Источник http://stocktake.chat.ru/

Данное пособие предназначено для руководителей, сотрудников контрольно-ревизионных отделов и отделов службы безопасности, желающих улучшить учётную политику предприятия, сократить потери при товарообороте, выявить внутренние резервы и иметь объективное представление о сохранности товарно-материальных ценностей (тмц). Как правило, вопрос о сохранности тмц начинает беспокоить руководство при расширении штата сотрудников, увеличении объёма продаж и, соответственно, товарооборота. За семь лет работы на разных предприятиях в сфере учёта, мне довелось столкнуться с типичными ошибками, которые допускаются администрацией на начальных стадиях разработки учётной политики. Данное руководство рассматривает проблемы учёта в розничной и оптовой торговле (бар, магазин, склад).

Итак, вы решили контролировать товарооборот. Первое, что необходимо запомнить: Во всех случаях сократить потери можно только за счёт увеличения затрат (время, трудовые ресурсы, нагрузка на компьютерную систему и/или систему видео наблюдения и т.д.). Сложность заключается в том, что надо найти золотую середину между жесткими мерами контроля и оперативностью движения тмц. Так, предположим, что ежемесячные потери в вашем магазине составляют 1000руб. Имеет ли смысл дополнительно нанимать сотрудника в службу безопасности с окладом 5000руб. или же можно обойтись анализом данной недостачи с соответствующими административными мероприятиями? Что я понимаю под анализом недостачи – в первую очередь сбор информации:

1) каких именно товаров не хватает.

2) когда, приблизительно или точно, возникла недостача.

3) в чью смену недостача увеличивается.

4) какие результаты подсчёта были в прошлую инвентаризацию.

5) когда было последнее поступление товара, кто его принимал.

6) характер товара (габариты, спрос на товар)

7) условия хранения и транспортировки товара.

8) кто отпускал или оформлял продажу товара (если небольшой оборот)

Благодаря подобной информации мы сможем обнаружить и устранить слабые места в технологии передвижения товара и выявить злоупотребления персонала.

Противоположный пример: после проведения инвентаризации был обнаружен излишек товара на сумму 1000руб. Имеет ли смысл радоваться этому? Если Вы полагаете, что Ваши сотрудники приносят товар из дома, то - да, иначе любой излишек может (даже должен) обернуться недостачей другого товара или же недостачей этого товара в следующую инвентаризацию.

Система учета тмц должна отвечать следующим требованиям:

1) надёжность и достоверность сравниваемых данных.

Это требование, прежде всего, касается компьютерной системы. Даже если вы установили широко распространенное ПО («1С», «Алеф», «Галактика», «Парус»), то вполне возможно, что при настройке или создании дополнительных модулей программисты не учли некоторые факторы, влияющие на результаты учёта. Достаточно распространены ошибки, связанны с обработкой отрицательного количества товара по компьютерной системе, проверок ввода данных (пожалуй, самый яркий случай в этой области, когда вместо цифры 0(ноль) вводится буква «О» - такое «количество» не будет учтено). Особое внимание обратите на ввод даты, некоторые программные продукты воспринимают дату по иным системам записи (к примеру: месяц-день-год). Особенно, при тестировании новой системы, обращайте внимание на то, как с ней будут работать пользователи (где они могут допустить ошибку, что не удобно при работе, что может отвлечь и на что наоборот могут не обратить внимания и т.д.), дело в том, что программисты не всегда глубоко вникают в область, для которой пишут, поэтому, лучше потратить время на тестирование, чем потом на доработку за деньги.

После всех тестирований вы установили, что система работает «как часы», теперь пора подумать об организации и хранении первичной документации. Данные в компьютер вводят живые люди, поэтому важным моментом является оперативное устранение ошибок. Документация (накладные, ордера и т.д.) должна храниться по уникальным номерам, замечу, что эти номера должны присутствовать и в компьютерной системе. Однако, если это не возможно (причины: большое количество документов и/или отсутствие уникальности в их нумерации), то хранение надо организовать по дате поступления документов, хотя в этом случае поиск и сверка займут больше времени. В целом поиск документа (при отсутствии его уникальности) наиболее приемлемо осуществлять по следующим критериям:

а) Тип документа

б) Дата поступления документа

в) Время поступления

г) Интересующий товар

д) Количество и/или сумма

Устранение ошибок желательно осуществлять по специальной систематизированной документации, которую вы сами можете разработать и на ее основе будут делаться соответствующие исправления.

Так же вопрос достоверности касается и проведения подсчёта товара при инвентаризации. О методах инвентаризации мы поговорим чуть позже, здесь же надо заметить, что наиболее разумно проводить подсчёт одного и того же товара два раза разными сотрудниками, сравнить их цифры, при возникновении расхождений пересчитать лично, после, если существует разница между тем количеством, которое должно быть и фактическим, сделать новый подсчёт, опросить материально ответственных лиц, проверить движение товара и только после этого объявить о недостаче или излишке.

2) оперативность получения необходимой информации

Во время работы предприятия накапливается достаточно большое количество первичной документации, которую в любом случае необходимо архивировать, а потом и уничтожать. Хоть компьютерная система и способна хранить достаточно большой объем данных, но рано или поздно это сказывается на производительности. Поэтому вопрос оперативности лучше всего решать следующим образом – для успешной инвентаризации необходимы результаты предыдущей и вся информация по передвижениям товаров с момента корректировки результатов прошедшей инвентаризации, с этим количеством информации вполне справится любая профессиональная компьютерная система учета.

3) возможность зафиксировать положение товарооборота в момент проведения инвентаризации

Существует возможность проверки товара без остановки торговли (продавцы или складские работники записывают, что они продают или выдают). Однако, я настоятельно рекомендую перед проведением инвентаризации временно остановить товарооборот. Как правило, инвентаризации проводятся в выходные, ночью или в наименее загруженные дни. Так же перед началом подсчёта необходимо не забыть проверить – вся ли документация проведена по компьютерной системе.

4) сотрудничество коллектива

Не секрет, что сотрудники не любят новшеств, связанных с изменением устоявшихся технологий работ. Те, кто внедрял новую учетную политику в сплоченный устоявшийся коллектив, прекрасно знает такие выражения как - «вы что, нам не доверяете?», «мы и так очень сильно заняты», «мы будем торговать или считать?» и т.д. Как правило, попытки руководства «испугать» людей тем, что увеличились недостачи, дают повод для внутренних трений и разлада в коллективе. Попытки ввести в приказном порядке новые правила эффективно воздействуют на сотрудников, но, в свою очередь, нагнетают отношения между руководством и работниками. Выйти из этого положения с наименьшим отрицательным эффектом можно при использовании формулировки – «Порядок и учет все равно будет, а если сможете, то придумайте что-нибудь получше». Если материально ответственное лицо не ворует и не хочет отвечать за других, то учет в его же интересах. Безусловно, что система учета должна быть подстроена под особенности предприятия, но при этом учет всегда должен быть учетом.

Пришла пора поговорить о внезапных ревизиях. Не обязательно обращать внимание на слово «внезапные», заставать врасплох продавца или кладовщика дело не благодарное, а иногда и чреватое. В первую очередь надо учитывать график работы и объём нагрузок во время проверки. Внезапные ревизии должны минимально сказываться на покупателях. В принципе, для себя можно сразу составить график проверок (так что бы охватить наиболее «тяжелые» участки) и корректировать его по обстоятельствам. Как правило, мотивом для проверки служит определённая информация, добытая из компьютерной системы или более традиционными методами. Контроль тмц без общения с людьми невозможен. Лучше всего сразу взять с собой данные из компьютерной системы и при сравнении результатов попытаться расследовать обнаруженные несоответствия «по горячим следам».

Несколько слов об оперативном реагировании на изменения в товарообороте. В первую очередь это кражи, обнаружение брака и другие моменты с которыми встречаются все предприятия. Время, которое пройдёт от одной до другой инвентаризации может быть значительным и для объективного отображения реальной картины товарооборота необходимо исключить подобные изменения из результатов проверки, хотя и отнести их к недостачам предприятия (попытаюсь объяснить: цель этих действий заключается в том, что бы отделить контролируемые недостачи от неконтролируемых). Весь брак, который вы не смогли отнести на счёт поставщика и который по каким-либо обстоятельствам нельзя реализовать, нужно списать. Пожалуй, самая приемлемая форма учёта - это ведение журнала по браку, где будут указаны все необходимые атрибуты и основания. Если было установлено, что определённый товар украден, то при наличии подтверждающих документов, вы смело можете списывать его. Однако, на практике, не всегда такие документы присутствуют, хотя факт кражи известен. Так же далеко не всегда предпринимателю выгодно афишировать определённые расходы товара, связанные с коммерческой деятельностью. Системы списания как продажи по нулевым ценам и другие ухищрения могут привести к весьма неприятным последствиям. Если компьютерная система позволяет вам учитывать отдельно эти недостачи, то при проведении инвентаризации вы сможете наблюдать реальную ситуацию на предприятии, а при списании результатов инвентаризации добавить к акту недостач все эти расходы.

Теперь о методах проведения инвентаризации.

Бар:

Сложность проведения ревизии в баре

А) недопитые бутылки

Здесь существует несколько методов учета, хотя в силу целого ряда обстоятельств мы сможем получить только приблизительные данные. В первую очередь хотелось бы рассказать об ирландском методе, где всё делится на порции (мило называемыми – «выстрелы»), так литровая бутылка виски делится на 24-28 порций, бутылка вина (0,7Л.) на пять и т.д.

В соответствии с этим делением бармен определяет остаток в бутылке «на глаз», так же все полные бутылки переводятся в порции. Что касается непрозрачных бутылок, то достаточно посмотреть в горлышко, приложить палец к бутылке и по тени от пальца определить остаток. Следующий метод позволяет более точно определить остаток – замерить линейкой и по соответствующей таблице вычислить объём, единственный недостаток этого метода заключается в том, что надо предварительно составить таблицу с замерами всех бутылок. Наконец самый точный метод – это переливание в мерные стаканчики, такой учет займет гораздо больше времени, потребует значительного количества стаканчиков (в противном случае вам понадобится ждать, когда стаканчик не только вымоют, но и высушат, для того, что бы не испортить качество наливаемого в него напитка).

Б) пивные бочки

Только взвешивание. Бармен может либо приблизительно сказать, сколько в бочке осталось пива, либо необходимо взвесить пустую бочку, а потом взвешивать полные (здесь бывает одна проблема даже один производитель, например Гиннесс, может выпускать бочки с разным весом). Стандартная бочка содержит 30Л и делится на 60 порций (по 0,5Л), есть и не стандартные бочки, как Туборг 25Л (50 порций).

В) Учёт сахара, кофе, чая и т.д.

Учёт подобных продуктов очень осложнен их большим количеством. Контроль (если он необходим) может осуществляться только за целыми упаковками, анализ - по динамике расхода. Попытки более точного подсчета на моей практике заканчивались фиаско.

Инвентаризация в барах проводится утром, при непосредственном участии барменов. Учётные документы заполняются лицами, ответственными за проведение инвентаризации, так как в баре ассортимент товаров гораздо меньше магазинного, то учетные документы могут непосредственно содержать товарный код и описание, а так же шпаргалки по переводу объёмов.

Магазин:

В магазинах (в том числе магазинах самообслуживания) самым эффективным методом инвентаризации считается двойной подсчет. Магазин делится на секторы приблизительно так, что бы в каждом секторе количество разного товара не превышало 20 наименований. На каждый сектор выдается по два пронумерованных листа (желательно разных цветов). Ответственный за учет отмечает, какие листы он выдал. Один сектор не может считать один и тот же человек два раза. Порядок подсчета: слева - направо, сверху – вниз (в зависимости от расположения товара порядок может меняться, но этого правила лучше придерживаться для удобства пересчета). Учетчик должен аккуратно записать на лист товарный код, описание (обязательно), количество и, после полного подсчёта сектора, проставить сумму всех количеств и свою подпись. При подсчете обращайте внимание на товарный вид и целостность упаковок. По мере подсчёта каждого сектора листы возвращаются ответственному за учет, о чем делается соответствующая пометка. Как только ответственный получил два экземпляра одного сектора, он должен сравнить их. Если два экземпляра идентичны по товарному коду и количествам, ответственный должен сделать пометку, что оба листа вернулись (записать сумму количеств товаров в данном секторе). Если листы имеют расхождения по количеству, то ответственный обязан пересчитать этот товар в секторе лично и исправить ошибку, то же касается ошибки в товарном коде (поэтому описание товара должно быть обязательно). После того, как все листы вернулись, и совпало их содержимое, ответственное лицо считает полную сумму всех количеств по листам и отдает эти документы вместе со своей ведомостью в бухгалтерию или компьютерный отдел для соответствующей обработки. С этого момента магазин может возобновить работу. Как правило, на следующий день появляются предварительные результаты подсчета. В зависимости от количества товара учетчик может пересчитать либо все расхождения, либо только самые крупные и подозрительные. Если в момент пересчёта были обнаружены ошибки, то учетчик заполняет специальную форму, на основании которой делается соответствующая корректировка результатов. После всех этих действий анализируются результаты инвентаризации, как правило, выясняется причина пересортицы и недостач. Не забудьте сравнить результаты с предыдущими результатами инвентаризации. Если причину удается выяснить и доказать, то принимаются соответствующие организационные выводы по халатности и злоупотреблениям работника или работников. После чего приказ о списании, вместе с организационным приказом передаётся в бухгалтерию и компьютерный отдел.

В небольших магазинах с ограниченным ассортиментом листы можно заменить на компьютерные распечатки с указанием товарных кодов и описанием товара. Однако попытайтесь всегда придерживаться двойного подсчета. Так же можете смело поручить подсчитать весь товар продавцу и вам только останется прийти и проверить правильность подсчета. Особенности подсчета некоторых видов товара:

А) Начнём с самого распространенного – бутылки.

Считать бутылки очень легко, единственное – обязательно в описании указывайте литраж.

Б) Сигареты – если магазин продает пачки, то переводите блоки в пачки. Когда магазин торгует блоками и пачками с разными товарными кодами, то часто возникают пересортицы, что бы избежать этого добейтесь от компьютерщиков автоматического перевода – что бы учет в компьютерной системе велся только в пачках.

В) Электроника – в первую очередь в описании указывайте модель.

Г) Парфюмерия – описание товара должно соответствовать следующему шаблону «фирма – название – объем - тип» (типы: EDT, EDP, Perfume, тестер и т.д.)

Д) Косметика – избегайте переписывания мудреных названий, лучше записать по-русски «ночной крем».

Е) Продукты – то, что продается поштучно подсчитать не проблема, а то, что отпускается на вес полностью переводится в вес.

Ж) Одежда и обувь– здесь надо обратить внимание на большие количества таких товаров как галстуки или платки – лучше всего подобные товары считать перекладывая из одного места в другое.

З) Часы – без продавца подсчет и пересчет этого товара невозможен, по причине большого количества разных моделей.

И) Ювелирные изделия – тоже самое, что и часы. Так же обратите внимание, что при ярком освещении подсчет ювелирных изделий очень вреден для глаз. Для весового золота лучше всего прикрепить ярлычки с указанием веса.

К) Спорт. товары – единственная сложность, это определить, что продается комплектом, а что поштучно. Помочь может продавец и компьютерная система, которая в описании товара должна включать эту характеристику.

Л) Сувениры – пожалуй, самый трудный участок подсчета, ввиду того, что на большинстве сувениров нет штрих кода. При подсчете руководствуйтесь систематизацией поставщика.

М) Авто запчасти – в первую очередь каждый считающий должен очень хорошо владеть терминологией, в описании товаров необходимо полностью указывать все характеристики в сокращенном варианте, принятом в компании. Так же при сверке больше внимания обращайте на описание товара, нежели на товарный код.

С другими товарами (фармацевтическими и т.д.) я не имел опыта работы, поэтому рассказать об особенностях учета не могу. Как уже отмечалось, инвентаризация в магазине проводится в период наименьшего притока покупателей. Для подсчета привлекаются сотрудники магазина, службы безопасности, бухгалтерия. Если магазин большой, то после трех часов подсчета нужно сделать перерыв, желательно с раздачей кофе и чего-нибудь съестного. Но учтите, что самая тяжелая организационная задача инвентаризации – настроить людей на подсчет после перерыва (здесь нет стопроцентных рекомендаций, могу дать только один совет – определите самого болтливого, мешающего другим сосредоточиться сотрудника и дайте ему «ответственное поручение»). После того как закончится подсчет, можете организовать маленькое застолье – сотрудникам будет приятно пообщаться в неофициальной обстановке, вспомнить о советских субботниках и в следующий раз они пойдут на инвентаризацию с гораздо большей охотой.

Склад:

На складе, так же как и в магазине, придерживайтесь системы двойного подсчета. Особенность только одна – коробки с товаром. Если склад большой, то «перелопатить» всё можно в течение нескольких дней, например, разбейте учет по нескольким группам товаров. Степень доверия кладовщикам и окупаемость затраченных ресурсов определяют, проверять ли каждую коробку (особенно если хранение организовано на высоких полках).

Собственно, это все основные моменты, связанные с учетом тмц. Я специально позволил себе не останавливаться на целом ряде деталей, так как они весьма специфичны для каждого предприятия в отдельности. Если у Вас возникли вопросы, то, пожалуйста, обращайтесь по адресу: stocktake@chat.ru

От всей души желаю удачи!