Аренда офиса для небольшой компании. История о том, как превратить жизнь арендатора в ад

Владимир Афанасьев, коммерческий директор ICE Partners (он уже рассказывал, через что проходит компания, чтобы найти банк с человеческим лицом) теперь делится опытом про поиск офиса.

В каждой истории, должна быть трагедия, ее преодоление и выводы. Моей компании 10 лет, и как 90% других бизнесов мы снимаем офис. На сегодняшний день сменили пять штук, этот шестой. Последний переезд был вообще фееричный, но про это немного ниже.

Обычно снимаем 50-80 м2, недалеко от метро, с понятной парковочной ситуацией, ну и очень желательно чтобы аренда была с НДС. Профиль компании ИТ-услуги, делаем сложные штуки для call-центров, Wi-Fi, заказная разработка и поддержка и все это замешано с продажей оборудования.

За пять переездов накопился опыт и личные наблюдения по теме аренды, которыми с удовольствием поделюсь, но сначала обещанная история.

На предпоследнем месте все было очень даже ничего, до тех пор, пока в городе не появился новый «Шериф», читай — Начальник Службы Безопасности.

Когда им становится сильно скучно, они начинают регулировать деятельность компаний, оно понятно — лучший управленческий опыт можно почерпнуть только из курса MBA и из журнала «Тещин Язык». Регулирование обычно заключается в запрете чего-нибудь, а потом написании кучу бумаг, чтобы тебе это разрешили, хотя раньше это бизнес-процесс проходил безбумажно.

Знакомство с Шерифом

Новый Шериф застал меня на автомойке: был такой приятный бонус, на территории можно было помыть авто, не особо отвлекаясь от рабочего процесса. Для этого был создан специальный список машин, где естественно присутствовала и моя.

Заказав предварительно пропуск и передав машину в руки мойщицы, мы с одним из сотрудников арендодателя вели светскую беседу, июнь, солнце, пятница, в общем работать не очень хотелось.

И тут налетел «ураган»:

— Ты кто такой? (это мне)

— Я ваш арендатор.

— А что здесь делаешь?

— Машину мою.

— На каком основании?

— Вот список, подписанный гендиректором.

— В общем так, список я забираю, а ты должен выехать с территории и прийти ко мне с директором для выяснения.

Честно говоря, в этой ситуации сложно было сдержаться (ведь я и есть директор!), но справившись с нахлынувшим желанием что-то ответить, я просто кивнул. Авось отстанет. Минут через 30 мойка кончилась, я покинул внутренний двор.

Угадайте, кого я встретил, выйдя из авто? Да! «Ураган» превращался в «Смерч».

— Вы не выполнили мое требование покинуть территорию. С этого момент я вам закрываю въезд!

— А можно, получить по этому поводу официальное распоряжение на бумаге?

— Нет (ну этого стоило ожидать).

— Хорошо, т.к. я плачу за аренду, а вы создаете неблагоприятные условия для работы, мы вынуждены будем расторгнуть договор досрочно.

Пауза секунд пять...

— Жаль, конечно, но у вас небольшие площади, переживем.

На этом разошлись. И через неделю я подал уведомление на расторжение, за 30 дней, как положено по договору. Жить в этом офисе оставалось чуть больше месяца.

Как превратить жизнь арендатора в ад

После подачи заявления «на развод» начались проблемы с заездом машин от поставщиков. Заявки постоянно терялись или обрабатывались по 2-3 часа (ничего не поделаешь, регламент).

Апогеем процесса было блокировка пропусков всех сотрудников за неделю до часа Х, когда мы должны были покинуть это гостеприимное место. Без уведомления.

Попытка пообщаться гендиром ни к чему не привела, он закрылся в кабинете, прикрывшись секретаршей и вызвал подмогу в виде Шерифа.

Блокировку мне объяснили вынужденными мерами безопасности, но мы можем продолжать посещать офис по спискам, это когда ты сначала спрашиваешь разрешение войти, а потом входишь, если позволят. Кроме этого, от нас настойчиво требовали подписать акты с отсутствием взаимных претензий. Что, я конечно же, оттягивал до последнего.

Исход

Пропуска стали последней каплей, и было решено валить на неделю раньше. Арендовали склад для мебели, грузчиков. Я очень наделся, что нам дадут покинуть офис без приключений. Зря.

Где-то на середине процесса погрузки, Шериф, ссылаясь на не подписанные документы, дал команду не выпускать грузовик и попытался мешать процессу. Пришлось вызвать наряд полиции. Небольшая юридическая справка — Статья 330, ч.1 УК РФ — Самоуправство — до 2 лет. Написал заявление.

После визита стражей порядка погрузка пошла намного веселее, кроме дежурного охранника, все прятались по кабинетам.

Финал

Новый офис мы нашли через неделю, еще неделя ушла на небольшой косметический ремонт.

Старому Арендодателю отправили претензию с требованием вернуть последний месяц оплаты, т.к. сотрудники умышленно препятствовали ведению основной деятельности компании, скорее всего, пойдем в Арбитраж, все инциденты зафиксированы на бумаге.

Несколько личных наблюдений, как выбирать офис

1. Всегда читаем договор. Важные пункты, срок уведомления для расторжения (бывает за 90 дней), штрафы (многие арендодатели прописывают космические штрафы за непонятные нарушения. Например 300 000 руб. за разглашение коммерческой тайны), односторонняя ответственность (когда арендатор должен все, а арендодатель ничего), депозит за 3 месяца, ненормальный внутренний распорядок.
2. Я стараюсь пообщаться с ответственным за арендаторов и начальником охраны и понять, насколько они готов решать мои проблемы, ведь это тоже часть процесса аренды. На последнем месте меня сильно поразило, когда начальник охраны пришел и по нормальному рассказал, как и что у них тут заведено, объяснил процедуры, дал свой сотовый, типа звони по любым вопросам. Первый раз такое.
3. Отдельно проговорить и прописать допуск автотранспорта. Можно ли по телефону или таскать бумажки?
4. Внос-вынос грузов, в том числе габаритных. Я встречал офисы класса А, без грузовых лифтов и зон погрузки-разгрузки. Движение грузов через красивую парадную проходную, это рано или поздно приводит к конфликтам, я проверял. Плюс, некоторые требуют писать бумагу на внос-вынос, это неудобно.
5. Коммунальные услуги. У меня был случай, когда за коммуналку просили оплачивать наличными, не очень удобно.

И последнее, сейчас рынок аренды — рынок покупателя, огромные площади офисов стоят никому не нужные, торговаться не только за деньги, но и за лучшие условия, можно и нужно.