Без отчетности немыслимо ни стратегическое, ни оперативное управление предприятием. Но ответственные лица не всегда успевают подготовить ее в срок. Особенно эта проблема заметна в компаниях, которые имеют удаленные подразделения. Тем не менее, процесс создания отчетности можно ускорить.
Дмитрий Торба, зам. директора Департамента управленческих
технологий и учетных систем АКГ «РБС»
Денис Шальнев, ведущий консультант Отдела проектирования
учетных систем АКГ «РБС»
Финансовую отчетность предоставляют не только в налоговые органы, но также инвесторам и кредитным организациям. Кроме того, отчетность необходима для планирования и оптимизации налоговых платежей компании.
Консолидация финансовой информации для целей управления зачастую занимает 20–30 дней и более. Конкретный срок зависит от уровня квалификации и технологической оснащенности финансово-экономической службы, а также целого ряда других причин. Сокращение этого срока позволит существенно повысить качество планирования. У менеджмента появится дополнительное время для анализа информации и принятия решений, что также приведет к повышению точности и достоверности планирования.
Сократите срок подготовки отчетности и убедитесь в том, как позитивно это скажется на оперативной управляемости всего производственного комплекса.
Так, менеджеры, основываясь на результатах предварительной (промежуточной) отчетности, смогут оперативно перераспределять финансовые ресурсы.
С точки зрения налогообложения, более сжатые сроки получения отчетности позволят повысить качество налогового планирования, так как больше времени остается для анализа информации. К тому же возрастет точность налоговых расчетов, поскольку будет обеспечен дополнительный контроль над движением документов, формируемых для целей налогового учета.
Сократить сроки подготовки финансовой и налоговой отчетности можно за счет комплексного подхода. Для того, чтобы его реализовать, необходимо:
- изменить принципы учета и составления отчетности. Это не касается налогового учета в силу присущей этому виду учета жесткой законодательной регламентации;
- оптимизировать действующую систему документооборота, в том числе усилить контроль за движением документов;
- улучшить качество автоматизированных процессов обработки информации.
Методология Accruals
Чтобы сократить сроки подготовки финансовой и налоговой отчетности, компании часто применяют так называемый метод «начислений» (или Accruals).
Данный термин заимствован из международных стандартов финансовой отчетности. Так, положение о стандартах финансового учета 1 (US FASB) гласит: «учет по принципу начислений осуществляется с целью отражения финансового влияния на предприятие операций и прочих событий и обстоятельств, которые имеют для предприятия последствия в плане движения денежных средств в те периоды, в которые имели место указанные операции, события и обстоятельства, а не только в те периоды, когда денежные средства были получены или уплачены данным предприятием».
Иными словами, при методе «начислений» информация о совершенной хозяйственной операции попадает в отчетность вне зависимости от того, получены ли первичные документы и закончена ли их обработка.
Возможны два вида начислений (Accruals):
- информацию готовят на основе не полностью оформленного или отсутствующего документа. Основные реквизиты этого документа должны быть точно определены. То есть они должны быть известны, но с допущением, что полностью оформленным документ поступит в учетную службу позднее;
- информацию о хозяйственной операции берут из расчета прогнозируемой или запланированной суммы. Этот расчет делает специалист, отвечающий за проведение операции.
В процессе работ по сокращению сроков подготовки отчетности доля Accruals первого вида должна увеличиваться, а Accruals второго вида – уменьшаться.
При методологии Accruals основанием для учетных данных становятся (данная терминология предложена авторами – Прим. ред.):
n «полные» документы, то есть полностью оформленные так, как этого требует российское законодательство и внутренние регламенты компании;
- «неполные» документы, то есть оформленные не полностью, с точки зрения соответствия требованиям законодательства;
- «квазидокументы», то есть специальные документы, заменяющие не полученные к моменту подготовки отчетности документы. Формы «квазидокументов» должны быть дополнительно описаны в учетной политике компании.
Компании, которые решат внедрить метод Accruals, должны будут составлять «предварительную» отчетность (т. е. ускоренно подготовленную отчетность с использованием метода «начислений»). Кроме того, им придется готовить и «окончательную» отчетность, то есть ту, что сделана в обычном порядке.
«Окончательная» отчетность служит эталоном. По ней надо будет определять, насколько надежна в использовании «предварительная» отчетность. При этом дорабатывать учет, используя методологию Accruals, следует до тех пор, пока расхождения между двумя вариантами отчетности не станут несущественными. Уровень существенности расхождений устанавливается индивидуально для каждого предприятия. Как правило, он находится в пределах 5 процентов от соответствующих статей отчетности.
После того как расхождения между отчетностями станут незначительными, компания сможет перейти к подготовке только ускоренной отчетности. Ускоренная отчетность будет считаться «окончательной». Данные такой отчетности могут быть непосредственно использованы как для управленческих целей, так и для подготовки стандартной бухгалтерской отчетности.
Оптимизация документооборота
Сейчас на многих предприятиях график документооборота существует лишь формально. Бывает, что некоторые документы теряются, пока перемещаются внутри организации.
Таким образом, чтобы сократить сроки подготовки финансовой и налоговой отчетности, необходимо прежде всего изменить неэффективную систему документооборота. В частности, компании потребуется:
n проанализировать систему документооборота. Возможно, процедуру оформления и согласования документов по отдельным операциям получится упростить;
- определить перечень документов, наиболее существенных для учетного процесса;
- усовершенствовать систему контроля за движением этих документов;
- в случае необходимости внедрить практику регистрации движения электронных аналогов документов (электронных реестров).
Эти шаги помогут не только сократить сроки подготовки отчетности, но и создадут предпосылки к переходу компании на электронную систему документооборота.
Совершенствование автоматизации
Кроме того, необходимо обратить внимание и на программные продукты, используемые в компании. В настоящее время на российских предприятиях внедрено множество различных систем автоматизированного учета. Так, в рамках одной компании могут действовать несколько различных учетных систем на различных программных платформах. В результате у компании появляются такие проблемы:
- дублирование ввода одинаковой информации в различных подразделениях;
- отсутствие четкого регламента и согласованного механизма обмена информацией между базами данных.
Данные проблемы необходимо решить в ходе проекта по сокращению сроков подготовки отчетности на основе предварительно разработанной концепции. Она должна учитывать как особенности методологии Accruals и изменения в документообороте, так и цели интеграции информационных систем компании.
Как внедрить Accruals
Для получения максимальной выгоды от сокращения сроков подготовки отчетности целесообразно применять проектный подход. Он позволит реализовать такие работы с максимальной эффективностью и минимальным отвлечением ресурсов.
Проект можно разделить на следующие этапы:
1-й этап. Разработка концепции, определяющей методологические и организационные аспекты изменений в подготовке отчетности. На этом этапе следует провести анализ существующей системы учета и отчетности. Его цель – выявить факторы, которые тормозят подготовку отчетности, разработать способы их преодоления и установить достижимые сроки подготовки отчетности компании. Далее необходимо прописать методологию реализации проекта с учетом особенностей конкретного предприятия. Затем следует разработать детальный план-график реализации проекта. На этом этапе нужно определить состав и полномочия рабочих групп, а также пилотный участок для последовательной реализации проекта. Как правило, в качестве пилотного выступает участок учета, в наибольшей степени влияющий на продолжительность закрытия периода.
2-й этап. Реализация положений концепции. Она происходит в двух разрезах:
- по дочерним (управляемым и т. д.) предприятиям либо другим структурным единицам компании;
- по различным участкам учета или их группам (например, учет основных средств, учет материалов, учет затрат и т. д.).
В ходе выполнения второго этапа компания достигает следующих результатов. Во-первых, бухгалтерская служба быстрее получает готовые первичные документы. Во-вторых, информация, необходимая для подготовки отчетности, поступает в бухгалтерию оперативнее. Это происходит благодаря замене отсутствующих документов законодательно определенными документами-аналогами. В итоге срок подготовки отчетности значительно сокращается.
Материал предоставлен журналом «Консультант» , №21 2004 г
Комментарии
1😩