Рассказываю, почему использовать личные ящики сотрудников — плохая идея, и как почта для бизнеса на платформе VK WorkSpace сделала нашу работу удобнее и безопаснее.
Важные письма теряются среди рекламы и спама
Личная почта часто переполнена рекламными сообщениями и спамом, и среди них очень легко упустить действительно нужное письмо. Однажды бухгалтер нашей компании ждала от клиента важную информацию. И когда времени на ожидание больше не оставалось, пришлось направить ему письмо-напоминание. Выяснилось, что клиент уже давно выслал нам всю необходимую информацию, но это письмо просто затерялось среди рекламных рассылок.
Согласитесь, не самая приятная ситуация: нередко именно такие моменты наносят серьезный ущерб репутации. Нам удалось быстро решить проблему, но это заставило задуматься об отказе от использования личных ящиков сотрудников.
Еще один аргумент в пользу перехода на корпоративную почту — отсутствие в ней встроенных рекламных баннеров. Такие баннеры отвлекают, и сотруднику становится сложно сосредоточиться на своих задачах. А если баннер содержит интересное для сотрудника предложение, то через какое-то время можно обнаружить, что вместо работы над отчетом он выбирает отель для летнего отдыха или новую кофемашину.
Как VK WorkSpace решает проблему?
На почту сотрудников в VK WorkSpace приходят только рабочие письма.
Это гарантирует: важное письмо не затеряется среди личных рассылок сотрудника и не имеющих отношения к работе уведомлений.
А еще в корпоративной почте в сервисе VK WorkSpace нет отвлекающих баннеров, но зато есть антиспам. Рекламные рассылки выявляются и блокируются автоматически.
Личная почта часто несовместима с этикой делового общения
В личной почте у сотрудника может быть любой ник и любая аватарка — на то она и личная. Но у наших клиентов такие письма нередко вызывали недоумение. Мы стараемся придерживаться правила: деловая переписка предполагает использование реальных имени и фамилии, а также нейтральной аватарки.
Как VK WorkSpace решает проблему?
Сервис VK WorkSpace позволяет создать почту на собственном домене компании: после @ можно указать свое название.
Во-первых, это повышает уровень доверия, особенно если мы только начинаем сотрудничество с новым партнером. Во-вторых, каждому сотруднику создается корпоративный ящик с реальными именем и фамилией.
А еще в почте для бизнеса мы настроили шаблон письма: теперь подпись добавляется автоматически. Например: «С уважением, компания «Мой бухгалтер». Телефон для связи: +7 (777) 777-77-77».
Организуйте совместную работу команд с VK WorkSpace
Почта, календарь, мессенджер, видеозвонки, диск и документы на одной платформе в SaaS-версии или в контуре компании
Данные находятся под угрозой
Почтовые сервисы, на которых пользователи создают личные почтовые ящики, не всегда надежно защищены.
Взлом ящика — ситуация достаточно распространенная, а наши сотрудники имеют доступ к конфиденциальной информации и часто ее пересылают. И если использовать для этого личную почту, для хакеров не составит труда получить доступ к таким сведениям.
А еще сотрудники иногда удаляют важные письма из личной почты. Приходится просить клиента повторно прислать нужную для работы информацию, а это не только тормозит выполнение задачи, но и негативно влияет на впечатление от сотрудничества.
Как VK WorkSpace решает проблему?
С корпоративной почтой на платформе VK WorkSpace мы больше не переживаем по поводу взлома ящика — в нее встроен антивирус Касперского и антифишинг. Дополнительно настроили двухфакторную аутентификацию для еще большей защиты. А удаленное письмо теперь легко восстановить. После удаления письмо отправляется в специальную папку, из которой администратор может его вернуть.
У уволившихся сотрудников остается доступ к письмам
Сотрудники, которые ведут переписку с личного ящика, и после увольнения сохраняют доступ к переписке и могут продолжить общение с клиентами. К сожалению, нашей компании пришлось столкнуться с подобной ситуацией.
Как VK WorkSpace решает проблему?
У руководителя есть возможность назначить администратором себя: это позволяет управлять правами доступа для других пользователей корпоративной почты. Например, уволившегося сотрудника можно заблокировать и у него не будет доступа к почте. При этом у администратора платформы останется доступ к его ящику. Это позволяет не потерять клиентов и не раскрыть конфиденциальную информацию.
Возникают проблемы с передачей доступа к почте
Сотрудник может отсутствовать на рабочем месте, и если переписку с клиентами он ведет со своей личной почты, даже непродолжительное отсутствие негативно сказывается на работе компании. Конечно, раньше мы пытались решить проблему различными способами, например, просили клиентов писать на другой адрес. Но чаще всего они упорно продолжали отправлять письма на привычную почту.
Передача логина и пароля коллеге, который временно замещает отсутствующего сотрудника, тоже не всегда возможна: не каждый готов предоставить доступ к своей личной почте. И вообще все мы знаем, что раскрывать пароль — это небезопасно. В результате за время отсутствия накапливается не только огромное количество непрочитанных сообщений, но и недовольство клиентов.
Как VK WorkSpace решает проблему?
Есть несколько способов. Один из них — автоматические ответы, которые настраиваются в почтовой системе. В тексте автоответа можно указать контакт для связи на время отсутствия.
Также на платформе VK WorkSpace доступ к почте можно предоставить без логина и пароля. Дополнительное преимущество сервиса — возможность установить временные рамки, на протяжении которых коллега будет иметь доступ к ящику. Например, устанавливаем временные рамки — 14 дней: в этом случае через две недели у коллеги исчезнет доступ к почте.
Хочу подключить корпоративный почтовый сервис. Как это сделать с максимальной выгодой?
Почта для бизнеса на платформе VK WorkSpace — это удобное и безопасное решение. Причем вы можете не ограничиваться только почтой с безлимитным объемом ящика: на платформе также есть облачное хранилище с совместным доступом к документам, мессенджер, видеоконференции и другие сервисы. А еще здесь можно интегрировать чат-боты.
До 25 декабря 2024 года действует акция — 30% скидка на все сервисы VK WorkSpace по промокоду KLERK30. Воспользоваться промокодом просто:
Создайте личный кабинет на платформе VK WorkSpace.
Пополните баланс и выберите тариф «Выгодный».
Введите промокод KLERK30 в соответствующее поле.
Узнать больше о применении промокода вы можете здесь. А еще мы подготовили инструкцию о подключении к платформе и регистрации: с ее помощью начать пользоваться сервисами VK WorkSpace ещё проще.
Организуйте совместную работу команд с VK WorkSpace
Почта, календарь, мессенджер, видеозвонки, диск и документы на одной платформе в SaaS-версии или в контуре компании
Реклама: ООО «ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7714415613, erid: LjN8K8PLw
Начать дискуссию