Аутсорсинг финансовых функций. Особенности и преимущества

В статье рассматриваются преимущества и недостатки такой модели организации бизнеса как аутсорсинг, большое внимание при этом уделяется внешнему ведению бухгалтерского и налогового учета. Авторами предлагается анализ текущей ситуации, преимуществ аутсорсинга финансовых функций в настоящее время и перспектив его развития в России.

ЧТО ТАКОЕ АУТСОРСИНГ?

Аутсорсинг (out - внешний, source - источник) - способ оптимизации деятельности предприятий за счет сосредоточения усилий на основном предмете деятельности и передачи непрофильных функций и корпоративных ролей внешним специализированным компаниям.

Аутсорсинг позволяет повысить эффективность выполнения определенных функций предприятий в области информационных технологий, снабжения и поставок, обслуживания, финансов, обеспечения персоналом и даже производства. Практика аутсорсинга помогает компаниям решить проблемы функционирования и развития в рыночной экономике путем сокращения издержек, ускорения адаптации к условиям внешней среды, улучшения качества продукции и услуг, уменьшения рисков. Компания-заказчик может, используя аутсорсинг второстепенных функций, сконцентрироваться на тех, которые свойственны именно ей, на своей специфике. В отличие от субподряда, аутсорсинг - это стратегия управления компанией, а не просто вид партнерского взаимодействия, он предполагает определенную реструктуризацию внутрикорпоративных процессов и внешних отношений компании.

Исследователи аутсорсинга условно разграничивают два вида аутсорсинга - производственный аутсорсинг и аутсорсинг бизнес-процессов. Производственный аутсорсинг предполагает передачу части производственных процессов или всего цикла производства сторонней компании. Кроме того, возможен вариант продажи части своих подразделений другим компаниям и дальнейшее взаимодействие с ними уже в рамках аутсорсинга. Исследования Американской ассоциации менеджмента (American Management Association) показали, что уже в 1997 г. более половины промышленных компаний передали на аутсорсинг хотя бы один компонент своего производственного процесса.

Производственный аутсорсинг позволяет компании, во-первых, сосредоточиться на разработке новых продуктов и услуг, что важно в условиях стремительно изменяющихся технологий и спроса для обеспечения конкурентного преимущества; во-вторых, увеличить гибкость производства - на небольших заводах проще заниматься перестройкой производственного процесса и диверсифицировать выпускаемую продукцию, и, наконец, использовать дополнительные преимущества от ведения бизнеса на рынках с дешевой рабочей силой.

Аутсорсинг бизнес-процессов (АБП) включает передачу сторонней организации отдельных бизнес-процессов, которые не являются для компании основными, бизнес-образующими. Из их числа на аутсорсинг могут быть переданы управление персоналом, бухгалтерский учет, маркетинг, реклама, логистика.

По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг бизнес-процессов является необычайно динамично развивающимся видом оптимизации деятельности предприятий, причем наибольший рост проявляет аутсорсинг в сфере финансов и бухгалтерского учета. Исследование 600 фирм, проведенное в 1997 г. Американской ассоциацией менеджмента, показало, что уже к тому моменту 1/5 часть опрошенных фирм передала на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 4/5 фирм - часть административных функций.

ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ

Преимущества, получаемые пользователем услуг по внешнему ведению бухучета, можно условно разделить на 2 группы.
Первая группа - стандартные преимущества, присущие аутсорсингу любого вида деятельности. Они включают в себя уже упомянутую выше возможность для руководства не отвлекаться на управление обслуживающими функциями и вследствие этого уделять больше внимания основному бизнесу компании.

Аутсорсинг позволяет решить проблемы с привлечением, обучением и удержанием квалифицированного персонала, а также с непрерывностью бизнес-процессов: замена персонала на время отпуска, болезни, обучения обеспечивается поставщиком услуг.

Кроме того, появляется гибкость в управлении ресурсами - компании не нужно беспокоиться о сокращении численности своих сотрудников при изменении ситуации на рынке, перепрофилировании деятельности, уменьшении объемов производства и т.п. Клиент также может избежать расходов на инвестиции в оборудование и программное обеспечение, необходимое для поддержки передаваемых бизнес процессов и на их последующую техническую поддержку, а возможно, и сократить расходы на содержание офиса и аппарата управления.

Однако основной выгодой являются возможность использовать чужой высокопрофессиональный опыт, накопленный при решении аналогичных задач, и постоянный доступ к новым технологиям и знаниям. Компания, специализирующаяся на предоставлении определенных услуг, первой сталкивается с возникающими проблемами в данной области, инвестирует в выработку решений задач и развитие соответствующих технологий, в постоянное повышение квалификации своего персонала. Узкая специализация в предметной области позволяет ей обеспечивать надежное и качественное исполнение передаваемой ей на аутсорсинг функции, а благодаря выполнению однотипных операций для множества клиентов поставщик может удерживать конкурентоспособные цены на свои услуги. Для того чтобы обеспечить такое же качество самостоятельно, заказчику необходимы значительные инвестиции в развитие персонала, оборудование, программное обеспечение - не стоит об этом забывать при оценке экономической эффективности перехода на аутсорсинг. Очень часто ошибочно эти компоненты затрат исключают из расчета и просто сравнивают стоимость услуг с затратами на содержание персонала, вовлеченного в передаваемый бизнес-процесс. Если принять во внимание все перечисленные выше факторы, чаша весов может склониться в пользу аутсорсинга. Если же сравнивать не просто цену, а смотреть на проблему с точки зрения "цена-качество", то бизнес-модель с использованием аутсорсинга становится предпочтительной.

Аутсорсинг может позволить компании воспользоваться ресурсами, доступ к которым в противном случае был бы невозможен, например, при расширении географии деятельности фирмы или при создании новой компании. Это подтверждает недавний пример из нашей собственной практики: "Эрнст энд Янг" выиграл конкурс на оказание услуг по аутсорсингу финансовых и административных функций для крупной телекоммуникационной компании. Компания расширялась, выходя вслед за своими клиентами на новые для нее рынки, и одним из факторов, приведших к выбору именно нашей фирмы, оказалось существование наших офисов во всех странах, где клиент собирался вести бизнес.

Вторая группа преимуществ специфична именно для аутсорсинга финансовой функции и заключается в переложении ответственности за организацию учета и правильность его ведения на аутсорсинговую компанию. Возмещение убытков, связанных с неправильным расчетом налогов или с несвоевременным предоставлением отчетности, происходит за счет поставщика услуг или по страховому договору (большинство серьезных бухгалтерских и аудиторских фирм страхуют свою профессиональную ответственность). Приобретая услуги по бухучету, клиент получает доступ к юридическим и налоговым ресурсам аудиторских компаний. Таким образом, аутсорсинговая компания становится "семейным доктором" для клиентского бизнеса. Весь комплекс вопросов решается профессионалами своего дела, при этом детально знающими специфику работы предприятия клиента. Аудиторская фирма может найти нетрадиционные решения проблем, возникающих в ходе аутсорсинга, а затем и отстоять их в споре с налоговыми органами или в суде. Таким образом, снижается риск принятия ошибочных решений и возрастают шансы на успех в дискуссиях с налоговыми органами при защите выгодных для клиента решений по тем спорным вопросам, для которых существует двоякое толкование действующего законодательства.
Сказанное выше подтверждает опыт г-на Мития Аоямы, директора автономной некоммерческой организации "Японский Центр": "Нашей организации в России было необходимо обеспечить безупречное ведение учета и исполнение налоговых обязательств в соответствии с требованиями российского законодательства. Хотя, на первый взгляд, стоимость содержания собственной бухгалтерии могла бы оказаться ниже стоимости услуг "Эрнст энд Янг", мы решили обратиться к услугам профессиональной бухгалтерской организации и в последствии ни разу не пожалели об этом. Помимо рутинной работы по ведению бухгалтерского учета, мы получили в виде "бонуса" еще целый пакет услуг. Нам помогли зарегистрировать головной офис и пять филиалов по всей России, в каждом из которых была проведена работа по постановке учета с использованием программного обеспечения, позволяющего осуществлять удаленный доступ к базам данных, организован процесс консолидации бухгалтерской информации, а сотрудники внешней бухгалтерии постоянно выступали и в роли экспертов по российскому налоговому законодательству, помогая принимать оптимальные решения".

С чем же связан тот факт, что, несмотря на все перечисленные выше достоинства, аутсорсинг бизнес-процессов еще не очень распространен? Помимо того, что многие просто не знакомы с принципами аутсорсинга бизнес-процессов, есть и другие, более весомые причины. Компании боятся потерять контроль над ситуацией, избегают доверять посторонним коммерческие тайны. У таких опасений есть основания как в России, так и за рубежом, и решение лежит в тщательном выборе поставщика аутсорсинговых услуг на основании его опыта и сложившейся репутации на рынке. Кого-то останавливают дополнительные расходы сил и средств на этапе перехода и чисто психологический барьер, связанный с передачей "своей" бухгалтерии в "чужие" руки.

В нашей стране есть и еще одна особенность ведения бизнеса: многие компании не просто заботятся о конфиденциальности информации, но и не заинтересованы в какой бы то ни было открытости, так как зачастую бухгалтерский учет носит полулегальный характер. Наконец, в наследство от советского периода осталась сильная вертикальная интеграция предприятий, ведущих, по сути, "натуральное хозяйство". Боязнь перемен руководства таких промышленных групп зачастую мешает им отказаться от самостоятельного выполнения некоторых функций. Во многих случаях они пытаются решить проблемы путем выделения вспомогательных подразделений в дочерние предприятия, которые осуществляют "внутренний" аутсорсинг ряда функций в рамках группы. Опыт развитых стран показывает, что при такой стратегии или компания окончательно переходит на аутсорсинг, или снижается ее эффективность в целом из-за сложности управления громоздкими структурами. Поэтому следует ожидать, что российские предприятия будут в дальнейшем все более внимательно присматриваться к аутсорсингу.

По словам Владимира Юдкина, генерального менеджера Московского представительства "Мэнпаур Инк." и участника рабочей группы по разработке законодательства по применению "заемного труда" (лизинга персонала) Комитета по труду и социальной политике Госдумы РФ, росту на российском рынке аутсорсинга помогло бы наличие детально проработанной правовой базы. "У нас есть возможность взглянуть на аутсорсинг бизнес-процессов одновременно с двух сторон. С одной стороны, мы пользуемся услугами профессиональной бухгалтерской организации и выступаем в роли клиента, с другой - мы занимаемся лизингом персонала и предоставляем нашим клиентам офисный и производственный персонал. При организации аутсорсинга возникает треугольник "клиент - аутсорсинговая компания - сотрудник", и такая ситуация требует отражения в существующем законодательстве, прежде всего, законодательстве о труде. Необходимо четко регламентировать права, обязанности и ответственность каждого из участников этого процесса в сфере управления производством, обеспечения охраны труда и техники безопасности, решения социальных вопросов. Существующее законодательство не дает четких ответов на многие практические вопросы, возникающие при предоставлении услуг такого рода. Подобная неопределенность усугубляет проблемы, связанные с преодолением психологического барьера со стороны наемного персонала при переводе их на работу в новую организацию. Решение данных вопросов - задача государственной важности. Новые технологии работы с персоналом приводят к повышению эффективности производства и повышению конкурентоспособности производимых в нашей стране товаров на мировых рынках".

КОМУ ЭТО НУЖНО В РОССИИ?

Аутсорсинг финансовой функции может быть интересен самому широкому кругу компаний, но при этом у разных компаний могут быть различные причины этого интереса. Например, нефтяная компания, имеющая дочерние подразделения в регионах. При этом каждая из "дочек" ведет учет и предоставляет отчетность по-своему, что затрудняет консолидацию отчетности и управление компанией.

Компания, оказывающая услуги по внешнему ведению бухгалтерского учета, обеспечит сбор и централизованную обработку информации по всем предприятиям группы.

Другим примером могут быть средние и малые предприятия, стремящиеся к построению прозрачных систем финансового учета, в том числе на основе МСФО, и к внедрению эффективного внутреннего контроля и управленческого учета, но при этом не имеющие в своем штате квалифицированный персонал. Поиск сотрудника, обладающего квалификацией и практическим опытом работы во всех требуемых областях - российском бухгалтерском и налоговом учете, МСФО, финансовом контроллинге, внутреннем аудите, управленческом учете и бюджетировании, может затянуться, да и стоимость такого сотрудника будет соответствующая. В то же время профессиональные бухгалтерские организации имеют в своем составе специалистов с соответствующей квалификацией и могут их привлекать для одновременного участия в обслуживании ряда клиентов. Таким образом, каждый клиент оплачивает только часть времени каждого из специалистов, что снижает общую стоимость услуг для каждой отдельно взятой компании.

Аутсорсинг финансовой службы может послужить стержнем централизации и стандартизации системы учета и отчетности.

Сегодня, в период экономического роста, данный инструмент управления особенно актуален для российских компаний, потому что руководству компании необходимо сконцентрироваться на развитии бизнеса и поиске новых решений, рынков, продуктов, при этом доверив рутинные, с его точки зрения ,операции профессионалам в соответствующей области. Аутсорсинг служб информационных технологий, охраны, автотранспорта и других административных функций никого уже не удивляет в нашей стране. Во многих странах внешняя бухгалтерия уже много лет находится в этом же списке, потому что руководство компаний не хочет тратить время на организацию и развитие бухгалтерских служб: все, что им нужно, - это своевременное получение требуемой информации для управления предприятием и предоставление обязательной отчетности.

Один из клиентов компании "Эрнст энд Янг", руководитель компании "Розан Файненс" Олег Айбазов рассказывает, почему он выбрал именно такой метод ведения бухучета: "Любая развивающаяся компания рано или поздно сталкивается с необходимостью реорганизации работы финансово-экономической службы. Сюда же относится и реорганизация бухгалтерии, отвечающей за полноту и качество предоставляемой внутренней и внешней информации. Если у руководителя его собственная бухгалтерия отнимает много времени, которое необходимо уделять основному предмету бизнеса, он либо должен начать досконально разбираться во всех тонкостях бухгалтерского учета, либо станет заложником бухгалтерии. Поэтому я решил обратиться к профессионалам, которые предоставляют услуги по ведению бухгалтерского учета. Сегодня далеко не каждая компания может себе позволить иметь в штате опытного менеджера по персоналу - психолога, который бы смог идеально подобрать квалифицированный персонал, слаженно работающий в одной команде, например в бухгалтерии. Пользуясь услугами аутсорсинга финансовой функции, руководитель может быть уверен, что ему предоставят грамотных специалистов с накопленным опытом решения схожих проблем.

Первым преимуществом аутсорсинга, которое я почувствовал, было сокращение времени на пустые разговоры. С другой стороны, передавая финансовую функцию на аутсорсинг, я начал ощущать высокое качество и надежность предоставляемых услуг. При принятии подобного решения для меня был важен также вопрос конфиденциальности полученной и предоставленной информации. Контракт на передачу финансовой функции означает, что те, кто его подписывают, отвечают за ее выполнение. Немаловажным, на мой взгляд, является подобное решение и для акционеров, которые стремятся к тому, чтобы их компании становились открытыми. Стать действительно публичной для компании означает не только платить налоги, но и иметь доступ к кредитным ресурсам и инвестициям. В такой ситуации любому акционеру спокойнее знать, что в своем "портфеле" он имеет акции общества, где бухгалтерию ведет известная и, что очень важно, независимая компания".

Сейчас в России наметилась тенденция на уход от "серых" схем ведения бизнеса и деление бухгалтерии на теневую и официальную. Для компании, готовящейся к выходу на международный рынок капитала, использование независимой внешней бухгалтерии служит своего рода декларацией о намерениях построить прозрачную финансовую систему, и это, несомненно, является дополнительным аргументом в пользу компании в глазах иностранных инвесторов и партнеров.
Тенденции развития рынка показывают, что аутсорсинг бизнес-процессов постепенно становится обычной практикой для крупных международных компаний. В ближайшем будущем появится большое количество поставщиков услуг, которые будут либо занимать небольшие ниши, либо ориентироваться на самый широкий круг задач. Очевидные же преимущества, которые приносит аутсорсинг при тщательном поиске партнеров и заключении эффективных контрактов, позволяют предположить его бурный рост в стране уже в ближайшее время.

Пушкин Сергей
Савостьянов Максим
Эрнст энд Янг