Георгий Земитан,
руководитель проекта компании ITeam
"Сетевой журнал", №10, 2003

Наконец-то наступило время, когда значение бюджетирования как управленческой технологии уже не ставится под сомнение в кругу менеджеров российских компаний. Более того, большинство руководителей понимают необходимость использования информационных систем, поддерживающих бюджетное управление. Однако приняв решение о внедрении автоматизированной системы, они неизбежно сталкиваются с проблемой выбора.

На российском рынке к настоящему моменту представлено более десяти специализированных систем бюджетирования. Очевидно, что приобретение конкретного продукта только на основании проведенной его разработчиками презентации выглядело бы по меньшей мере легкомысленным, поскольку этот шаг неизбежно связан со значительными инвестициями в развитие организации. Как же справиться с такой сложной задачей?

Разумным представляется двухэтапный подход к выбору системы, когда на первом этапе круг поиска сужается до двух-трех продуктов, а на втором принимается окончательное решение. Цель данной статьи - рассказать о сегментах рынка приложений для бюджетирования с тем, чтобы читатель, вооружившись полученной информацией, не растерялся от многообразия специализированных систем и мог бы понять, какие из них лучше подходят для задач его компании. Проще говоря, наша цель - помочь ответить на вопрос: "В каком сегменте следует искать необходимую именно нам систему бюджетирования?"

Для сегментации этого рынка мы будем использовать три критерия: масштаб системы, ее адаптивность и стоимость лицензий.

Масштаб системы

По такому критерию мы разделяем системы бюджетирования на настольные, локальные и распределенные. Настольный продукт - это тот инструмент, с которым при составлении и анализе бюджетов работает не более трех-пяти человек -- скажем, финансовый директор компании и руководители нескольких подразделений. Типичным и для многих привычным представителем данного класса являются электронные таблицы Excel. Однако недавно у Excel появился серьезный конкурент - программный продукт BPlan.

Заниматься бюджетированием в небольшой компании лучше всего с помощью настольного продукта, поскольку в этом процессе здесь участвует всего несколько человек. Благодаря простоте освоения и применения продукт такого класса может стать хорошим решением и для более крупных фирм, только начинающих заниматься бюджетированием. Однако для построения полноценной системы бюджетного управления на среднем или крупном предприятии настольные продукты использовать нельзя, потому что такая система предполагает вовлечение в управленческий контур широкого круга менеджеров.

Локальная система рассчитана на многопользовательскую работу в рамках одного офиса. Пример локальной системы - продукт PlanDesigner российской компании "Софтпром".

Задача же распределенной системы - автоматизация бюджетного процесса в крупной организации с множеством удаленных друг от друга офисов. Распределенные системы, как правило, являются продуктами западных фирм, что объясняется высокой сложностью таких разработок. Трудозатраты на создание подобного решения составляют сотни человеко-лет. Вкладывать столь значительные ресурсы в разработку новых продуктов российские компании пока не могут. Распределенными системами являются такие гранды мирового рынка, как Cognos Planning (бывший Adaytum e.Planning), Comshare MPC и Oracle Financial Analyzer.

Выбор масштаба системы: цена ошибки. Выбрав решение неподходящего масштаба, компания неизбежно столкнется со значительными проблемами. Локальная система вполне может поддерживать работу нескольких офисов, территориально удаленных друг от друга, если смириться с тем, что обмен данными между ними будет проходить в "полуавтоматическом" режиме. В этом случае обычно используются процедуры экспорта-импорта данных с пересылкой файлов по электронной почте.

Однако использование локальной системы для бюджетирования в крупном холдинге, включающем десятки дочерних компаний, вызовет серьезные трудности. Даже если проект внедрения будет успешно завершен и финансовая модель построена оптимально, процедуры консолидации данных в системе займут так много времени, что до ее практического использования дело может даже не дойти.

С другой стороны, неэффективными будут и попытки решить задачу индивидуального или локального бюджетирования с помощью "тяжелой" системы. В этом случае пользователь платит за ненужную ему функциональность и сталкивается с целым комплексом непростых процедур, связанных с установкой и настройкой "большой" системы.

Адаптивность

Адаптивность характеризует возможности системы по настройке под специфику компании.

В ряде решений подобные возможности ограничены корректировкой значений определенного количества параметров - так называемые "параметрические настройки". Такой подход реализован, например, в продукте "Инталев: Управление финансами". Иначе эта концепция называется "жесткая модель бюджетов". Потребителями систем данного класса являются компании, бюджетная структура которых совпадает с предложенной в продукте, либо те, кто сознательно готов подстроиться под существующую в нем модель. В любом случае прежде чем покупать такое решение, нужно внимательно ознакомиться с его демоверсией или демонстрационным примером, созданным разработчиками по просьбе потенциального клиента.

Многие из представленных на рынке систем относятся ко второму типу - они позволяют модифицировать предложенные либо создавать новые финансово-бюджетные модели. Как правило, предлагается инструмент для работы с многомерной моделью, с помощью которого создаются многомерные кубы-бюджеты и описываются связи внутри кубов и между ними. Для анализа бюджетных данных используются OLAP-надстройки над базами данных. Следует отметить, что построение функционального и эргономичного модуля работы с формулами в многомерном пространстве - непростая задача. Поэтому за достижение этого уровня адаптивности порой приходится платить трудоемкостью внедрения финансовой модели и неудобством ее эксплуатации, причем платит, разумеется, клиент.

Самой высокой степенью адаптивности характеризуются системы, классифицируемые как "технологическая платформа": они позволяют решить множество задач. Такие платформы подходят для компаний, желающих большего, чем просто автоматизация бюджетирования в его классическом понимании. Они могут осуществлять информационную поддержку нескольких процессов одновременно, например, бюджетирование и консолидацию финансовых данных или бюджетирование, хранение корпоративных данных и документооборот. Расширяя набор решенных задач, пользователь может создать единое информационное пространство для поддержки корпоративного управления. Пример системы этого класса - продукт "Контур Корпорация. Бюджет", созданный компанией Intersoft Lab на платформе хранилищ данных "Контур".

Выбор адаптивных свойств системы: цена ошибки. Прежде всего нужно иметь в виду, что адаптивность системы и сложность ее освоения и внедрения находятся в прямой зависимости друг от друга: Чем больше возможностей заложено в механизмы настройки системы, тем сложнее ее внедрить.

Во многих случаях выбор программного обеспечения, в котором уже определены основные свойства бюджетной модели, может оказаться наилучшим решением. Разумеется, при этом нужно внимательно разобраться, в какой степени заложенная в системе модель бюджетирования соответствует потребностям предприятия. Ведь если окажется, что ее невозможно полностью настроить под существующий в компании бизнес-процесс, то придется что-то менять в сложившихся подходах к бюджетированию. Вообще говоря, в самом факте такой корректировки ничего страшного нет, более того, на практике параллельно с внедрением любой информационной системы идет совершенствование соответствующего бизнес-процесса. Плохо, если удастся автоматизировать лишь часть процесса бюджетного управления; еще хуже, когда система начнет диктовать компании, какими должны быть ее финансовая структура и технология бюджетирования.

Выбрав систему со слишком высокими адаптивными свойствами, вы можете получить (и оплатить) не нужную вашему предприятию функциональность. Эта ошибка повлечет за собой дополнительные затраты на этапе внедрения системы, которые могут порой в несколько раз превосходить затраты на лицензии.

Стоимость лицензий

Мы выделяем три ценовых диапазона по стоимости системы в типичных для нее проектах: дешевые программные продукты (до $1000), продукты средней стоимости (от $1000 до $10 000) и дорогие системы (свыше $10 000).

В сегменте "дешевых" систем выбор пока невелик. Здесь находятся упомянутый выше продукт BPlan, а также предназначенная для промышленных предприятий программа "КИС: Бюджетирование" и "облегченные" локальные версии продуктов "Инталев".

"Средний" рынок занимают программные продукты российских разработчиков -- PlanDesigner, "Контур Корпорация. Бюджет" и "Инталев: Корпоративные финансы".

Все "дорогие" системы имеют зарубежное происхождение. К ним относятся: Comshare MPC, ERA Budgeting, Cognos Planning, Hyperion Pillar. Обычно стоимость программного обеспечения, в случае выбора какой-либо из этих систем, составляет 30--50 тыс. долл.

По поводу стоимости лицензий необходимо сделать два замечания. Во-первых, ценовая политика многих разработчиков и дистрибьюторов систем бюджетирования накладывает ограничения на минимальное количество закупаемых лицензий. Некоторые вендоры в структуре цены отдельно выделяют серверную часть, которой фактически определяется минимальная стоимость закупки. Как правило, это относится к "дорогим" системам, минимальная стоимость закупки для которых может достигать 25 тыс. долл. и даже более.

Во-вторых, при сравнении стоимости продуктов следует различать понятия конкурентной и неконкурентной лицензии. Если неконкурентная лицензия позволяет обращаться к системе с одного конкретного рабочего места, то конкурентная обеспечивает работу в каждый момент времени любого подключенного к ней пользователя. Приблизительные расчеты показывают, что на двоих-троих пользователей необходима одна конкурентная лицензия. Иными словами, если права доступа к системе определяются конкурентными лицензиями, то при ее покупке можно сэкономить, приобретя меньшее количество лицензий, нежели число будущих пользователей системы.

Оценка стоимости системы: цена ошибки. Вообще говоря, об ошибке здесь речь не идет. Для клиента фактор цены может лишь играть роль ограничителя возможного спектра решений. Этот критерий должен стоять на последнем месте -- после определения профиля будущей системы по двум предыдущим критериям.

Стоит подчеркнуть, что расходы на программное обеспечение - лишь малая часть затрат на внедрение системы бюджетирования. Открывая на предприятии этот безусловно нетривиальный проект, вы предусматриваете такие затраты, как оплата технической поддержки, оказываемой разработчиком, непосредственно расходы на внедрение системы, а также стоимость ее эксплуатации.

Техническая поддержка обходится обычно в 20% стоимости лицензий на программное обеспечение. У многих поставщиков это обязательная составляющая контракта на поставку программного продукта. Но даже если это не так, то экономить на данной статье расходов нецелесообразно. Пользоваться сложным продуктом без поддержки разработчиков неразумно.

Затраты на консультационные услуги зависят от объема работ и ставок консультантов. Итоговая сумма получается перемножением этих двух величин и может находиться довольно в широком диапазоне -- от 6 до 60 и даже более тысяч долларов. Такая неопределенность связана с тем, что объем работ по внедрению системы бюджетирования зависит не только от сложности настройки, но и от степени готовности самого предприятия. В тех случаях, когда постановку процессов финансового управления приходится начинать с нуля, объем работ будет не маленьким.

В ряде случаев предприятия внедряют систему бюджетирования без помощи консультантов. Но это вовсе не означает, что внедрение обходится им бесплатно. Просто нужно правильно оценивать затраты на обучение и зарплату персонала, занятого в этом проекте, и все прочие связанные с ним расходы.

Наконец, при выборе системы важно учитывать стоимость владения, поскольку поддержание новой технологии после ее внедрения потребует постоянного участия технических специалистов и аналитиков, а также затрат на обновление программного обеспечения, изменение его конфигурации и настройки, обучение и консультирование пользователей. Расходы на все это могут быть весьма значительными.

Если оказывается, что за деньги, которые компания планирует выделить на проект, невозможно внедрить систему, подходящую ей по масштабу и адаптивности, то следует либо отложить проект, либо изыскать возможности увеличения его бюджета. Между прочим, по статистике ИТ-бюджеты западных компаний составляют от 3 до 12% от их оборота.

***

Сегментация рынка систем бюджетирования упрощает проблему выбора. Первым делом при выборе системы следует определить, каково положение необходимого вам решения в координатах масштаб - адаптивность - цена. Как правило, в каждом конкретном сегменте оказывается не более трех продуктов, из которых и должен быть сделан окончательный выбор.

После определения "своего" сегмента начинается наиболее трудоемкий этап работы: необходимо разработать детальный список требований к продукту, на основании которого будет проводиться отбор среди "претендентов". Но решение этой задачи - тема отдельной статьи.