Этапы развития учета в компании: от Excel до ERP

Когда компания только начинает коммерческую деятельность, ее основные задачи сосредоточены на выстраивании бизнеса и контроле за основными процессами. На этом этапе Excel часто становится лучшим решением для управленческого учета. Он гибок, удобен и не требует значительных затрат, что идеально подходит для начинающих компаний с ограниченными ресурсами.

Однако по мере роста бизнеса и увеличения сложности операций, компания сталкивается с необходимостью перехода на более специализированные решения. Рассмотрим этот процесс поэтапно.

Первый этап: Excel — лучшее решение для старта

На начальном этапе развития компании Excel является незаменимым инструментом для управленческого учета. Вот почему:

Простота и доступность: Excel — это доступный и знакомый большинству инструмент. Не требуется длительного обучения для его использования, и компания может начать учет практически с первых дней работы.
Гибкость: Excel позволяет легко настроить таблицы и формулы для различных задач: отслеживание затрат, расчет прибыли, планирование бюджета и многое другое. Это делает его универсальным решением для небольших компаний, которые еще не имеют сложных бизнес-процессов.
Низкие затраты: на начальных этапах бизнеса каждая копейка на счету. Excel не требует дополнительных затрат на приобретение сложных программных решений или интеграций, что делает его оптимальным выбором для стартапов.

На этом этапе компания может эффективно управлять своими операциями, минимизируя затраты на IT-решения.

Управленческая отчетность, финансовые показатели и прогнозирование могут вестись в Excel без необходимости в более сложных системах.

Второй этап: специализация и частичная автоматизация

С развитием бизнеса операционные процессы становятся сложнее, и компания начинает сталкиваться с новыми вызовами. Увеличивается объем данных, и ручной ввод информации становится более трудоемким.

На этом этапе Excel продолжает быть полезным инструментом, но часть процессов уже требует более специализированного подхода.

Автоматизация сложных операционных процессов: например, компания начинает сталкиваться с потребностью в автоматизации таких задач, как бухгалтерский учет, расчет налогов, управление зарплатами или складскими запасами. Эти операции могут быть частично автоматизированы с помощью специализированных программ для бухгалтерского учета и финансов.
Частичная интеграция с Excel: хотя специализированные программы облегчают учет, компания может продолжать использовать Excel для анализа данных, построения отчетов и ведения управленческого учета. Важно то, что на этом этапе Excel уже начинает терять свою эффективность для управления всей операционной деятельностью.
Расширение бизнеса и его процессов: по мере роста компании она может столкнуться с необходимостью в более сложных инструментах для управления несколькими подразделениями, проектами и операциями. На этом этапе Excel может стать ограничением, поскольку ведение сложных взаимосвязанных операций вручную увеличивает вероятность ошибок.

На этом этапе, Excel уже может не справляться, так как не отвечает критериям скорости работы, быстрого объединения нескольких данных из разных таблиц в одну, а также систематизации и классификации разрозненной информации, когда разные подразделения ведут учет как им нравится, а не так, как нужно для единого учета, и нужно уже задаваться над следующем этапом автоматизации.

Третий этап: переход на системы ERP-класса

Когда компания ставит перед собой амбициозные цели по развитию и сталкивается с необходимостью управления множеством процессов, Excel уже не может удовлетворять потребности бизнеса в автоматизации и точности. Это момент, когда возникает необходимость перехода на ERP-системы.

Сбор данных со всех участков бизнеса: по мере роста компании важным становится автоматизация сбора данных с различных подразделений — от бухгалтерии и управления закупками до производства, логистики, продаж и других участков деятельности компании.
ERP-системы интегрируют всю информацию в единую платформу, позволяя эффективно управлять всеми процессами и получать актуальные данные в режиме реального времени.
Планирование и прогнозирование: ведущие компании, стремящиеся к масштабированию, нуждаются в более глубоком уровне планирования и прогнозирования.
Excel, с его ограничениями по обработке больших объемов данных и сложными взаимосвязями между подразделениями, уже не справляется с такими задачами.

ERP-системы позволяют делать прогнозы, основываясь на актуальной информации и анализировать разные сценарии развития.

Снижение операционных рисков и повышение эффективности: ERP-системы автоматически выполняют многие процессы, которые в Excel требуют ручного ввода. Это снижает риск ошибок и ускоряет выполнение задач. Кроме того, интеграция всех участков бизнеса позволяет быстрее принимать решения и улучшать координацию между различными подразделениями.

Заключение

На каждом этапе развития компании свои инструменты управления и учета играют ключевую роль.

Excel остается лучшим решением на начальном этапе, когда компания только начинает коммерческую деятельность и ведет простые операции. Однако по мере роста и увеличения сложности бизнес-процессов Excel становится неэффективным для учета и планирования.

Когда компания переходит к более сложным задачам, связанным с автоматизацией операционной деятельности, ей требуются специализированные программы и системы учета.

Наконец, для компаний, ставящих перед собой амбициозные цели и сталкивающихся с масштабированием бизнеса, ERP-системы становятся необходимостью.

Они обеспечивают полную автоматизацию, эффективное планирование и интеграцию всех бизнес-процессов в единое решение, которое позволяет компании расти и управлять своими ресурсами с максимальной эффективностью.

Ключевым моментом в переходе от Excel к ERP является осознание того, что Excel подходит только для ограниченного объема задач и простой структуры, тогда как ERP предоставляет полноценное решение для управления всем бизнесом.