Автоматизация бюджетирования и управленческого учета

Данная статья посвящена поиску ответов на вопросы: почему бюджетирование и управленческий учет поддерживаются разными программными продуктами; чем руководствоваться при выборе программных продуктов; как обеспечить их совместную работу в рамках единого процесса управления?

Кочнев Александр

Бюджетирование и управленческий учет - неразрывно связанные процессы корпоративного управления. Поэтому, когда ставится задача автоматизации этих процессов, естественной потребностью является интегрированная система, обеспечивающая их поддержку. В качестве такого решения обычно рассматриваются так называемые КИС - корпоративные информационные системы, претендующие на обеспечение всего цикла корпоративного управления, включая планирование, учет, контроль, анализ. Вместе с тем компании, внедрившие такие системы, часто ищут программные продукты, которые могли бы в полной мере удовлетворить их потребности в поддержке бюджетного управления.

ЧЕМ"ПЛОХИ" КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ?

Прежде всего, нужно остановиться на ограничениях возможностей КИС.
В период всеобщего увлечения этими системами казалось, что проблема создания полностью интегрированной корпоративной системы управления - это вопрос только времени и денег. Но практика значительного числа проектов, из которых лишь немногие привели к созданию систем действительно высокой степени интеграции, показала, что в большинстве случаев создать систему, в рамках которой решались бы все задачи корпоративного управления, невозможно. Основные причины этого состоят в следующем:

информационная система обеспечивает поддержку только формализованных процессов, т.е. таких, которые описаны и на практике выполняются в соответствии с утвержденными инструкциями. Неслучайно у разработчиков программного обеспечения существует поговорка:"Нельзя автоматизировать хаос". Однако фактически даже в организации с хорошо отлаженным управлением, к тому же действующей в стабильных условиях, формализации поддаются не более 80% бизнес-процессов. Остальные 20% настолько изменчивы, что зафиксировать их практически невозможно.

концепция КИС опирается на стандарт MRP (Material Resource Planning), регламентирующий лишь операционные бизнес-процессы-планирование производства и закупок для обеспечения поступивших заказов на продукцию. Однако деятельность реального предприятия не сводится к операционным бизнес-процессам. Скорее организацию можно представить как совокупность подсистем, взаимодействующих между собой. При этом производственная деятельность - лишь одна из таких подсистем. Дальнейшее развитие КИС привело к появлению новых обозначений, таких как ERP, но ничего не изменило по сути, так как модель организации, положенная в их основу, осталась прежней;

компании редко строят свою деятельность на"однородном" бизнесе. Чаще всего их бизнес диверсифицирован в той или иной степени. Автоматизация управления такими"конгломератами" весьма затруднительна, когда ставится задача"свести" в рамках одной системы различные бизнес-процессы, принципы учета и планирования. Перед многопрофильными холдингами вообще нереально ставить задачу построения единой интегрированной системы, поскольку корпорации развиваются динамично: одни бизнесы покупаются, другие продаются, а внедрение информационных систем, как известно, длится годами. Из-за постоянного изменения структуры организации проект создания интегрированной системы для холдинга, однажды начавшись, может никогда не завершиться.

Следует подчеркнуть, что данные положения не следует рассматривать как критику ERP-систем. Речь идет лишь о том, что создание полностью интегрированного информационного обеспечения во многих случаях затруднено или невозможно.

ПРОГРАММЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ ЗАКРЫВАЮТ"БРЕШИ" В УПРАВЛЕНИИ

Перечисленные проблемы приводят к тому, что на практике чаще всего осуществляется"лоскутная" автоматизация корпоративного управления, при которой информационные технологии внедряются, прежде всего, на тех участках, где наиболее ощутимы потери, связанные с отсутствием оперативной управленческой информации.

Какими же средствами обеспечить планирование, учет и контроль на верхнем уровне управления корпорацией? Ведь организация, как единое целое, нуждается в скоординированном планировании и систематическом отражении результатов своей деятельности. И в первую очередь это необходимо высшему руководству компании. Ответом на этот вопрос стало появление специализированных программных продуктов для бюджетирования. Их роль в используемом для корпоративного управления программном обеспечении состоит в интеграции процессов планирования, учета и контроля на уровне всей корпорации.

ДВА СПОСОБА АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Для более точного понимания различий между КИС и системами бюджетирования необходимо обратить внимание на технологические различия между ними.

КИС являются системами транзакционного типа, обеспечивающими регистрацию хозяйственных операций и их интерпретацию в соответствии с управленческим планом счетов. В таких системах наиболее эффективно поддерживаются задачи управленческого учета. Однако для планирования деятельности предприятия на достаточно продолжительный период (квартал и более) транзакционный механизм в большинстве случаев практически не пригоден. Действительно, планировать деятельность предприятия с точностью до отдельных хозяйственных операций можно только в рамках вполне определенного заказа.
Системы бюджетирования по своей сути являются аналитическими инструментами,"заточенными" для накопления и анализа управленческой информации, которая представляется в виде многомерных таблиц. Они наиболее удобны для разработки и анализа планов. Однако решение задач учета на их основе связано с определенными сложностями. Такие системы не предусматривают непосредственной регистрации каждой хозяйственной операции. Поэтому либо данные о фактическом исполнении плана вводятся вручную в агрегированном виде (как сумма за определенный период по определенной бюджетной статье), либо необходимые данные извлекаются из учетной системы, агрегируются и импортируются в систему бюджетирования автоматизированными способами. После этого появляется возможность проведения сравнительного план-фактного анализа.
Таким образом, одни системы лучше подходят для учета, другие - для планирования. Как выбирать между ними, если существует необходимость комплексного решения задач управления?

ОСНОВНЫЕ АЛЬТЕРНАТИВЫ

"Взаимоотношения" между КИС и системами бюджетирования в каждом конкретном случае могут быть различными. Здесь вероятно как"сотрудничество", так и взаимное отрицание одного решения другим. На основе этих программных продуктов принципиально возможны три основных варианта построения управленческих систем планирования, учета и контроля:

• только КИС;

• система бюджетирования совместно с КИС;

• только система бюджетирования.

Только КИС

Решения на основе КИС наиболее приемлемы для предприятий, ведущих"однородный" бизнес, управление которыми ориентировано, главным образом, на решение операционных задач (повышение эффективности производственных и торговых операций, снижение себестоимости, оптимизацию оборотных активов и т.п.). Для таких организаций не имеют решающего значения задачи среднесрочного и долгосрочного планирования, формирования эффективного бизнес-портфеля, анализ стратегий поведения на рынке и связанных с этим сценариев. Это могут быть промышленные и торговые предприятия, имеющие стабильный рынок и не испытывающие потребности в постоянном пересмотре своей стратегии.

Система бюджетирования совместно с КИС

В решениях на основе специализированных систем бюджетирования заинтересованы, прежде всего, диверсифицированные компании, имеющие в своем портфеле набор"разнородных" бизнесов. Для управленческого учета и планирования в такой корпорации на уровне управляющей компании единственно возможным решением является автоматизированная система бюджетного управления (нетранзакционного типа). При этом в дочерних компаниях холдинга могут использоваться различные средства автоматизации, так или иначе интегрированные с информационной системой холдинга.

Практика такова, что предприятия, входящие в холдинг, уже имеют какие-либо средства автоматизации (на разных предприятиях различные). Поэтому задача автоматизации управления корпорации часто решается путем интеграции разнородного программного обеспечения. При этом основным"объединяющим" звеном выступает система бюджетирования корпорации.

Также необходимо отметить методологический аспект, связанный с неприемлемостью для холдинга реализуемого в транзакционных системах планирования на основе хозяйственных операций. Планирование деятельности корпорации осуществляется на основе показателей, устанавливаемых руководством для каждого бизнес-направления, и последующего согласования планов, обеспечивающих достижение этих показателей.

При этом отсутствие"мгновенного" доступа к оперативным данным является скорее преимуществом систем бюджетирования, чем их недостатком, поскольку руководству холдинга не нужна информация о каждой хозяйственной операции, осуществляемой в его дочерних компаниях. Уверенность руководства в необходимости такой информации свидетельствует, что оно некомпетентно.

Только система бюджетирования

Система управленческого планирования, учета и контроля может быть полностью реализована на программном обеспечении для бюджетирования. Такого рода решения вполне приемлемы для небольших компаний, которые до определенного времени используют для этих целей электронные таблицы. В этих случаях программа бюджетирования может стать достойной заменой Excel. Очевидно, здесь не обойтись без ручного ввода данных, но при небольшом объеме операций такое решение может быть вполне приемлемым.

* * *

Выбор той или иной модели автоматизации процессов управления зависит от ожидаемого эффекта, связанного с внедрением информационных технологий, и цены, которую готово заплатить предприятие за соответствующее решение.