Проблемы реализации и контроля финансовых планов

Несомненно, что целью процесса финансового планирования как такового является достижение целей компании (оперативных — если осуществляется оперативное финансовое планирование или стратегических — если мы осуществляем стратегическое финансовое планирование).

Цели компании на конкретный момент могут быть различны — максимизация прибыли, увеличение объемов выпускаемой (реализуемой) продукции, продвижение новой товарной марки, обеспечение инвестиционной привлекательности предприятия, победа в конкурентной борьбе, создание эффективного механизма управления ресурсами предприятия и т.д.

Задачи, стоящие перед финансовым планированием, также не являются постоянными и неизменными на веки вечные. Они тоже могут меняться. В то же время наиболее постоянными, основными из них являются:

• создание базы для осуществления этапов финансового планирования;

• анализ слабых и сильных сторон деятельности компании;

• осуществление планирования, претворение планов в жизнь, контроль и анализ;

• выработка обоснованных управленческих решений на основе анализа финансово-хозяйственного состояния и эффективности управления компанией, прогнозов развития компании и рынка;

• обеспечение координации, кооперации и коммуникации подразделений компании с учетом интересов компании в целом;

• повышение ответственности за выполнение определенных показателей плана (пути достижения этого различны — моральное и материальное стимулирование, делегирование полномочий конкретным исполнителям и т.п.);

• обоснование затрат компании, в том числе и по отдельным подразделениям, поиск возможностей их снижения, повышения рентабельности деятельности, в частности по отдельным подразделениям;

• усовершенствование и повышение эффективности распределения и использования ресурсов компании;

• построение эффективной системы мотивации, направленной на повышение ответственности, производительности и качества труда, что в конечном итоге благоприятно сказывается на росте компании, и т. д.

Исполнение финансового плана: проблемы реализации и контроля

Любые действия персонала компании должны осуществляться в рамках исполнения финансового плана. К примеру, если составляемые с клиентами договора без особых на то оснований содержат какие-то иные, а не запланированные цены, то сразу можно сказать, что фактические данные будут отклоняться от плановых. Поэтому исполнение финансового плана осуществляется на каждом рабочем месте.

Важной проблемой реализации финансовых планов является контроль величины осуществляемых затрат. Финансовый план, направленный на увеличение сбыта продукции и повышение показателей доходности, доблестно выполняемый в части увеличения сбыта продукции, вероятнее всего не приведет к получению больших прибылей, если затраты будут осуществляться бесконтрольно.

Многие руководители обманываются кажущейся незначительностью отдельных производимых расходов. «Ну, подумаешь, 500 рублей. Что это такое в масштабах компании?» — думают они, забывая, что таких «пятисотрублевых» расходных статей у компании не одна-две, а не меньше десятка (а то и нескольких десятков), что в течение года даже ежемесячный расход по одной статье в сумме 500 рублей составит 6000 рублей, а это не так уж и мало. Теперь увеличим этот показатель в десятки или более раз с учетом количества затратных статей…

Недаром еще Бенджамин Франклин говорил: «Остерегайтесь незначительных расходов: маленькая течь потопит большой корабль».

Контроль величины затрат подразумевает наличие обоснованных и реальных норм и нормативов расхода сырья и материалов. Почему в предыдущем предложении подчеркнуто, что нормы и нормативы должны быть обоснованны и реальны?

Многие компании могут похвастаться наличием таких норм, зачастую сохранившихся еще с эпохи социализма. Но в этом-то и может состоять проблема. Чуть ли не ежегодно появляется множество новых материалов, новые технологии обработки и производства, новое оборудование.

Все это не может не влиять на величину расходуемого сырья и материалов. И те, кто работает без нормативов или продолжает работать по нормам десятилетней давности, как правило, несут незапланированные потери в виде сверхнормативных расходов, по принципу «не свое — не жалко», хищений.

В данном случае мало просто установить какие-то нормы и нормативы. Они должны быть обоснованны, а, значит, проверены на практике. С одной стороны, при этом возникает необходимость в дополнительном участке работ, в дополнительных расходах, с другой стороны, это позволит сэкономить в дальнейшем значительные суммы за счет снижения непроизводственных, необоснованных затрат.

Вот мнение финансового директора ЗАО «Компания «Сервис Ковер» (Москва) Марины Петровой: «По итогам первого бюджетного периода мы получили большие расхождения между запланированными и фактически полученными показателями. На это повлияло не только отсутствие стратегии, но и другие ошибки. Например, не были пересмотрены устаревшие нормы расхода ресурсов; до момента формирования бюджета не был сформирован окончательный регламент бюджетного процесса, а сам бюджетный процесс не был автоматизирован. Немаловажную роль сыграло также отсутствие автоматизированной системы ведения бухгалтерского учета, который на тот момент являлся единственным источником финансовой информации, не всегда достоверной.

В результате на начальном этапе нам с трудом удавалось получить необходимую информацию не только для разработки бюджета, но и для проведения план-фактного анализа. Когда же мы приступили к составлению бюджета на второй год, мнение сотрудников о том, что бюджетное управление не эффективно, только укрепилось».

До сих пор во многих компаниях действует система коллективной ответственности, которую чаще хочется назвать системой безответственности. Отсутствуют конкретные исполнители и конкретные меры как стимулирования, так и ответственности.

Во многих компаниях система ответственности за выполнение плана, а также система заинтересованности в выполнении плана действует, но скорее номинально, чем реально. Система ответственности и система заинтересованности могут и должны включать как моральную, так и материальную стороны.

Материальная ответственность может включать в себя отсутствие премий в случае невыполнения финансового плана, введение системы штрафов (следует пояснить, что отечественным трудовым законодательством штрафование работников не предусмотрено, однако достаточно часто применяется на практике), а материальная заинтересованность может выражаться в виде достаточно существенного размера премирования.

Моральный аспект ответственности и заинтересованности может включать в себя переходящее звание «лучший работник», например, «лучший менеджер по продажам», что, в свою очередь, должно подкрепляться соответствующей системой премирования и моральным стимулированием, например предоставлением отдельного кабинета, закреплением за данным работником места парковки и т. п.

В исследованиях доктора экономических наук, профессора С. Д. Ильенковой приводятся следующие данные. «Деньги побуждают к действиям (по оценкам западных специалистов) 30-50 % работников. Остальных побуждают к действию более возвышенные потребности: в знаниях, авторитете, творчестве.

Людьми движут нравственные идеалы, великие цели, моральные убеждения, привычки, традиции, мода и т. д.» Трудно судить об обоснованности указанных цифр, однозначно лишь одно: что процент работников, работающих не только за деньги, достаточно велик, чтобы пренебрегать им.

Не редкость ситуация, когда неправильно выделяют центры ответственности, центры учета. Что толку считать какой-то отдел центром затрат, если все финансирование, вплоть до мелочей, осуществляется руководством? Просто руководитель и работники отдела не смогут при всем желании повлиять на величину затрат. Неправильное выделение центров ответственности, центров учета может повлиять на выполнение финансовых планов.

Часто бывает так, что финансовый план составлен безупречно, но в условиях отсутствия контроля за его исполнением становится «филькиной грамотой», поскольку руководители подразделений по своему усмотрению начинают вносить коррективы в ассортимент выпускаемой продукции, сроки работ, уровень продажных цен и т. п.

Подобного рода корректировки, если они требуются, должны вноситься не руководителями подразделений самостоятельно и бесконтрольно, а в соответствии с порядком внесения таких корректировок, установленным в компании в бюджетном регламенте, строго под контролем и централизованно.

А решить эту проблему может только постоянный и надлежащий контроль. Сам по себе никакой страх, никакое чувство долга не застрахуют от ошибок, недочетов, недоглядов.

Даже Г. Гудериан в своих «Воспоминаниях солдата» пишет, что «Гитлер потребовал вооружения танка Т-III 50-миллиметровой пушкой «L-60» вместо прежней 37-миллиметровой пушки. Однако на танке была установлена 50-миллиметровая пушка «L-42» с более коротким стволом.

По всей вероятности, Гитлер не сразу узнал, почему управление вооружения решило изменить тип орудия; когда он в феврале 1941 года заметил, что его указание не выполнено, хотя технические возможности позволяли это сделать, он был сильно разгневан и никогда не мог простить этого самоуправства руководителям управления».

Опыт свидетельствует о том, что процесс, пущенный на «самотек», редко приводит к чему-то хорошему. «Русло течения» нужно постоянно подправлять, корректировать, расчищать. Иными словами, необходим контроль качества исполнения финансового плана. Во многих источниках такой контроль называют аудитом процесса.

В качестве основной методики аудита предлагается взять за основу, смоделировать «идеальный» процесс, т. е. процесс, в котором достигнуты запланированные показатели с наименьшими проблемами. Затем фактически происходящий процесс сравнивается с «идеалом» и анализируются имеющиеся расхождения, определяются причины их возникновения, возможность устранения отрицательных факторов.

Большие проблемы для финансового планирования создает отсутствие четкой системы подачи и обмена информацией. И поэтому получается так, что решения, которые должны быть приняты оперативно, принимаются несвоевременно. Все, в том числе и реализация финансовой стратегии, хорошо вовремя, не когда захочется, а в наиболее благоприятный момент.

Поступающая информация может быть неточной, что приводит к нереальной оценке выполнения плана. Отсутствие системы оперативного поступления данных мешает и процессам корректировки принятых планов, не позволяет управлять непредвиденными и чрезвычайными ситуациями. При таком уровне организации даже идеальный финансовый план обречен на провал.

В то же время нужно помнить, что финансовый план — это не догма, не что-то неизменное и вечное. В любом случае (за редким-редким исключением) факт будет отличаться от плана. Например, была запрограммирована стоимость сырья 100 руб. за единицу с учетом роста цен, но рост цен превысил ожидаемые показатели и поставщик реализует сырье за 101 руб. Выполнение требований финансового плана в данном случае будет абсурдным, поскольку продавать сырье по 100 руб. никто не будет. А значит, финансовый план необходимо подкорректировать.

В заключение приведем мнение Александра Лопатина, заместителя генерального директора компании «Связьинвест»: «Когда шаг влево, шаг вправо от бюджета рассматриваются как преступление — это крайность. Не надо бояться пересматривать бюджет — это нормальный процесс. Просто нужно четко определить основания для изменения, процедуру внесения изменений и т. п. Если все всем понятно, есть регламент, то проблем и вопросов возникать не должно».