Автор статьи: Андрей Кривенко, финансовый директор группы компаний «Агама»
Управленческий учет можно вести в Excel. Это простой, но далеко не самый удобный способ. Гораздо эффективнее использовать бухгалтерскую программу с уже имеющимися в ней данными.
Как известно, в основе бухгалтерского учета лежит метод двойной записи. Несколько месяцев назад компания «Агама» начала использовать его и в управленческом учете. Причем внутреннюю отчетность организации составляют сотрудники с бухгалтерским образованием. Ведь о двойной записи они знают не понаслышке.
Благодаря подходу, который описан в статье, менеджеры компании стали своевременно получать достоверную управленческую информацию. А финансовая служба смогла значительно повысить эффективность учета и анализа хозяйственных операций.
Предлагаемую методику можно реализовать в любой программе, которая предназначена для ведения бухгалтерского учета. Выглядит это так. Оператор вводит первичные данные один раз в общую базу. Затем часть информации, необходимую для бухучета, выгружают в бухгалтерскую программу. «Управленческие» данные также попадают в отдельную базу.
Основа учета – главная книга
Все хозяйственные операции, которые проводят в управленском учете, отражаются в Главной книге (табл. 1).
Таблица 1. Пример записей в Главной книге управленческого учета
№ |
Дата |
Счет по дебету |
Аналитические признаки счета |
Счет по кредиту |
Аналитические признаки счета |
Сумма |
Валюта |
1 |
Получен кредит от банка |
||||||
01.03.06 |
Расчетный счет |
1. Получен кредит 2. Альфа-Банк 3. Финслужба |
Расчеты с банками |
1. Альфа-Банк |
10 000 |
руб. |
|
2 |
Получен товар от поставщика |
||||||
10.03.06 |
Товарные запасы |
1. Получен товар 2. Склад № 2 3. Продукт «Креветки в упаковке» |
Расчеты с поставщиками |
1. Получен товар 2. Поставщик А |
12 000 |
руб. |
|
3 |
Товар отгружен покупателю |
||||||
11.03.06 |
Расчеты с покупателями |
1. Отгрузка 2. Гипермаркет 3. Отдел ключевых клиентов |
Прибыль |
1. Выручка 2. Отдел ключевых клиентов 3. Продукт «Креветки в упаковке» |
8 000 |
руб. |
|
11.03.06 |
Прибыль |
1. Себестоимость 2. Отдел ключевых клиентов 3. Продукт «Креветки в упаковке» |
Товарные запасы |
1. Отгрузка 2. Склад № 2 3. Продукт «Креветки в упаковке» |
6 000 |
руб. |
|
4 |
Покупатель оплатил товар |
||||||
12.03.06 |
Расчетный счет |
1. Оплата от покупателя 2. Альфа-Банк 3. Отдел ключевых клиентов |
Расчеты с покупателями |
1. Оплата от покупателя 2. Гипермаркет 3. Отдел ключевых клиентов |
7 000 |
руб. |
|
5 |
Поставщику перечислены деньги за товар |
||||||
13.03.06 |
Расчеты с поставщиками |
1. Оплата поставщику 2. Поставщик А |
Расчетный счет |
1. Оплата поставщику 2. Альфа-Банк 3. Отдел закупок |
12 000 |
руб. |
|
По аналогии с бухучетом в системе управленческого учета также используют дебетовые и кредитовые счета. По ним отражают все хозяйственные операции. Счета объединены в группы. Например, в группу счетов «Денежные средства» входят счета «Касса», «Расчетный счет», «Валютный счет». В группу «Собственный капитал» – «Акционерный капитал», «Прибыль». В совокупности счета составляют управленческий план счетов. Его еще называют классификатором счетов баланса.
Основной управленческий отчет компании – баланс. Его формируют по Главной книге. Чтобы составить баланс, нужно просуммировать операции по счетам каждой группы. Например, из таблицы 1 получается отчет «Баланс», который показан в таблице 2.
Таблица 2. Отчет «Баланс»
Статья |
Начальный остаток |
Конечный остаток |
Товарные запасы |
0 |
6 000 |
Расчеты с покупателями |
0 |
1 000 |
Расчетный счет |
0 |
5 000 |
Актив |
0 |
12 000 |
Прибыль |
0 |
2 000 |
Расчеты с поставщиками |
0 |
0 |
Расчеты с банками |
0 |
10 000 |
Пассив |
0 |
12 000 |
Первый принцип управленческого учета
Управленческий учет в компании «Агама» основан на четырех принципах. Первый из них таков. Все основные управленческие отчеты – простая расшифровка групп счетов в отчете «Баланс». Каждый отчет должен содержать начальный и конечный остатки, которые совпадают с остатками в балансе.
Например, отчет о движении денежных средств (ДДС) – это расшифровка группы счетов «Денежные средства». В примере, который приведен в таблице 1, эта группа представлена счетом «Расчетный счет». Начальный остаток по нему составляет ноль рублей, а конечный – 5000. Эти же цифры отражены в отчете о ДДС, который показан в таблице 3.
Отчет о доходах и расходах (ДР) является расшифровкой группы счетов «Собственный капитал». В рассматриваемом примере к этой группе относится счет «Прибыль». Его расшифровка представлена в таблице 4.
Таблица 3. Отчет о движении денежных средств
Статья |
Сумма |
Начальный остаток |
0 |
Получение оплаты от покупателей |
7 000 |
Оплата поставщикам |
- 12 000 |
Поступление банковского кредита |
10 000 |
Конечный остаток |
5 000 |
Таблица 4. Отчет о доходах и расходах
Статья |
Сумма |
Выручка |
8 000 |
Себестоимость |
- 6 000 |
Прибыль |
2 000 |
Управленческий план счетов необходимо хорошо продумать. Его нужно разбить на группы счетов таким образом, чтобы каждому отчету соответствовала своя группа. Причем одна группа может относиться только к одному отчету (табл. 5). Однако можно формировать и группы счетов, информация по которым не попадет ни в один отчет.
Таблица 5. Пример соответствия групп счетов баланса и отчетов
Группы счетов баланса |
Отчет |
Основные средства |
Нет отчета |
Запасы |
Отчет о движении товарных запасов |
Задолженность покупателей |
Отчет о реализации |
Прочая задолженность |
Нет отчета |
Денежные средства |
Отчет о движении денежных средств |
Собственный капитал |
Отчет о доходах и расходах |
Задолженность поставщиков |
Отчет о закупках |
Задолженность перед банками |
Нет отчета |
Второй принцип
Данные управленческого учета должны быть информативными для пользователей. Например, руководителю понадобились отчеты «О доходах и расходах» и «О движении денежных средств». Информация в них должна быть представлена в разрезе статей, центров финансовой ответственности, или сопоставлена с плановыми показателями. Отделы продаж и маркетинга требуютданные по продуктам, каналам сбыта, точкам сбыта, поставщикам, себестоимости и проч. Для того, чтобы информацию можно было представлять в требуемых разрезах, каждая группа счетов должна иметь аналитические признаки - классификаторы. По ним можно будет детализировать отчет. Как видно из таблицы 1, аналитические признаки присвоены всем счетам.
Для каждого отчета также нужно выделить основной классификатор, который отражает его суть. Например, в отчете о ДДС классификатором будут статьи движения денежных средств. То есть поступление от покупателей, погашение кредита, выплата заработной платы и т. д. Пример отчета о ДДС с разбивкой по статьям представлен в таблице 3. Второстепенными классификаторами для отчета о ДДС могут быть источники денежных средств, центры финансовой ответственности.
Таким образом, второй принцип управленческого учета звучит так: классификаторы отчетов должны совпадать с аналитическими признаками групп счетов, которые они расшифровывают (табл. 6).
Таблица 6. Пример аналитических признаков для групп счетов баланса
Группы счетов баланса |
Отчет |
Классификаторы/Аналитические признаки |
Основные средства |
Нет отчета |
- |
Запасы |
Отчет о движении товарных запасов |
Статьи движения товаров, склады, номенклатура |
Задолженность покупателей |
Отчет о реализации |
Статьи движения товаров и денег, контрагенты |
Прочая задолженность |
Нет отчета |
- |
Денежные средства |
Отчет о движении денежных средств |
Статьи ДДС, источник денежных средств, ЦФО |
Собственный капитал |
Отчет о доходах и расходах |
Статьи ДР, ЦФО |
Задолженность поставщиков |
Отчет о закупках |
Статьи движения товаров и денег, контрагенты |
Задолженность перед банками |
Нет отчета |
- |
Принцип третий
Вернемся к таблице 1. В ней операция 4 «Оплата от покупателя» была проведена по дебету счета «Расчетный счет». Напомним, что он относится к группе счетов «Денежные средства». В то же время эта операция была отражена по кредиту корреспондирующего счета «Расчеты с покупателями». Данный счет входит в одноименную группу счетов.
Заметим, что «Оплата от покупателя» - это статья ДДС. А статьи движения денежных средств являются основным классификатором отчета о ДДС.
Проводка полностью соответствует третьему принципу. Он заключается в том, что каждая статья основного классификатора отчета может корреспондировать только с одной группой счетов баланса.
В таблицах 9 и 10 приведены группы счетов, с которыми корреспондируют статьи ДДС и ДР.
Таблица 9. Группы счетов, с которыми корреспондируют статьи движения денежных средств
Статьи движения денежных средств |
Группа счетов баланса |
Операционная деятельность: |
|
-поступления от покупателей |
Задолженность покупателей |
-оплата поставщикам |
Запасы, задолженность поставщиков |
-оплата косвенных издержек |
Прочая задолженность |
Инвестиционная деятельность: |
|
-оплата основных средств |
Основные средства |
Финансовая деятельность: |
|
-кредиты полученные |
Задолженность перед банками |
-кредиты уплаченные |
Задолженность перед банками |
Таблица 10. Группы счетов, с которыми корреспондируют статьи доходов и расходов.
Статьи доходов и расходов |
Группа счетов баланса |
Выручка от реализации |
Задолженность покупателей |
Себестоимость реализации |
Запасы, задолженность поставщиков |
Косвенные издержки |
Прочая задолженность |
Амортизация |
Основные средства |
Курсовая разница по задолженности поставщикам |
Задолженность поставщиков |
Курсовая разница по задолженности по кредитам |
Задолженность по кредитам |
Списание товара |
Запасы, задолженность поставщиков |
Принцип четвертый
Последний принцип управленческого учета таков. Любую операцию, при проводке которой корреспондируют счета из различных групп, нужно отразить одновременно в отчетах о ДДС и о ДР или одном из них. Другими словами, каждая хозяйственная операция может проходить либо по обеим группам счетов «Денежные средства» и «Собственный капитал», либо по одной из них. Исключение составляет только один случай – когда счет дебета и счет кредита принадлежат одной группе.
Как в соответствии с этим принципом будут выглядеть группы счетов баланса, показано в таблице 11. В ней, в отличие от таблицы 5, счета «Запасы» и «Задолженность поставщиков» объединены в одну группу. Причина этого в том, что поступление товара не отражается ни в отчете о ДДС, ни в отчете о ДР.
Таблица 11. Группы счетов баланса
Основные средства |
Запасы, задолженность поставщиков |
Задолженность покупателей |
Прочая задолженность |
Денежные средства |
Собственный капитал |
Задолженность перед банками |
Взаимосвязь основных отчетов
Если все четыре принципа соблюдены, управленческая отчетность будет логически целостной. Это наглядно показывает таблица 12. В ней по горизонтальным столбцам выполняется формула:
[Сумма по статьям отчета о ДР] – [Сумма по статьям отчета о ДДС] = Изменение сумм по группам статей баланса
В то же время сумма по вертикальным столбцам должна быть равна нулю.
Таблица 12. Проверка логической целостности управленческой отчетности
Сумма по статьям доходов и расходов отчета о ДР |
Сумма по статьям ДДС отчета о ДДС |
Изменение сумм по группам статей баланса отчета «Баланс» |
|||
Выручка от реализации |
8 000 |
Поступления от покупателей |
7 000 |
Задолженность покупателей |
1 000 |
Себестоимость реализации + Курсовая разница по задолженности поставщикам + Списание товара |
-6 000 |
Оплата поставщикам |
-12 000 |
Запасы, задолженность поставщиков |
6 000 |
Косвенные издержки |
0 |
Оплата косвенных издержек |
0 |
Прочая задолженность |
0 |
Амортизация |
0 |
Оплата основных средств |
0 |
Основные средства |
0 |
Курсовая разница по задолженности перед банками |
0 |
Кредиты полученные, Кредиты уплаченные |
10 000 |
Задолженность перед банками |
-10 000 |
-Прибыль по отчету о ДР |
-2 000 |
|
Собственный капитал |
-2000 |
|
|
-Сальдо денежных средств |
-5 000 |
Денежные средства |
5 000 |
|
Сумма столбца = 0 |
0 |
Сумма столбца = 0 |
0 |
Сумма столбца = 0 |
0 |
Усложняет ли управленческий учет работу?
Владимир Мороз, исполнительный директор компании “Деловой Консалтинг”
Все бухгалтеры отлично знают, что любая учетная программа с «двойной записью» и планом счетов автоматически обеспечивает взаимосвязь данных по оборотам, остаткам и аналитическим срезам счетов. Но результат управленческого учета - это, в первую очередь, детальная и оперативная информация для контроля за основными бизнес-процессами компании. В финансовых отчетах мы видим ее как несколько итоговых цифр.
Чтобы оценить сложность учетной работы, напомним, что управленческий учет на предприятии должен удовлетворять следующим требованиям:
- Оперативность. Наличие оперативной и достоверной отчетности в режиме on-line.
- Полнота. Управленческий учет должен охватывать все многообразие форм ведения бизнеса в современной России.
- Детальность. Система должна генерировать для собственников и менеджеров отчетность в разрезах, необходимых для мониторинга и принятия правильных оперативных и стратегических управленческих решений.
При верно организованном управленческом учете ресурсы менеджмента всех уровней освободятся для более эффективного руководства предприятием. А вот насколько управленческий учет усложнит работу специалистов по учету? Однозначно ответить на этот вопрос нельзя. Все зависит от конкретной фирмы.
Если данные о хозяйственных операциях для целей управленческого и налогового учета полностью не совпадают, фирмы обычно организуют параллельные независимые системы учета.
Если предприятию удается создать электронное «хранилище данных» для всех групп пользователей, то двойного ввода рутинных операций можно попытаться избежать. Чаще всего в проектах встречается схема, когда основной является система управленческого учета, и из нее выгружают некоторые данные в «бухгалтерскую» базу. И очень немногие предприятия могут похвастать тем, что их бухучет дает полную, оперативную и достоверную картину финансового состояния компании.
Бывает, что основной делают систему бухгалтерского учета. Из нее необходимые данные выгружают в «управленческую» базу. Затем ее дополняют небольшим количеством корректирующих проводок.
На практике можно встретить все перечисленные варианты. Фирме нужно обязательно тщательно продумать процесс переноса рутинных операций из одной электронной системы в другую. Ключевое слово здесь – “рутинных”. Внедрение системы управленческого учета - достаточно дорогостоящее мероприятие. Но эффект от него многократно окупится. Если же у фирмы нет автоматизированной системы управленческого учета, ее развитие и рост финансовых показателей замедлятся.
Главное в деле успешной постановки управленческого учета – воля руководителя. А нагрузка на бухгалтерию будет зависеть от того, сколько стоит выбранное фирмой программное решение. Чем оно дороже, тем меньше трудозатрат потребует управленческий учет.
Начать дискуссию