Затраты на документооборот — одна из существенных статей расходов большинства компаний. По разным оценкам, у среднестатистической организации на это уходит 3–5% прибыли. Полностью избавиться от этих издержек, конечно, невозможно, но их можно значительно сократить. Например, с помощью специальных решений по управлению услугами печати и документооборотом. «Бизнес-журнал» выяснил, кому подходят такие услуги и насколько с их помощью можно снизить издержки на «бумажную работу».
Российский рынок печати следует в мировом тренде, год от года снижая объемы продаж принтеров и расходных материалов. В 2014‑м он потерял до 6% в штучном и до 12% в денежном выражении, а годом ранее — 4,8 и 3,2% соответственно. Общее число распечатываемых страниц во всем мире снижается примерно на 7% в год, и эта тенденция, по прогнозу IDC, сохранится по меньшей мере до 2019‑го.
Однако на этом сужающемся рынке есть свои растущие сегменты — услуги по управлению печатью и документооборотом. Среди профессионалов отрасли их принято обозначать аббревиатурами MPS и MDS. Первая предполагает передачу всей печатной инфраструктуры компании внешним исполнителям. Вторая использует своеобразную синергию печатного оборудования и программного обеспечения, чтобы минимизировать хождение документов в бумажном виде. Подобные комплексные аутсорсинговые решения по оптимизации печати и документооборота уже завоевали североамериканский и европейские рынки, а теперь пришли и в Россию. Отечественные объемы по сравнению с западными пока, конечно, довольно скромны. По данным Вusiness-Inform, в 2013 году они составили $70 млн (против $17,5 млрд), зато динамика — одна из лучших в мире. Сегмент показывает уверенный рост на 25–30% в год.
Печать избранности
«Процессы, происходящие в России, являются отражением процессов, происходящих в мире, где снижение продаж печатной техники компенсируется ростом продаж услуг MPS и MDS», — рассказывает Сергей Свистунов, менеджер направления MDS presales в российском офисе компании KYOCERA Document Solutions. Стремясь компенсировать сокращение доходов от продаж, мировые производители печатной техники стали проявлять все бóльшую заинтересованность в предоставлении клиентам дополнительных сервисов на основе аутсорсинга, что и обусловливает рост сегментов MPS и MDS. А для некоторых производителей переход к предоставлению таких услуг оказывается чуть ли не единственной возможностью отстоять и даже расширить свою долю на рынке.
Сейчас уже практически все ключевые игроки на рынке печати, среди которых Xerox, HP, Ricoh, Kyocera Document Solutions, Konica Minolta, Canon и Lexmark, трансформировали свою бизнес‑модель и активизировали усилия по продвижению аутсорсинговых услуг заказчикам. Последние, по словам Валерия Кузьмича, руководителя отдела маркетинга и стратегических программ департамента аутсорсинга документоемких процессов компании «Xerox Россия», все меньше интересуются средствами («железом» и «софтом») и все больше фокусируются на получении результата (функционала или сервиса). Однако нельзя сказать, что вендоры только следуют тенденциям. Предложение тоже формирует спрос. Например, корпорация Xerox в свое время создала новый рынок, предложив услугу по управлению печатной инфраструктурой, когда объемы продаж печатной техники росли высокими темпами. Для самой компании направление аутсорсинга не является альтернативой продажам оборудования: это самостоятельный бизнес и дополнительный источник прибыли.
«Дело не только в снижении объемов продаж техники, хотя этот фактор, несомненно, играет свою роль, — полагает Инна Николенко, руководитель подразделения по развитию бизнеса компании Ricoh Rus. — Для любого вендора переход от поставок «железа» к предоставлению комплексных решений имеет ряд неоспоримых преимуществ». Одни из самых очевидных, по мнению Николенко, — обеспечение стабильного бизнеса за счет долгосрочных контрактов, перспективы расширения портфеля заказов (как за счет существующих клиентов, так и за счет новых), развитие и укрепление партнерских отношений с заказчиками, что становится залогом продолжительной и взаимовыгодной совместной работы. Кроме того, это возможность увеличить объемы бизнеса в быстрорастущем сегменте рынка.
«В принципе, сейчас весь ИТ-рынок переживает переход к схеме предоставления услуг вместо поставок продуктов, и это касается не только печатной техники, — уточняет Инна Николенко. — Модель «pay-per-use, в которой расходы максимально прозрачны, а заказчики избавлены от всех проблем с обслуживанием непрофильных направлений работы, будет и дальше укрепляться на рынке».
Т
Так, в последнее время роль MPS/MDS-провайдеров, помимо вендоров, стали брать на себя и их дилеры, сервисные центры, а также системные интеграторы. Для них хороший стимул работать в этом сегменте — маржа, которая на аутсорсинговых услугах достигает 70% (против 5-процентной на продажах техники)
Печатать или не печатать?
Аутсорсинговая модель открывает новые возможности и перед клиентами. По словам Станислава Парфёнова, руководителя отдела корпоративных продаж компании Konica Minolta, это в первую очередь значительное сокращение расходов — как прямых (затраты на покупку техники и расходных материалов, на их сервисное обслуживание), так и косвенных (разгрузка собственных ИТ-специалистов, отказ от непрофильных активов на балансе).
Большинство вендоров, опрошенных «Бизнес-журналом», оценили экономию от внедрения MPS/MDS-услуг в среднем в 25–30%. В некоторых случаях снижение печатных издержек может составлять даже 50%.
«Предоставляя подобные услуги, «Xerox Россия» делает упор не на снижение себестоимости отпечатка, а на устойчивое сокращение расходов, достигаемое за счет устранения неэффективности во всех процессах, которые связаны с функционированием печатной инфраструктуры, — приводит свой пример Валерий Кузьмич. — Эти меры позволяют обеспечивать значительные показатели экономии, которые по нашим действующим контрактам составляют от 20 до 47%. Заключая контракт на услуги, мы фиксируем в нем показатели экономии, которых обязуемся достичь. Естественно, что для этого нам необходимо иметь полную информацию о текущих затратах, о парке устройств, режиме их использования и так далее. Для этого мы проводим обследование печатной инфраструктуры, которое позволяет понимать, за счет чего мы сможем добиться экономии для клиента». Вендоры уверены, что сделать это можно за счет повышения эффективности использования техники и сведения к минимуму избыточной печати. Внедрение услуги также позволяет снизить стоимость технической поддержки за счет унификации парка оборудования, оптимизации складских запасов, создания системы мониторинга устройств и проактивного обслуживания. Одним из наиболее эффективных средств сокращения затрат является рационализация парка офисной техники путем замены устройств с недостаточной загрузкой или высокой стоимостью отпечатка на более экономичные. Можно, скажем, отказаться от монофункциональных устройств и перейти на МФУ. Кроме этого, значительный потенциал для экономии заключается в отказе печатать то, чего можно не печатать. Это достигается с помощью аудита печати, а также за счет авторизации пользователей и поиска «цифровых альтернатив».
Для самых маленьких и не очень
Решения по управлению услугами печати и документооборотом могут принести ощутимую выгоду любым — даже небольшим — компаниям. Для Brother LLC, к примеру, потенциальным клиентом может стать любая фирма, в которой более 20 сотрудников и ведется регулярный документооборот. В арсенале компании есть решение b-guard, которое изначально разрабатывалось как простой, понятный инструмент, пользоваться которым смог бы любой человек без специальной подготовки. «Мы предлагаем клиентам бесплатную пробную версию b-guard, имеющую полный функционал, но ограниченную 60 днями использования, — рассказывает Андрей Иванов, консультант по внедрению и эксплуатации Brother LLC. — За это время можно собрать информацию о поведении пользователей в своей организации и оценить расходы на печать. Обычно клиенты очень удивляются, когда узнают, сколько денег они реально тратят. Ну а дальше — простая математика. Если ожидаемый эффект экономии за определенный период времени выше затрат на внедрение, можно приступать».
Основной сегмент заказчиков MPS и MDS сейчас все же средние и крупные компании с объемами цветной печати от 50 тыс. страниц в месяц, или от 250–300 тыс. монохромных отпечатков. «Впрочем, обращать внимание нужно не столько на объем печати как таковой, сколько на соотношение печатной нагрузки и количества техники, которая с ней справляется, а также на итоговую стоимость отпечатка с учетом всех затрат — от покупки расходных материалов до оплаты работы инженеров, — уверена Инна Николенко из Ricoh. — Часто эти расходы в компании не консолидированы и кажутся незначительными, но когда в результате аудита наши специалисты сводят все расходы воедино, финансовая картина способна неприятно удивить». Среди клиентов Ricoh, например, преобладают крупные предприятия с разветвленной филиальной структурой — банки и страховые компании, федеральные сетевые ритейлеры, телекоммуникационные и промышленные группы. Крупные компании, как правило, изначально имеют самые сложные и наименее эффективные системы корпоративной печати. Тот факт, что разные отделы и департаменты предприятий владеют и управляют разными компонентами инфраструктуры, приводит к раздутому и разрозненному парку техники от разных производителей, отсутствию четкого понимания затрат и снижению эффективности работы сотрудников. Таким образом, крупные организации в наибольшей степени выигрывают от оптимизации. Хотя в принципе, по мнению Станислава Парфёнова, критичная точка печати может существовать в любой компании (к примеру, пиковые объемы печати в месяцы бухгалтерской отчетности). Наблюдает специалист Konica Minolta и увеличение интереса к аутсорсингу печати у компаний из госсектора.
«Если говорить об общих чертах основных заказчиков MPS, то они не зависят от сектора экономики, — продолжает тему Инна Николенко. — Чаще всего это компании с множеством сотрудников — от 500 человек — и большим парком техники, который насчитывает минимум 50–100 устройств. Первые кандидаты на оптимизацию — это предприятия, где используются принтеры и МФУ нескольких производителей. Мультибрендовость в подавляющем большинстве случаев — плохое решение, которое ведет к более высоким расходам и низкой управляемости парка».
Свое родное… можете оставить!
Как правило, при проведении оптимизации печатной инфраструктуры клиента возможны различные сценарии — от постепенного обновления парка с «точечной» оптимизацией до его полной замены. «После проведения аудита и разработки плана оптимизации выбор сценария становится очевиден и подкреплен прогнозом возврата инвестиций, — говорит Сергей Свистунов из KYOCERA Document Solutions Russia. — Считается общая стоимость владения для каждого устройства и делается вывод о целесообразности его дальнейшего использования. Общая стоимость подразумевает не только само устройство, но и расходные материалы, запчасти, затраты на ремонт и техническое обслуживание». На практике маленькие низкопроизводительные устройства, обладая малой стоимостью, при учете всех факторов обходятся дороже из‑за дороговизны расходных материалов.
«В MDS-решениях «железная» составляющая все же вторична», — напоминает Андрей Иванов. И если клиентское устройство клиента может быть интегрировано в проект, то нет и необходимости его замены раньше времени. Плановая замена аппаратов идет по мере выработки ими своего ресурса. Это, с одной стороны, экономит средства заказчика, с другой — избавляет сотрудников от необходимости сразу переключиться на работу с новой для себя техникой».
«Конечно, как и любой другой вендор, Konica Minolta в первую очередь заинтересована в реализации проектов на своей печатной технике, но это не означает, что мы будем настаивать на единовременной замене всего печатного парка, — отмечает Станислав Парфёнов. — Наша концепция предполагает рекомендации по наиболее выгодному и экономному использованию печатной техники — как уже установленной, так и новой. Существуют различные варианты плавного перехода с обслуживанием текущего парка, его перераспределением по филиалам компании или выкупом и утилизацией».
Управление мультивендорным парком офисной техники возьмет на себя и «Xerox Россия». «Наш парк обслуживаемой техники включает свыше 600 различных моделей, и из них более 50% устройств — это продукция других вендоров, — рассказывает Валерий Кузьмич. — Разумеется, наши специалисты могут предложить замену оборудования, если это позволит оптимизировать процессы технического обслуживания, сократить издержки и повысить эффективность использования устройств, однако в любом случае наши заказчики могут воспользоваться аутсорсинговыми услугами без реорганизации парка».
Помимо всех вышеперечисленных достоинств MPS и MDS, у этих услуг есть серьезный минус: они довольно недешевы. Назвать даже какую-то среднестатистическую сумму вендоры не смогли. Расчеты ведутся для каждого заказчика индивидуально: учитываются объемы печати и документооборота, состояние печатной инфраструктуры и т. д. Но ведь и шансы на их быструю окупаемость велик
Цунэо Ёнэда, директор по маркетингу компании RICOH RUS
Аутсорсинг печати часто воспринимают как один из видов «работы над ошибками», то есть возможность снизить расходы и оптимизировать уже существующую — неэффективную — инфраструктуру. На самом деле компании в последнее время в целом пересматривают подходы к корпоративной печати. Например, при формировании новых подразделений и офисов заказчики все чаще заключают контракты на аутсорсинг «на старте» с использованием схем аренды оборудования или лизинга. Это позволяет избежать больших затрат на покупку техники и изначально организовать эффективную систему документооборота без инвестиций в инфраструктуру. Один из таких проектов Ricoh реализовала в международной уранодобывающей компании Uranium One Holding, которая с недавнего времени входит в структуру госкорпорации «Росатом». В 2013 году компания собиралась открыть офис в Москве. При этом сформировать ИТ-инфраструктуру предполагалось с минимальным привлечением инвестиционного бюджета. Поэтому корпоративную систему печати было решено организовать по принципу аутсорсинга и содержать исключительно за счет операционных расходов. Проект, предложенный специалистами Ricoh, был выбран в ходе конкурса во многом благодаря основному преимуществу техники бренда — гораздо более низкой по сравнению с конкурентами стоимости отпечатков.
После аудита Ricoh, который позволил выяснить, какое именно оборудование подойдет компании и позволит справиться с нагрузкой, в офисе заказчика были установлены производительные полноцветные многофункциональные устройства формата А4 и А3 Ricoh Aficio MP C2551AD и Ricoh MP C305SPF, монохромные МФУ формата А4 Ricoh Aficio MP 301SPF, а также цветные принтеры Ricoh Aficio SP C242DN. При этом все необходимое печатное оборудование мы предоставили заказчику в аренду.
Для контроля доступа и повышения безопасности документооборота специалисты Ricoh предложили решение Card Authentication Package (CAP), в котором применяется современная технология считывания карт для контроля доступа пользователей к функциям печати, сканирования, копирования и факса. Сотрудники офиса могут пользоваться устройствами только после того, как введут персональный пароль или приложат к встроенному в МФУ чипу свою ID-карту. Благодаря этому CAP предотвращает просмотр, копирование и отправку конфиденциальных документов неавторизованными пользователями.
В рамках аутсорсинг-контракта, который заключен на три года, Ricoh полностью обеспечивает сервисное обслуживание и техническую поддержку. Расходы на печать при этом максимально прозрачны: ежемесячная плата за обслуживание зависит от фактического количества сделанных сотрудниками офиса отпечатков. А арендная плата за использование техники распределена равномерно, благодаря чему ежемесячные платежи не создают серьезной нагрузки на бюджет компании.
Сергей Свистунов, менеджер направления MDS PRESALES, KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS RUSSIA
Один из многочисленных примеров успешного внедрения нами MDS-услуги — аутсорсинг печати на московском ювелирном заводе «Адамас». Ведущий производитель ювелирных изделий в России заинтересовался подобным решением, поскольку почувствовал, что используемая им оргтехника достигла предела своих возможностей, а номенклатура расходных материалов стала слишком большой. К тому же готовился переезд в новый офис с планировкой open space.
Наши партнеры провели все этапы по оценке и внедрению MDS-решения. Была произведена оптимизация парка, сократилось количество устройств.
Достигнутые на данный момент результаты значительны. Притом что число устройств уменьшилось, оргтехника справляется с пиковыми периодами нагрузок. Снизились затраты на печать, а их структура стала прозрачной благодаря доступности статистики по каждому устройству. Кроме того, компания может рассчитывать на бесперебойную печать за счет своевременного технического обслуживания и использования качественных расходных материалов.
Начать дискуссию