Факсимиле – удобный инструмент ведения бизнеса

Сергей Россол, ведущий эксперт Юридической компании «КиТ»

Большая советская энциклопедия определяет факсимиле как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile - сделай подобное). Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически не отличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной. Поэтому во время отсутствия первых лиц организации наличие их факсимиле позволяет решить проблему одобрения документов высокой срочности.

Исходя из норм Гражданского кодекса, клише подписи можно использовать в нескольких случаях (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Во-первых, если такая возможность напрямую предусмотрена законом.

Во вторых, в предпринимательской деятельности факсимиле может быть использовано по соглашению сторон.

Использование факсимиле в отношениях сторон не только дает возможность оперативного реагирования на ситуацию, но имеет и определенные отрицательные моменты. Проявляются они, как правило, при спорах и оказываются следствием различий в природе собственноручной подписи и ее оттиска.

Если возникает спор, связанный с выполнением условий договора, суд обязан установить истинную волю сторон. Для этого, изучая представленные на его рассмотрения документы, он должен быть уверен, что они не сфальсифицированы. Подпись же является надежным способом идентификации корреспондента, направившего документ. Она обладает уникальными особенностями, позволяющими точно определить подписанта. Достаточно часто одного внимательного взгляда хватает, чтобы возникли подозрения в подделке.

Для установления идентичности подписи используется графологическая экспертиза. Графологическая экспертиза факсимиле невозможно.

Вместе с тем, Арбитражный процессуальный кодекс не запрещает представлять факсимильное исполнение подписи в качестве доказательства воли стороны. «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п. 3 ст. 74 АПК РФ). Значит, если между сторонами отсутствует соглашение, суд, не примет во внимание подписанные с помощью факсимиле документы, и вы не сможете доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный.

Таким образом, мы приходим к выводу, что применение клише возможно, только если контрагенты имеют соответствующую договоренность. Соглашение об использовании факсимиле может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например, в договоре поставки можно ввести следующее положение: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения». При этом, необходимо оговориться, что такое согласие должно прозвучать в документе, парафированном оригинальными подписями с обеих сторон. Иначе, при возникновении спора сложно будет доказать, что подобное соглашение имело место.

В отношении клише, воспроизводящего подпись, также можно провести идентификационную экспертизу. Однако она способна ответить лишь на ограниченный круг вопросов. Эксперт с высокой степенью достоверности может установить идентичность клише друг другу, а также сделан оттиск. Следовательно, в целях подстраховки руководство компании должно быть уверено в том, что контрагент использует одни и те же факсимиле. Этого можно добиться, если в договоре зафиксировать определенные ограничения. Для этого включите в договор следующую таблицу (см. таблицу):

Дополнительно необходимо договориться об информировании друг друга в случае утери клише или замены его на новое по другим причинам. Правда, эта оговорка будет работать только при условии добропорядочности контрагента.

Еще одним «узким местом» является честность сотрудников. Даже если оставить в стороне возможность сговора остается есть проблема недостаточной квалификации. В определенных обстоятельствах это может нанести организации серьезный ущерб. Как его избежать? Только установив и четко зафиксировав регламент использования факсимиле. Для этого в организации издается локальный нормативный акты (Положение «Об использовании факсимиле»). В нем четко определяем перечень документов, на которые разрешено ставить оттиск, случаи, когда факсимиле может использоваться и ответственное лицо. Обычно, факсимиле используют при краткосрочных командировках или болезни руководителя. Можно предусмотреть, что факсимиле ставится только с согласия руководителя. Такое согласие может быть дано по телефону или электронной почте. Ответственным лицом обычно назначается один из топ-менеджеров организации, чаще всего, финансовый директор или главный бухгалтер. Наличие подобного локального нормативного акта дает возможность применить к нарушителям установленного порядка меры дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения с работы. В случае, если нарушения использование порядка факсимиле привело к прямому действительному ущербу для юридического лица, работник может быть привлечен и к материальной ответственности.

Факсимиле имеет ограниченный круг применения. На наш взгляд, его нельзя использовать для подписания деклараций и отчетов, подаваемых в налоговые органы или для переписки с государственными структурами и должностными лицам. Это ограничение накладывается самой природой регулирования гражданско-правовых отношений. Дело в том, что к отношениям, «основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой… гражданское законодательство в общем случае не применяется» (п. 3 ст. 2 ГК РФ). В связи с этим, появляется вопрос, вправе ли стороны использовать клише подписи руководящих лиц на документах, относящихся к первичному бухгалтерскому учету, в частности, на счетах-фактурах. Позиция налоговых органов в этом случае не однозначна. С одной стороны - «Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (письмо МНС РФ от 1 апреля 2004 г. №18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»). С другой, УФНС по г. Москве для подтверждения местонахождения организаций, инкорпорированных в США, разрешает представлять заявления с «официальной печатью налогового органа США и факсимиле уполномоченного лица» (письмо Управления МНС по г. Москве от 1 июня 2000 г. «Об использовании факсимиле подписи в формах к инструкции ГНС РФ от 16.06.1995 г. №34»).

Судебная практика по вопросу применения факсимиле в счетах-фактурах неоднозначна. Например, Федеральный арбитражный суд Московского округа указал, что «факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи». Затем, исходя из того, что товар по выставленным счетам-фактурам фактически оприходован, он отказал инспекции в признании их недействительными (постановление ФАС Московского округа от 28 мая 2003 г. по делу №КА-А40/2727-03).

Близкую позицию занял и Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в своем постановлении от 28 мая 2004 года по делу №Ф03-А16/04-2/1111. Он установил, что налоговая инспекция не приняла счета-фактуры в связи с тем, что на них было проставлено факсимиле руководителя и главного бухгалтера компании-поставщика. При этом факт оплаты товара, в том числе НДС, а также достоверность содержащихся в счетах-фактурах сведений налоговый орган не оспаривал. Суд также исходил из того, что факсимиле является аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В связи с этим он решил, что инспекция незаконно отказала компании в возмещении НДС.

В тоже время Федеральный арбитражный суд Северо-западного округа придерживается иного мнения. Он полагает, что счета-фактуры с факсимиле не могут служить основанием для принятия к вычету НДС. Ведь «законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур» (постановление ФАС Северо-западного округа от 24 января 2005 года по делу №А13-6464/04-19). Кстати, при рассмотрении этого дела суд установил, что по адресу, указанному в представленных суду документах, поставщики отсутствуют.

Приведенные примеры позволяют сделать вывод о том, что суд в подобных спорах проводит комплексную оценку представленных доказательств. И выступает на стороне налогоплательщика, если будет подтверждена его добросовестность. Весомым аргументом в пользу организации послужат факты оплаты и оприходывания полученного товара.

Рекомендаций по использованию факсимиле подписи руководителя:

1. Факсимиле можно спокойно применять в текущей деловой переписке;

2. При заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров использовать факсимиле можно, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

3. Порядок использования факсимиле в организации необходимо четко закрепить в локальном нормативном акте.

4. Следует обеспечить безопасное хранение клише.

5. Необходимо назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле. Закрепить данную обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

6. По возможности нужно составить исчерпывающий перечень документов, на которых подпись первого руководителя может быть воспроизведена с помощью факсимиле.

7. При применении факсимиле стараться согласовывать текст документа с руководителем, чья подпись будет на нем воспроизведена.

8. Не применять факсимиле при выдаче доверенностей и подписании платежных документов.

9. Во избежание осложнений у покупателей с налоговыми органами стараться не использовать факсимиле на счетах-фактурах.

Иногда собственноручная подпись незаменима

Ренат Байманов, юрисконсульт ООО «Интернет Решения»:

«В настоящий момент Налоговый кодекс не содержит четких правил использования факсимиле в оборотных документах налогоплательщиков. Из-за этого возникает множество судебных споров с налоговыми органами. Как правило, они заканчиваются победой налогоплательщика. К сожалению, практики со стороны Высшего Арбитражного Суда РФ относительно данного вопроса нет, поэтому спорить по данному предмету рекомендую всем.

Что касается трудового права, то при заключении трудового договора использовать факсимиле нельзя. Этот вывод следует из статьи 67 Трудового кодекса. Приказы о приеме на работу и назначении на должность, в которых использовалось клише подписи, также являются недействительными».