Как справиться с самой большой проблемой производительности, о которой вы, возможно, никогда не слышали.
Наши телефоны сигналят каждые две минуты, предупреждая о новых сообщениях и постах. Мы тратим много времени на проверку имейлов и постоянно тревожимся, потому что не успели ответить на письма коллег. Эта суета опасна — она заставляет нас прекрастинировать. Что такое прекрастинация и как с ней справиться? Читайте советы эксперта по производительности Криса Бейли.
Термин «прекрастинация» придумал Дэвид Розенбаум, профессор психологии Калифорнийского университета в Риверсайде. Прекрастинация — малоизвестная ловушка производительности, из-за которой мы слишком быстро и необдуманно беремся за выполнение задачи. В отличие от прокрастинации, прекрастинация стимулирует нас как можно быстрее делать свою работу, даже за счет дополнительных неоправданных затрат. В результате мы прилагаем ненужные усилия и теряем выгоды, хотя могли бы избежать этого при помощи простого планирования.
Спешка приводит к расточительству
Многие считают, что производительность — это выполнение большого количества задач за меньшее время. Но на самом деле быть производительным значит концентрировать внимание на самой важной работе и делать ее со всей тщательностью.
Как и прокрастинация, прекрастинация может вредить делу. Например, вы и ваша команда готовитесь к сложному проекту. Коллеги отправили несколько электронных писем с просьбой разъяснить некоторые моменты. Вместо того чтобы написать обдуманный ответ или запланировать звонок для обсуждения, вы отправляете им серию неполных тезисов. Отсутствие ясности порождает дальнейшие вопросы, и в результате вам потребуется больше усилий, чтобы вернуть работу в нужное русло.
Почему мы прекрастинируем
Некоторые эксперты предполагают, что прекрастинация связана с эффектом простой срочности. Он заставляет нас отдавать приоритет краткосрочным задачам в ущерб долгосрочным, даже если те более важны.
Недавние исследования показали также, что мы можем прекрастинировать, чтобы очищать свою память. Наши умственные способности ограничены — как правило, мы способны удерживать в кратковременной памяти около четырех уникальных фрагментов информации. Это значит, что наше внимание засоряется незначительной информацией. Чтобы ее забыть, нам нужно выполнить пару бессмысленных действий: прочитать сообщения и запланировать встречи с друзьями на выходные, посмотреть видеоролик, который прислал друг, проверить продукты в холодильнике и составить список покупок.
Но когда речь заходит о действительно важной задаче, в вашем рабочем плане прекрастинации не должно быть места.
Как избежать прекрастинации
Борьба с прекрастинацией начинается с осознанности и решимости победить. Вот несколько способов, которые помогут определить, когда задачи можно сделать быстро, а когда лучше запланировать на них больше времени и хорошо все обдумать:
- Спросите себя, выиграет ли эта задача от дополнительного времени? Прекрастинация случается, когда мы работаем на автопилоте. Даже во время сильной загруженности остановитесь и подумайте обо всех задачах в вашем ежедневнике. Работу, которая требует творческого, вдумчивого или эмоционального подхода, лучше делать медленно.
- Знайте, какие задачи вы можете решить быстро. Работу, которая занимает всего несколько минут, лучше делать быстро, чтобы потом не отвлекаться.
- Ведите календарь и список дел. Наверное, это не станет для вас откровением, но внешние проявления отвлекающих факторов помогают разгрузить ум. Отслеживая встречи, задачи, идеи при помощи блокнота или приложения для смартфона, вы сможете оценить загруженность и организовать работу. Так вы освободите свое ментальное пространство от лишних данных и решите, куда стоит направить энергию.
- Вспомните свой самый продуктивный день. Попробуйте замедлить темп и работать так же вдумчиво и с такой же вовлеченностью, с которой работали тогда. Потери в скорости вы легко восполните продуктивностью, сможете расслабиться и почувствуете себя счастливым.
Запомнить
- Прекрастинация — это ловушка производительности, из-за которой мы слишком быстро и необдуманно беремся за выполнение задачи. При этом тратим на нее больше ресурсов и энергии.
- Быть производительным не значит делать много дел за короткое время. Производительность — это умение концентрироваться на важном и выполнять задачи с максимальной тщательностью. Как раз этому прекрастинация и мешает.
- Скорее всего, люди прекрастинируют, чтобы очистить свою память от лишней информации.
- Чтобы справиться с прекрастинацией, нужно постоянно анализировать список задач и знать, для чего понадобится дополнительное время, а что можно решить быстро, а также вести списки дел и рабочий календарь.
Развивайте навыки вместе с нами!
2000 курсов по 30 направлениям обучения в Русской Школе Управления
По материалам cnbc.com
Автор: Иван Ильин
Источник: медиапортал Русской Школы Управления
Начать дискуссию