неизбежно ведет к потерям времени и ресурсов.

Справочник «Соглашения» — это инструмент управления детализацией сделок.

Если предпринимательская деятельность организации включает продажи товаров или услуг с различными условиями (такими как цены, скидки, сроки задолженности, графики платежей), то «Соглашения» становятся неотъемлемым инструментом учета. Они позволяют указать конкретные условия каждой сделки, делая рабочий процесс более прозрачным и управляемым.

Однако стоит отметить, что в регламентированном учете справочник «Соглашения» не используется. В этих случаях в работе участвуют только «Договоры», которые также играют важную роль в управлении бизнес-процессами.

«Соглашения» отвечает за заполнение целевых реквизитов в документе (тип цены, скидка, сроки оплаты), которые являются аналитическими разрезами в отчетах, например «Задолженность клиентов по срокам».

Таким образом, справочник «Соглашения» в ERP-системах — это уникальный инструмент, который позволяет вести точный и эффективный учет при наличии сложных сделок с клиентами. Он внедряется в зависимости от специфики бизнеса и может быть настроен для обеспечения оптимальных результатов.

Справочник «Договоры» является одной из ключевых компонентов системы.

Основные функции справочника «Договоры»:

  1. Детализация взаиморасчетов отвечает за  ведение учета по различным объектам расчетов (договор, заказ, накладная). От выбора объекта расчета зависит способ детализации учета расчетов контрагентами, а также порядок оформления отгрузочных и платежных документов. 

  2. В каждом договоре задается группа финансового учета. Это означает, что можно указать, на каких счетах будут отражаться взаиморасчеты с контрагентами, что значительно упрощает бухгалтерский учет и повышает его точность.

  3. В рамках договора указывается статья ДДС, которая будет использоваться для платежных поручений. Это критически важно для корректного и своевременного отчета по ДДС и ведомости по движению денежных средств.

Поскольку договоры лежат в основе бухгалтерского и налогового учета, важно тщательно подходить к их настройке. Изменение детализации в договорах после начала ведения учета не рекомендуется, так как это потребует перепроведения всех первичных документов

В управлении финансами компании особую роль играет анализ доходов и расходов. Одним из важных инструментов, который обеспечивает точность и понятность такого анализа в ERP-системах, являются справочники «Статьи доходов» и «Статьи расходов»

Справочник «Статьи доходов» позволяет не только упорядочить данные о доходах, но и использовать их для составления детализированных управленческих отчетов, которые имеют решающее значение для принятия обоснованных бизнес-решений:

  1. Справочник позволяет классифицировать доходы по различным статьям, что облегчает их идентификацию и анализ. Это может включать разделение доходов по типам продуктов, видам деятельности, географическим регионам или любым другим критериям, релевантным для вашего бизнеса.

  2. Статьи доходов используются при оформлении первичных документов, что позволяет автоматически вести учет доходов в соответствии с заданной структурой. Это упрощает последующий анализ и обработку данных.

  3. Наличие четко настроенного справочника «Статьи доходов» позволяет легко составлять управленческие отчеты, включая отчеты о доходах и расходах. Эти отчеты показывают полную картину финансового состояния компании и помогают руководству принимать обоснованные решения на основе актуальных данных.

Учитывая, что структура статей доходов напрямую влияет на управленческую отчетность и анализ бизнес-процессов, крайне важно тщательно подходить к процессу их настройки.

Статьи должны быть логично организованы и легко адаптируемы к изменениям в операционной деятельности или стратегии компании.

В вашей компании сложная система учета, или система обрушилась после обновления прямо перед сдачей отчетности, или в программе что-то работает не так, как раньше — профессионалы компании ТРИО оперативно устранят все проблемы. Поддержка КОРП решат даже самые сложные задачи благодаря многогранному опыту специалистов. Вы получаете не только техническое внедрение и поддержку программы, но и комплексное сопровождение ваших бухгалтерских и управленческих процессов. Настроим учетную политику и проведем аудит. Это выгодное решение для вашего бизнеса: за год ваша экономия с Поддержкой КОРП по сравнению с собственным ИТ-отделом составит от 26 до 83%.

Справочник «Статьи расходов»

В современном бизнесе, где каждая деталь может существенно повлиять на финансовые результаты, важность правильной настройки ERP-системы и, в частности, справочника «Статьи расходов» не может быть переоценена. Этот справочник является краеугольным камнем бухгалтерского, управленческого и налогового учета, от его настройки зависит точность и эффективность ведения финансовой отчетности.

Своим пользователям 1С:ERP предлагает достаточно обширный функционал по работе с затратами — доступна классификация затрат предприятия в различных вариантах, способы распределения затрат в зависимости от их экономической сущности и методов учета, множество аналитик и разрезов учета, возможность по-разному учитывать затраты для целей управленческого и регламентированного учета.

Структура справочника «Статьи расходов» должна быть тщательно продумана и настроена до начала учетной деятельности. Если первоначальная настройка выполнена неправильно, это может привести к необходимости переработки документации задним числом, что сопряжено с дополнительными сложностями и может отрицательно сказаться на финансовых результатах.

Для качественной настройки этого важного справочника необходимо привлечь специалиста, обладающего глубокими знаниями и практическим опытом работы с ERP-системами. Помимо теоретических знаний по учету, такой специалист должен понимать специфику вашего бизнеса, чтобы справочник был настроен таким образом, чтобы максимально отвечать потребностям предприятия.

Справочник «Статьи ДДС»

Справочник статей ДДС — аналитический инструмент управленческого учета, позволяющий детализировать движение средств предприятия, используя который получают отчеты в разрезе выделенных статей, осуществляют их анализ и контроль.

Справочник лежит в основе отчетов по движению денежных средств, в которых четко указываются статьи ДДС. Это дает возможность точно анализировать денежные потоки, связанные с налогом на добавленную стоимость, а также эффективно планировать налоговые обязательства и возможности для возмещения.

Позволяют автоматизировать процесс отнесения операций к соответствующим статьям ДДС, что значительно ускоряет и упрощает работу бухгалтерии. Настройка этого процесса может быть выполнена как в ручном, так и в автоматическом режиме:

  • В ручном режиме пользователь самостоятельно выбирает, к какой статье ДДС отнести ту или иную операцию на основании аналитических данных.

  • В автоматическом режиме настройка системы позволяет заранее определить правила классификации операций, после чего система сама присваивает каждой операции соответствующую статью ДДС.

Корректная настройка справочника «Статьи ДДС» является критически важным аспектом для обеспечения точности бухгалтерской и налоговой отчетности.

Заключение

В современном бизнес-процессе, где эффективность операций во многом зависит от качества и точности учета, важность правильной настройки основных справочников в ERP-системах является абсолютно критической. Справочники, такие как «Статьи доходов», «Статьи расходов» и «Статьи ДДС», формируют основу всей системы учета и управленческого анализа.

Эти справочники помогают корректно структурировать и классифицировать данные, они обеспечивают точность финансовой и бухгалтерской отчетности, способствуют прозрачности бизнес-процессов и повышают управляемость финансами. Их настройка в значительной мере определяет, насколько успешно организация сможет использовать возможности ERP-системы.

Однако, безусловно, настройка этих справочников требует специализированных знаний и понимания бизнес-процессов. Поэтому крайне рекомендуется доверить эту работу квалифицированным специалистам, предпочтительно с практическим опытом работы с конкретной ERP-системой, чтобы обеспечить максимальную эффективность учета.

Внедрение «1С:ERP 2»

Мы предлагаем полный спектр профессиональных услуг по быстрому внедрению и поддержке 1С:ERP

Реклама: ООО «Трио», ИНН: 6322039268, erid: LjN8K21iR

Начать дискуссию