Персонифицированный учет: сдача отчетности

Аудитор Е.О. Яблочкина

Прежде всего страхователям необходимо провести в отделении ПФР сверку поступивших в течение года платежей по страховым пенсионным взносам с данными своего учета. Они должны быть идентичны показателям налоговой службы. Сделать это необходимо, так как одновременно с индивидуальными сведениями представляется ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11. В ней должна содержаться информация о начисленных и уплаченных взносах в целом по организации за расчетный период. В связи с чем организациям и предпринимателям в оставшееся время до начала отчетной компании стоит обратиться в территориальные органы Пенсионного фонда для такой сверки. Ведь это позволит своевременно выявить и устранить ошибки. В результате можно избежать непредвиденных ситуаций при приеме ведомости уплаты страховых взносов на ОПС.

Работодатель должен уточнить у своих сотрудников, не меняли ли они фактический адрес проживания. Так как он необходим для информирования застрахованного лица о накопленных суммах на его лицевом счете. Не изменялись ли их анкетные данные (например фамилия), которые указаны в страховом пенсионном свидетельстве, не теряли ли работники этот документ. Ведь в таких случаях его необходимо или обменять, или получить дубликат.

Обратите внимание: с этого года анкеты застрахованных лиц, индивидуальные сведения за 2007 год и иные документы по персонифицированному учету будут приниматься отделениями ПФР в новом электронном формате. О чем сказано в письме Пенсионного фонда от 01.10.2007 № АК-15-26/10650 «О предоставлении документов индивидуального (персонифицированного) учета с 01.01.2008 в формате 7.0». Поэтому тем, кто подает сведения, придется потратить время на обновление программ и изучение новых требований.

К страхователям, в том числе физическим лицам, самостоятельно уплачивающим взносы на обязательное пенсионное страхование, могут быть применены финансовые санкции. Например, за непредставление в установленные сроки или сдачу неполных и (или) недостоверных сведений, которые необходимы для осуществления персонифицированного учета. Размер штрафа — 10 процентов причитающихся за отчетный год платежей (ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). С 1 января 2006 года орган ПФР может взыскивать штрафы принудительно без суда при сумме причитающегося штрафа не более 50 000 рублей (п. 3 ст. 25 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). При большей сумме взыскание производится органами Пенсионного фонда в судебном порядке. До судебного разбирательства страхователь вправе добровольно уплатить штраф.

Кроме того, ошибки могут быть обнаружены самим Пенсионным фондом в сведениях, которые были представлены своевременно, то есть не позднее 1 марта. Тогда документы персонифицированного учета возвращаются страхователю для устранения неточностей. Срок исправления — две недели (п. 29 Инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.03.97 № 318). Если страхователь не уложился в установленный период, тогда к нему применяются санкции по статье 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Для исправления уже сданных сведений необходимо представить корректирующие формы персонифицированного учета.

Для того чтобы подать сведения в Пенсионный фонд, фирме (предпринимателю) необходимо заполнить специальные бланки. Их формы утверждены постановлением правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п. Существует также инструкция по заполнению форм, на которых представляются сведения персонифицированного учета. К этому руководству приложены примеры заполнения бланков. Инструкцию и примеры можно найти в тексте вышеназванного постановления.

Работодатели подают следующую отчетность:

• индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2;
• опись передаваемых в Пенсионный фонд документов по форме АДВ-6-1;
• список застрахованных лиц, составленный в произвольном виде;
• ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11.

Все представляемые документы должны быть сгруппированы в пачки по типу, виду форм и категории застрахованных лиц. При этом в комплекте допускается наличие не более 200 документов. Для сведений, подаваемых по форме СЗВ-4-2, число застрахованных, представленных в пачке, не должно превышать 200 человек. Например, на сведения о 400 застрахованных лицах необходимо сформировать два комплекта документов с формами СЗВ-4-2. К каждому нужно приложить опись.

Документы по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 группируются отдельными пачками, если содержат сведения:

• о различных категориях застрахованных лиц (наемные сотрудники или работники сельскохозяйственных организаций);
• на работников, выходящих на пенсию;
• корректирующие и отменяющие сведения, позволяющие исправить ошибки в ранее поданных документах;
• на сотрудников, которые работали в различных территориальных условиях (в районах, входящих в перечень районов Крайнего Севера, местностях, приравненных к ним, а также в зонах отчуждения, отселения, проживания с правом на отселение или зонах проживания с льготным социально-экономическим статусом).

На каждый комплект документов, содержащий формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, составляют опись по форме АДВ-6-1. Пачка должна быть прошита и пронумерована. При этом концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на котором ставится печать организации и делается надпись: «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». К каждому комплекту нужно приложить список застрахованных лиц, на которых представляются сведения. Его подшивают после описи.

Одновременно с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 фирмы сдают ведомость по уплате страховых взносов по форме АДВ-11. Независимо от количества пачек ведомость оформляют одну в целом по фирме.

Форму СЗВ-4-1 заполняют отдельно на каждого застрахованного. Ее необходимо оформлять, когда подаются сведения о работниках, у которых есть право на получение досрочной трудовой пенсии. То есть бланк СЗВ-4-1 нужно заполнять, например, на сотрудников, которые заняты на подземных работах, работах с вредными условиями труда и в горячих цехах. Перечень таких лиц приведен в статьях 27 и 28 Закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». При этом условия для назначения досрочной трудовой пенсии отражают в таблице «Стаж работы за отчетный период».

Кроме того, сведения о страховом стаже и начисленных взносах по форме СЗВ-4-1 следует подавать на сотрудников, у которых необходимо выделить отдельные периоды работы. Например, при заключении гражданско-правовых договоров. Этот бланк организации должны также заполнять на работников, которые находились, например, в декрете, отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. Причем в графе «Исчисление трудового стажа: дополнительные сведения» проставляют коды «Декрет» или «Дети». Дело в том, что в страховой стаж наравне с периодами работы засчитывают те периоды, когда сотрудник получал пособие по нетрудоспособности во время декретного отпуска или находился в отпуске по уходу за ребенком. В разделе «Сведения за расчетный период о застрахованном лице в целом по страхователю (включая обособленные подразделения)» следует отразить общую сумму страховых взносов (с разбивкой на страховую и накопительную часть) по сотруднику, который работает в разных обособленных подразделениях одной фирмы.

Форма СЗВ-4-2 списочная, то есть в ней могут быть приведены сведения сразу о нескольких застрахованных. Но не более чем о 10 на одной странице. Эту форму заполняют по застрахованным лицам, которые не имеют права на досрочное назначение пенсии. Исключение сделано лишь для тех сотрудников, которые могут выйти на пенсию раньше из-за того, что работают или живут в особых местностях. Например, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в зонах отчуждения.

На каждую пачку документов необходимо составлять опись по форме АДВ-6-1. В ней указывают количество документов, сброшюрованных в пачке, расчетный период, за который подаются сведения, их тип и другие реквизиты.

При оформлении ведомости уплаты страховых взносов по форме АДВ-11 нужно указать количество поданных пачек документов по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, общую сумму начисленных и уплаченных взносов по всем застрахованным лицам, задолженность по уплате страховых взносов на начало и конец расчетного периода. В графе «Признак тарифа» необходимо проставлять отметку о том, применяет ли компания регрессивную шкалу. Варианту «да» соответствует значение «Р», а «М» нужно указывать в графе в том случае, когда взносы рассчитаны по максимальным ставкам. Однако в Инструкции отмечено, что начиная с 2005 года в данной графе следует указывать лишь значение «Р». Это связано с тем, что с 2005 года были отменены ограничения на применение регрессивной шкалы, связанные с минимальным уровнем средних доходов на одного работника. То есть фактически «Р» означает, что фирма может применить регрессивные ставки. Достигли доходы сотрудников порога регрессии или нет, значения не имеет.