Учет рабочего времени всегда был и остается очень важным аспектом в деятельности любой компании. Только таким образом можно узнать, когда и сколько времени сотрудник находился в офисе. На сегодняшний день существует масса способов контроля над работниками. Однако важно помнить, что самый главный из них — это табель учета рабочего времени. Именно его запросят налоговики при проверке.
Автоматический учет
В каждой компании существует своя специфика организации труда. Так, в одних фирмах сотрудники предоставлены сами себе, самостоятельно распределяя свое время, в других же действует жесткая система контроля. «Независимостью» могут похвастаться в основном работники небольших организаций, а вот служащие крупных компаний чаще всего находятся «под колпаком» у своего руководства. И на что только не идут директоры, чтобы контролировать каждый шаг своих подопечных, дабы ни одна минута рабочего времени не была потрачена зря. Безусловно, в таких организациях крайне негативно относятся к опозданиям. Чтобы свести подобное «зло» к нулю, многие компании закупают и устанавливают у себя новомодные системы контроля рабочего времени. Это могут быть и полноростные турникеты на проходной, и электронные чипы в разных частях офиса, которые, к примеру, не позволят сотрудникам подолгу общаться с коллегами из соседнего отдела.
Обеспечение контроля за сотрудниками — с технической точки зрения дело дорогостоящее. Самый простой турникет стоит примерно 500 евро. Если предприятие очень большое, то на его оснащение соответствующей системой могут уйти сотни тысяч долларов.
Турникет — это не только одна из составляющих системы безопасности, но и «учетчик» рабочего времени. Информация с микрочипа, который находится в карточке-ключе, поступает на компьютер службы безопасности. Потом эти данные предоставляются бухгалтерам, которые считают заработную плату исходя из фактически отработанного времени. Но использование турникета в учете рабочего времени не освобождает бухгалтеров от ведения соответствующего табеля. Данные о времени прихода и ухода сотрудников, о прогулах и больничных заносятся в табель унифицированной формы Т-13, которая называется «Табель учета рабочего времени» (утвержден постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1). В этой связи многие бухгалтеры недоумевают: зачем, если есть электронный помощник, учитывающий время прихода-ухода, вести еще и табель? Ведь можно получить всю выкладку по сотрудникам, просмотрев электронный пропуск каждого из них. На этот вопрос ответила главный бухгалтер компании «Автомир» Нелли Вероненко:
— На мой взгляд, вести табели учета рабочего времени удобнее, нежели постоянно снимать данные с электронного контроллера. К примеру, у нас в компании работает почти пятьсот человек. Представляете, какую масштабную работу приходилось бы делать, чтобы только высчитать часы, проведенные на предприятии. Поэтому мы отдали предпочтение соответствующим формам. Не думаю, что это так сложно. К тому же стоит вспомнить, что табель учета рабочего времени — один из составляющих статистической отчетности, поэтому заполнять этот документ просто необходимо.
Выбираем турникет
На сегодняшний день разнообразие турникетов, которые устанавливаются в холлах офисов, достаточно велико.
Самые распространенные — это триподы. Так называются турникеты с узлом из преграждающих штанг. Узел фиксируется за счет электромагнитного замка. Такое оборудование чаще всего устанавливают в небольших компаниях.
Для крупных предприятий, в которых действует повышенный контроль на проходных, подойдут больше тумбовые турникеты. К тому же для больших фирм могут подойти и турникеты с распашными створками. Такой вид оборудования обеспечивает прохождение большого потока людей.
Через проходную с турникетом можно пройти с помощью электронных пропусков или брелоков. Пропускные пластиковые карты содержат индивидуальные коды доступа, которые считываются турникетом. Благодаря столь мудреной системе риск того, что на территории предприятия окажется посторонний человек, практически равен нулю.
Самый верный способ
Таким образом, ведение бумажного табеля является более надежным и простым способом учета рабочего времени. Хотя эта система и устарела, но она может работать при компьютерных сбоях или отключениях электричества, чем не могут похвастаться владельцы электронных турникетов. Используя старый проверенный метод, компании тем самым экономят немалые средства, которые потребовались бы для новомодного устройства. Куда проще купить готовый бланк «Учета рабочего времени» или составить его в программе Excel и отмечать там время нахождения на рабочем месте каждого из сотрудников. В пользу такой системы работы высказалась бухгалтер компании «Мангуст» Светлана Семенова:
— Для малого предприятия ведение табеля является оптимальным способом контроля за персоналом. Турникеты — это слишком дорогостоящая покупка, порой не всегда оправданная. Поэтому мы еще долго будем работать, так сказать, по старинке. К тому же не стоит забывать, что пришедшие с проверкой налоговые инспекторы попросят предъявить им именно табель, а не распечатки с электронного турникета. И если такового не окажется — у фирмы будут проблемы.
Действительно, законодательство обязывает каждую организацию вести такие табели. Поэтому важно помнить, что если вы вложили деньги в дорогого электронного контроллера, это поможет вам следить за своим персоналом. Не стоит забывать, что ведение табеля является обязательным для всех компаний. Также необходимо знать, как правильно заполнять подобные документы.
Итак, табель рабочего времени должен быть оформлен по унифицированной форме Т-13 или Т-12. Здесь обязательно должны быть прописаны данные о количестве рабочих дней и часов, которые сотрудник провел на работе. Также бухгалтеру необходимо обозначить причины неявок на работу. Именно на основании вышеописанной информации сотрудникам рассчитывается зарплата. Также важно помнить, что, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения форма Т-12 должна храниться в бухгалтерии 3 года.
Правда, в вопросе заполнения табеля неясно, кто должен вести учет рабочего времени. По мнению бухгалтера одной из столичных фирм Натальи Сикорской, сотрудника, ведущего табель, нужно назначать приказом или прописывать эту обязанность в должностной инструкции:
— Если не подтверждать документально, кто из служащих должен заниматься учетом, то он имеет полное право отказаться от этой обязанности. К примеру, в нашей компании в каждом подразделении определен отдельный человек, выполняющий эту работу.
Суммированный учет рабочего времени
Многие предприятия функционируют постоянно, например круглосуточные магазины. В таких фирмах действует суммированный учет рабочего времени, которому посвящена статья 109 Трудового кодекса. Нормы такого учета предусматривают контроль за фактически отработанным временем. Сколько часов сотрудник обязан отработать ежедневно, определяется нормой продолжительности дня, рассчитанной для каждой из профессий. Потом сравниваются показатели фактически отработанных часов с часами, которые должны были отработать сотрудники. Время, отработанное де-факто, не должно превышать норму.
Есть ли выбор?
Таким образом, даже если компания потратила немалые средства на электронную систему контроля, это не освобождает ее от обязанности вести табель учета рабочего времени по унифицированной форме.
Бухгалтерам важно помнить, что технические новинки способны лишь облегчить контроль над опозданиями сотрудников. Это очень удобный способ, считает Нелли Вероненко:
— Турникет сильно облегчил нам задачу: теперь, если сотрудник постоянно опаздывает, у нас есть законное подтверждение этого — информация с его карточки. Данные с нее мы берем редко. Но в профилактических целях можем проверить любого из сотрудников. Люди должны знать, что их могут наказать рублем. В результате выработка возрастает. Так что турникеты уже начинают себя оправдывать. Зато табельный учет рабочего времени не требует никаких затрат. К тому же важно помнить, что для отчетности перед налоговиками необходим именно табель учета рабочего времени. Поэтому не стоит сбрасывать со счетов этот старый проверенный способ контроля.
Начать дискуссию