Авансовые отчеты и проблемы, с ними связанные

Большинство организаций выдает деньги под отчет. Далеко не всегда сотрудники при этом отчитываются вовремя. Потому и документы попадают в бухгалтерию поздно. Несмотря на это предприятию, возможно, удастся не начислять лишних налогов и избежать штрафа.

Альберт Дроздов, эксперт журнала
Журнал "Двойная Запись" № 7, 2004

Подтверждающие документы

Большинство претензий налоговики предъявляют к документам, удостоверяющим целевое расходование подотчетных сумм. Бумаги, не "вызывающие доверия", или полное отсутствие подтверждающей "первички", по мнению фискалов, есть повод начислить сотруднику НДФЛ и оштрафовать фирму по статье 123 Налогового кодекса. Но арбитраж часто демонстрирует лояльность к организациям, принявшим не надлежаще оформленные авансовые отчеты. Например, в споре, рассмотренном ФАС Западно-Сибирского округа, ревизоры настаивали, что на основании одного только чека ККМ организация не могла списать подотчетные деньги, не включив их в доход работника. Судьи, напротив, посчитали: раз продукты питания, приобретенные на деньги предприятия, были оприходованы по внутренней накладной, приняты поваром под роспись, то нельзя говорить о доходе сотрудника, так как очевидно, что средства не остались в его распоряжении (постановление ФАС ЗСО от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004). В прошлом году судьи этого же округа отменили штраф за неуплату НДФЛ и ЕСН, предъявленный организации, работник которой, вернувшись из командировки, не принес в бухгалтерию счет на проживание в гостинице, а ограничился кассовым чеком. Как и в предыдущем примере, суд решил, что чека ККМ вкупе с авансовым отчетом и командировочным удостоверением вполне достаточно (постановление ФАС ЗСО от 11 июня 2003 г. № Ф04/2539-461/А70-2003).

В другом примере контролерам "не понравилась" справка, выданная консульством в подтверждение стоимости оформления виз, которую "подотчетник" приложил к авансовому отчету. Ревизоры утверждали, что данный документ не соответствует требованиям, изложенным в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Но арбитраж рассудил иначе: недостатки в оформлении документов не могут служить основанием для включения денег, выданных под отчет, в доход физического лица (постановление ФАС ЦО от 6 мая 2003 г. № А36-216/12-02).

О времени и учете

Еще один момент, который может служить камнем преткновения в дискуссиях главбуха и инспектора ИМНС, - период, по окончании которого подотчетные суммы, не списанные на основании авансового отчета и не возвращенные в кассу, становятся облагаемым доходом сотрудника. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ 1 , сказано, что работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который он получал деньги (или дня возвращения из командировки). Многие фирмы, стремясь использовать данное правило в собственных интересах, устанавливают срок представления отчета от нескольких недель до нескольких месяцев. Иногда судьи заявляют, что подобные действия неверны, поскольку при формировании финансовых результатов в конце года предприятие обязано включать в доход сотрудников остатки подотчетных денежных средств, не списанных на основании авансовых отчетов, и начислять ЕСН (постановление ФАС СКО от 8 июля 2003 г. №Ф08-2366/2003-884А). Подобных решений мало, и это не удивительно, ведь максимальный срок представления авансового отчета в общем случае законодательно не ограничен и нет документа, который требует в конце года "обнулять" сальдо по счету 71.

Кроме того, существует письмо УМНС России по г. Москве от 13 мая 2002 г. №28-11/21263, где утверждается, что подотчетные средства, отраженные по дебету счета 71, не являются объектом обложения единым социальным налогом. С этим согласился ФАС Центрального округа, который в постановлении от 8 января 2004 г. № А54-2875/03-С21 отметил, что подотчетные суммы числятся на счете 71, то есть не отнесены к расходам. Значит, с них не берется ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Бывает, что предприятие использует счет 71, чтобы замаскировать займы, предоставленные работникам, под выдачу подотчетных денег. Логика очевидна. Получив беспроцентный кредит, человек должен заплатить НДФЛ, так как материальная выгода от экономии на процентах включается в облагаемую базу (п. 1 ст. 212 НК РФ). Если же выплата оформлена под отчет, то никакой выгоды и соответственно дохода нет. Нужно лишь утвердить срок, когда работник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет. Когда наступит самая поздняя дата, кассир выписывает два ордера: приходный (якобы человек вернул подотчетную сумму) и расходный (как будто сотрудник снова получил деньги с тем, чтобы приобрести для организации что-либо нужное).

Формально никаких нарушений здесь нет. На практике все будет зависеть от настроя проверяющих, а если дело дойдет до арбитража, то и от судей. В споре, рассмотренном ФАС Дальневосточного округа, был вынесен вердикт не в пользу предприятия, сначала выдавшего физическим лицам беспроцентную ссуду, а затем переоформившего операцию как предоставление денег под отчет. Суд счел, что эта уловка "шита белыми нитками", так как компания не обосновала хозяйственную необходимость выдачи подотчетных средств (постановление ФАС ДО от 24 декабря 2003 г. № Ф03-А51/03-2/2720). Чтобы не оказаться в такой ситуации, бухгалтеру, проводящему заем как движение по счету 71, следует обзавестись внутренним документом, где директор приказывает произвести закупки материалов, необходимых для деятельности фирмы, за наличный расчет через "подотчетников". Последние могут написать объяснительные записки с изложением причин, по которым они не могут приобрести необходимые товары (в продаже нет подходящей продукции, цена, установленная продавцом, не выгодна для предприятия, и т. д.). Тогда, возможно, инспектор будет более лоялен.

Покупка за свой счет

Проблемы с "подотчетниками" возникают порой там, где их меньше всего ожидаешь. Например, распространена ситуация, когда сотрудник, не успев получить в кассе нужную сумму, сделал покупку на собственные деньги, не забыв взять у продавца все необходимые документы (к примеру, чек ККМ и товарный чек). Затем сдал приобретенный товар или материалы на склад, а бумаги отнес в бухгалтерию с тем, чтобы организация вернула ему потраченные средства. Большинство бухгалтеров, не задумываясь, оформляют авансовый отчет и выдают работнику необходимую сумму. И рискуют вызвать неудовольствие ревизора.

Дело в том, что многие налоговики считают: если бы человек заранее взял на предприятии деньги, а затем принес оправдательные документы, то проблем бы не было. Но поскольку он сделал покупку на свой страх и риск, не получив "благословения" руководства в виде подписи на расходном ордере, заплатил продавцу свои деньги, то и право собственности на продукцию получил сам работник, а не фирма. Так что недостаточно просто прийти и отчитаться о расходовании "казенных" сумм, как в случае с обыкновенным "подотчетником". В данном случае организация должна перекупить товар у своего сотрудника. Такой точки зрения придерживается начальник отдела налогообложения физических лиц УМНС России по г. Москве Георгий Карамаев 2 . С этим согласны и в МНС.

Требования чиновников, конечно, нелогичны. Ведь человек, даже покупая товар на свои деньги, знает, что ему компенсируют расходы, и он сдаст организации приобретенные ценности. Но то, что нелогично, может быть признано законным в суде. Ведь формально сотрудника, не получившего на предприятии деньги, можно признать лицом, закупающим что-либо за счет собственных средств, а значит, для себя. Да и, кроме того, в Инструкции к Плану счетов записано, что счет 71 предназначен для учета, выданных под отчет сумм. Получается, что расходы, которые не авансировались, там показываться не должны и не признаются подотчетными. Эти доводы можно попробовать оспорить, заявив, что в Порядке ведения кассовых операций не сказано, что персоналу запрещено оплачивать товары "из своего кошелька", а потом получать компенсацию. Но все эти аргументы, возможно, придется приводить в суде, позицию которого пока нельзя предугадать.

Проще всего оформить выдачу подотчетной суммы, что называется, задним числом. В случае, когда работник сделал закупку за свой счет и принес документы, скажем, 7 июля, надо выписать расходный ордер от 6 июля. Главное, чтобы остаток наличности на 6-е число позволял произвести дополнительный расход. Кроме того, нужно, чтобы фамилия сотрудника была в числе тех, кому по приказу директора разрешено выдавать деньги под отчет. И еще одно условие: документы на покупку материалов или товара должны быть оформлены на организацию, а не на физическое лицо. Если хотя бы одно из условий не выполняется, лучше проводить куплю-продажу, иначе возможны споры с контролерами.

Если остаток наличности не позволяет провернуть такую операцию или вам не хочется спорить с налоговиками, предстоит совершить ряд действий. Работник, купивший для фирмы товар по собственной инициативе, далее должен продать его фирме. Соответственно он получает доход (подп. 5 п. 1 ст. 208 НК РФ), и ему следует представить налоговую декларацию (п. 1 ст. 229 НК РФ), а также заявление на налоговый вычет, который полагается любому гражданину, продавшему имущество, находившееся в его собственности менее трех лет. В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 220 НК РФ он предоставляется в размере не более 125 000 рублей в год или же в сумме документально подтвержденных расходов. Какой вариант выбрать - решает налогоплательщик. Тем, у кого доходы незначительны, стоит использовать фиксированный вычет, а если товаров было реализовано больше чем на 125 000 рублей, надо учитывать документально подтвержденные затраты. Стоит также помнить, что предприятие не обязано удерживать с продавца ЕСН (п. 1 ст. 236 НК РФ) и НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Что же касается учета выданных средств, то налоговики требуют записывать их в налоговую карточку (форма 1-НДФЛ) и по окончании года представить в ИМНС сведения по форме 2-НДФЛ. Вообще-то это требование можно оспорить, ведь по статье 230 НК РФ учет доходов работников и подача сведений - обязанности налоговых агентов, то есть тех, кто удерживает НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Но его проще выполнить, и только если вы не успели этого сделать, стоит судиться.

Заметим, что на практике многие налоговики не требуют деклараций от тех физических лиц, кто не должен доплачивать налог. Поэтому если продавец не отчитается перед инспекцией, то, скорее всего, ему ничего не будет. Худшее, что ему может грозить, - штраф в 100 рублей (п. 1 ст. 119 НК РФ). Да и их возьмут только если налоговики не поленятся выписывать штрафные документы на столь ничтожную сумму, а с момента установленного для подачи декларации срока пройдет не больше 180 дней. Ведь если этот срок закончился, то санкции начисляются только в проценте от неуплаченного налога (п. 2 ст. 119 НК РФ, письмо МНС России от 28 сентября 2001 г. № ШС-6-14/734). С фирмой сложнее. Если бухгалтер будет действовать по всем правилам, он отразит покупку имущества у работника по кредиту счета 73 3 и дебету счета 10 или 41. При этом принять к вычету НДС не получится, так как сотрудник, выступающий в роли поставщика, не выставит счет-фактуру. Если же главбух решит не усложнять себе жизнь, то "проведет" всю операцию как выдачу денег под отчет, то есть через счет 71. Ревизор, возможно, расценит это как грубое нарушение правил учета, выразившееся в неправильном отражении на счетах бухучета хозяйственной операции, и начислит штраф по статье 120 НК РФ.

1 Полное название документа - "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержден решением совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, приведен в письме Центробанка России от 4 октября 1993 г. № 18.

2 Об этом можно прочитать в статье "Налог на доходы" в "ДЗ" № 3, 2004.

3 Мы считаем, что лучше использовать счет 73, поскольку "он предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации", не показанных по счетам 70 и 71 (из Инструкции к Плану счетов), а не счет 60.