Почтовые правила, или Что нужно знать бухгалтеру о предоставлении отчетности по почте

Способы представления отчетности

Согласно ст. 80 НК РФ налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи.

В пункте 3 ст. 80 НК РФ содержатся исключения из общего правила. Так, согласно данному пункту налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде, если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен законодательством РФ.

Однако к «упрощенцам» данное исключение не относится. В пункте3 ст. 346.12 НК РФ перечислены ограничения на применение налогоплательщиками упрощенной системы налогообложения. В данном перечне в п. 15 установлено ограничение по численности работников. Так, в случае если за отчетный (налоговый) период средняя численность работников организации-«упрощенца» превысит 100 человек, «упрощенец» теряет право на применение данного специального налогового режима.

Таким образом, организации-«упрощенцы» могут выбирать любой из предусмотренных законодательством способов сдачи отчетности.

Итак, отчетность может быть направлена в виде почтового отправления с описью вложения. Поскольку более ничего в НК РФ не сказано, нередко налогоплательщики и налоговые органы по-разному трактуют некоторые вопросы сдачи отчетности по почте. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них, а также проанализируем нормы законодательства по данным вопросам и позицию судей.

Обязательно ли почта должна быть государственной?

Правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в РФ регулируются положениями Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (далее – Закон № 176-ФЗ ). Так, в ст. 3 данного закона указано, что почтовая связь в РФ осуществляется государственными унитарными предприятиями и государственными учреждениями почтовой связи, а также иными операторами почтовой связи и предназначается для оказания услуг почтовой связи гражданам, органам государственной власти РФ, органам государственной власти субъектов РФ, органам местного самоуправления и юридическим лицам.

В статье 17 Закона № 176-ФЗ установлено, что операторы почтовой связи осуществляют деятельность по оказанию соответствующих услуг на основании лицензий. О необходимости наличия лицензии у организации, оказывающей услуги связи, говорится и в ст. 29 того же закона: деятельность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по возмездному оказанию услуг связи осуществляется только на основании лицензий на осуществление деятельности в области оказания услуг связи. Перечень наименований услуг связи, вносимых в лицензии, и соответствующие перечни лицензионных условий устанавливаются Правительством РФ и ежегодно уточняются.

Таким образом, при почтовой отправке налоговой отчетности налогоплательщик вправе воспользоваться услугами любой организации почтовой связи, имеющей лицензию, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. Кроме того, в ст. 18 Закона № 176-ФЗ указано, что организации почтовой связи разных организационно-правовых форм пользуются равными правами в области оказания услуг почтовой связи общего пользования. Такую позицию занимают и судьи, вставая на сторону налогоплательщика (см, например, Постановление ФАС ЦО от 04.11.2003 № А54-105 3/03-С3 ).

Обратите внимание : Если вы собрались воспользоваться услугами не государственного учреждения почтовой связи, а иного оператора почтовой связи, то целесообразно получить копию лицензии данного оператора.

Если адрес получателя указан не полностью

Случается, что организация не знает индекс налогового органа, в который должна быть направлена отчетность, или указала его неверно. В таких случаях налоговые инспекции приводят следующие доводы: налогоплательщик, неверно указывая почтовый адрес, а именно допуская ошибку в указании индекса, тем самым не обеспечивает получение налоговой декларации налоговой инспекцией.

Взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также права и обязанности указанных операторов и пользователей регулируются Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 (далее – Правила оказания услуг почтовой связи).

Согласно данным правилампочтовый индекс – это реквизит соответствующего отделения почтовой связи, ошибка в его указании либо полное отсутствие при наличии остального правильного почтового адреса, куда направлялась почтовая корреспонденция, позволяет идентифицировать конечное направление почтового отправления, следовательно, в данном случае обязанность налогоплательщика по представлению декларации считается своевременно исполненной.

Такие рассуждения содержатся в Постановлении от 20.02.2008 № А19-1440 6/07-30-Ф02-30 7/08 , в котором судьи ФАС ВСО приняли решение в пользу налогоплательщика. Аналогичное мнение высказали арбитры данного округа и в Постановлении от 31.01.2008 № А19-1440 8/07-52-Ф02- 5/08 .

Срок представления отчетности по почте

Определение срока представления отчетности, пожалуй, один из наиболее животрепещущих вопросов, ведь при его нарушении организацию могут привлечь к ответственности по ст. 119 НК РФ. Что является датой представления отчетности при отправке ее по почте? Какими документами можно доказать своевременность подачи отчетности?

Дата представления отчетности. Согласно положениям п. 4 ст. 80 НК РФ при отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. На основании ст. 6.1 НК РФ действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока. Если документы либо денежные средства были сданы в организацию связи до 24 часов последнего дня срока, то срок не считается пропущенным.

Нередко налогоплательщики и налоговые органы спорят о том, что можно считать датой отправки отчетности по почте: дату, когда налогоплательщик пришел на почту и отдал письмо с отчетностью, или дату, которая стоит на штампе на конверте. Особенно это актуально, когда сдача отчетности происходит в последние часы (а нередко и минуты) последнего дня срока представления отчетности, ведь в таком случае налогоплательщик отдает письмо в один день, а почта обрабатывает его уже на следующий день.

В качестве иллюстрации позиции налоговых органов по данному вопросу можно привести Письмо МНС РФ от 13.05.2004 № 03-1-0 8/119 1/15@ , в котором сказано, что датой отправки почтового отправления с описью вложения в целях применения п. 2 ст. 80 НК РФ следует считать дату, указанную в штампе «Почта России». В поддержку своей позиции налоговики приводят следующие доводы. Пунктом 25 Правил оказания услуг почтовой связи установлено, что для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

–почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;

–оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;

–иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

Марки гасятся оттиском календарного штемпеля. При гашении почтовых марок проверяется правильность оплаты пересылки почтовых отправлений.

Таким образом, из приведенных положений законодательства следует, что пересылка письменной корреспонденции, простых и заказных уведомлений оплачивается государственными знаками почтовой оплаты, которые при отправке (пересылке) гасятся оттиском календарного штемпеля.

Однако согласно п. 32 Правил оказания услуг почтовой связи при приеме регистрируемого почтового отправления или почтового перевода отправителю выдается квитанция. В ней указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). И именно данный документ принимают судьи для подтверждения исполнения налогоплательщиками своих обязательств.

В Постановлении ФАС УО от 02.06.2005 № Ф09-237 1/05-С1 отмечено: вместе с тем, представленными в материалы дела почтовым уведомлением и почтовой квитанцией в приеме заказного письма с датами на почтовых штемпелях… подтверждается, что указанная декларация была отправлена обществом в адрес инспекции заказным письмом и сдана на почту… своевременно.

Судьи ФАС МОв Постановлении от 11.10.2007 № КА-А4 0/9406-07 указали: факт сдачи Фирмой на почту налоговой декларации… подтвержден документально – почтовой квитанцией о приеме заказного письма. Наличие на почтовом конверте календарного штемпеля в рассматриваемой ситуации не имеет правообразующего значения, поскольку действия по исполнению Фирмой своей обязанности по представлению налоговой декларации совершены своевременно, в срок, установленный НК РФ.

Если задержка отправки произошла по вине оператора связи. Нередко бывает так, особенно в последний день сдачи отчетности, что оператор связи принял от налогоплательщика почтовое отправление в последний день срока сдачи, а обработал только на следующий день или через несколько дней в связи с перегруженностью почты. Нередко в таких случаях налоговые органы предъявляют организации претензии, основываясь на том, что день сдачи – это день проставления почтового штемпеля на конверте. К счастью, судьи в этом вопросе на стороне налогоплательщиков.

Как было отмечено ранее, в соответствии с нормами Закона № 176-ФЗ и Правилами оказания услуг почтовой связи для налогоплательщика датой отправки письма считается день сдачи этого почтового отправления оператору почтовой связи. Согласно п. 57 Правил оказания услуг почтовой связи за неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств по оказанию услуг почтовой связи операторы почтовой связи несут ответственность перед пользователями данными услугами, в том числе ответственность за недоставку или нарушение сроков пересылки почтовых отправлений.

Таким образом, за несвоевременность исполнения оператором почтовой связи своих обязанностей пользователи услуг почтовой связи ответственности не несут. Используя аналогичные доводы, судьи ФАС ЗСО в постановлениях от 05.07.2006 № Ф04-415 0/2006 (24268-А81-37) , от 10.08.2005 № Ф04-502 8/2005(13671-А27-33) ,ФАС ВВОв Постановлении от 15.06.2005 № А28-2556 6/2004-100 9/18 ,ФАС СЗО в Постановлении от 05.07.2005 № А05-255 8/05-12 , от 19.03.2008 № А52-121 9/2007 вынесли решение в пользу налогоплательщика.

В качестве документов, подтверждающих отсутствие вины налогоплательщика, в данном случае могут быть представлены:

–квитанция на прием заказных писем и справка отдела… поч-тамта филиала ФГУП «Почта России» (Постановление ФАС ВСО от 28.08.2006 № А19-581 0/06-33-Ф02-444 8/06-С1 );

–оттиск календарного штемпеля, проставленного на почтовом реестре (Постановление ФАС СЗО от 10.08.2005 № Ф04-502 8/2005 (13671-А27-33) );

–справка начальника отделения связи… почтамта, список заказных писем… ОРТПЦ (Постановление ФАС ВВО от 15.06.2005 № А28-2556 6/2004-100 9/18 ).

Опись вложения

Пожалуй, наибольшее количество споров при представлении отчетности по почте вызывает опись вложения, упомянутая законодателем в ст. 80 НК РФ. Что же такое опись вложения? Как она должна выглядеть? Нужно ли ее заверять организации или работнику почты?

Виды почтовых отправлений. Согласно п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи в зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:

–простые. Принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляются (вручаются) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;

–регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные). Принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаются адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом. Перечень видов и категорий почтовых отправлений, пересылаемых с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом, определяется операторами почтовой связи.

Почтовое отправление с уведомлением о вручении – почтовое отправление (почтовый перевод), при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление (выплачен почтовый перевод).

Почтовое отправление с объявленной ценностью – почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем. На практике размер ценности, указываемый организацией при отправке отчетности, составляет несколько рублей за каждую декларацию. При принятии решения о размере ценности отправляемого письма следует учитывать, что от данного размера зависит и размер ответственности оператора связи, которая предусмотрена п. 57 Правил оказания услуг почтовой связи. Убытки, причиненные при оказании услуг почтовой связи, возмещаются оператором почтовой связи в следующих размерах:

–в случае утраты или порчи (повреждения) почтового отправления с объявленной ценностью – в размере объявленной ценности и суммы платы за пересылку, за исключением платы за объявленную ценность;

–в случае утраты или порчи (повреждения) части вложения почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке с описью вложения – в размере объявленной ценности недостающей или испорченной (поврежденной) части вложения, указанной отправителем в описи;

–в случае утраты или порчи (повреждения) части вложения почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке без описи вложения – в размере части объявленной ценности почтового отправления, определяемой пропорционально отношению массы недостающей или испорченной (поврежденной) части вложения к массе пересылавшегося вложения (без веса оболочки почтового отправления);

–в случае утраты или порчи (повреждения) иных регистрируемых почтовых отправлений – в двукратном размере суммы платы за пересылку, в случае утраты или порчи (повреждения) части их вложения – в размере платы за пересылку.

Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725[1] , в зависимости от вида, категории и разряда внутренних почтовых отправлений и почтовых переводов отправитель делает на их адресной стороне следующие отметки (при их отсутствии):

–на заказных письмах (почтовых карточках) – «Заказное»;

–на письмах с объявленной ценностью – «С объявленной ценностью на… руб.», на письмах с объявленной ценностью с описью вложения, кроме того, – «С описью».

Несмотря на то что данный документ утратил силу, на практике работники почты продолжают им руководствоваться при проставлении данных отметок.

Форма описи вложения и реестра корреспонденции. Кроме того, прежние Правила оказания услуг почтовой связи содержали положение о том, что при единовременной отправке организацией более 10 заказны х/ценных писем она должна представлять на почту список отправлений. На практике данное положение продолжает применяться сотрудниками почты. Форма этого списка приведена ниже.

Такой список можно оформить и при сдаче меньшего количества писем (и даже одного письма). Почтовый работник никогда не откажется поставить на этом списке штамп, и поэтому вас не будет волновать проблема неразборчиво написанного адреса на почтовой квитанции. Этот список не заменит квитанцию, но может помочь при возникновении споров.

Также приведем пример заполнения описи вложения в ценное письмо, форму которого предлагают работники почты (см. на стр. 53).

Кроме того, поскольку форма описи вложения не установлена ни НК РФ, ни Правилами оказания услуг почтовой связи, организация может составить опись вложения в произвольной форме.

Претензии налоговых органов. Необходимость наличия описи вложения можно объяснить просто: должно быть подтверждение того, что в конверт положена отчетность, а не что-то другое. Такое мнение высказал и ФАС ЗСО в Постановлении от 19.12.2005 № Ф04-807 3/2005 (16771-А27-15) : судом правомерно не принят в качестве надлежащего доказательства реестр почтовых отправлений… поскольку в нем отсутствует опись вложений почтовых отправлений, в связи с чем невозможно определить, что конкретно было отправлено налогоплательщиком.Причем, по нашему мнению, обоснованно и то, что опись вложения

налогоплательщиком. Причем, по нашему мнению, обоснованно и то, что опись вложения

должна составляться в двух экземплярах (один вкладывается в конверт, другой остается на руках у налогоплательщика), заверенных работником почты.
Однако следует отметить, что такого требования не содержится ни в НК РФ, ни в Правилах оказания услуг почтовой связи. В поддержку нашей точки зрения можно привести следующие решения судов:

–Постановление ФАС ЗСО от 08.08.2005 № Ф04-752 4/2004 (13691-А27-33) : НК РФ, Правила оказания услуг почтовой связи… не содержат разъяснения понятия «опись вложения» и не предусматривают проставления штемпеля (печати) отделения почтовой связи на описи. Однако в силу требований статей 65, 67 и 68 АПК РФ это не освобождает налогоплательщика от обязанности представлять достоверные доказательства о составе вложения, находящегося в почтовом конверте, направленном в адрес налоговой инспекции. Из содержания квитанции и уведомления о вручении почтового отправления не следует, что в заказном письме налогоплательщика находилась необходимая отчетность. Утверждение организации о том, что в заказном письме, направленном в налоговую инспекцию, находилась опись вложения, исполненная и заверенная печатью налогоплательщика, не может быть принято во внимание, так как данная опись не является надлежащим доказательством в силу требований статьи 80 НК РФ и статьи 68 АПК РФ;

–Постановление ФАС ПО от 07.09.2006 № А65-2590 7/2005-

Однако существуют и противоположные решения судов. В данном случае судьи используют те же доводы о том, что ни НК РФ, ни Правила оказания услуг почтовой связи не содержат разъяснения понятия «опись вложения» и не предусматривают проставления штемпеля (печати) отделения почтовой связи на описи, но приходят к противоположным выводам: отсутствие описи не является обстоятельством, свидетельствующим о непредставлении налоговой декларации (Постановление ФАС ВСО от 30.11.2005 № А33-837 2/05-Ф02-541 9/05-С1 ).

На практике может встретиться и такая ситуация: отчетность отправлена по почте без описи вложения. Отчетность налоговым органом получена. Однако он утверждает, что организация не представила отчетность, так как отсутствует опись вложения. В Письме УМНС по г. Москве от 12.10.2004 № 11-1 5/65542 можно найти такие разъяснения: квитанция… и уведомление о вручении не подтверждают факт отправки организацией декларации по налогу. Организацией не соблюден порядок направления деклараций почтовым отправлением, установленный пунктом 2 статьи 80 НК РФ, а именно: отсутствует опись вложения. В таких ситуациях налоговые органы пытаются привлечь организацию к ответственности по п. 1 ст. 119 НК РФ. Однако суды в данном случае встают на сторону налогоплательщика:

–Постановление ФАС ВСО от 30.11.2005 № А33-837 2/05-Ф02-541 9/05-С1 : статьей 119 НК РФ предусмотрена ответственность за непредставление налоговой декларации, и из ее текста не следует, что при направлении декларации заказным письмом по почте отсутствие описи вложения является основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности за непредставление налоговой декларации.

–Постановление ФАС ЗСО от 14.04.2003 № Ф0 4/1733-30 5/
А70-2003 : отсутствие описи вложения не является основанием для отказа в принятии деклараций. Налоговая инспекция вправе была истребовать у налогоплательщика дополнительные сведения.

Существуют также решения судов, в которых высказано такое мнение: довод налогового органа об отсутствии описи вложений на направленную корреспонденцию отклонен, поскольку доказательств того, что в указанных почтовых отправлениях представлена иная отчетность, суду не представлено (Постановление ФАС ПО от 24.11.2005 № А55-545 3/2005-44 ).

Как видно из приведенной арбитражной практики, у судов по вопросу наличия описи вложения в почтовом отправлении нет единого мнения. Поэтому во избежание претензий со стороны налоговых органов, а также для защиты своих прав в суде целесообразно иметь на руках второй экземпляр описи вложения в почтовое отправление, заверенный работником почты.

Учет расходов на услуги почтовой связи «упрощенцами»

Организации-«упрощенцы», выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе учесть при исчислении единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСНО, расходы, поименованные в ст. 346.16 НК РФ. В пункте 18 данного перечня поименованы расходы организации на почтовые услуги. Таким образом, организация, применяющая УСНО, может учесть расходы, связанные с представлением отчетности по почте.

Кроме того, следует помнить, что расходы, поименованные в ст. 346.16 НК РФ, должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ, то есть быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

В пункте 32 Правил оказания услуг почтовой связи сказано, что при приеме регистрируемого почтового отправления отправителю выдается квитанция. В ней указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода).

Приказом Минфина РФ от 29.12.2000 № 124н «Об утверждении бланков строгой отчетности» утверждены формы бланков в качестве документов строгой отчетности, которые могут использоваться при денежных расчетах без применения ККТ при оказании почтовых услуг, а именно форма № 1 «Квитанция в приеме почтовых отправлений» и форма № 5 «Квитанция в приеме разного рода платы».

Бланки строгой отчетности, утвержденные Минфином, являются первичными учетными документами, которыми оформляются хозяйственные операции с наличными денежными средствами, и приравниваются к чеку ККТ.

Следовательно, организации при оказании почтовых услуг для учета наличных денежных средств без применения ККТ могут использовать утвержденные Минфином формы бланков строгой отчетности.

В пункте 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» сказано, что организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при продаже по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

Таким образом, квитанция в приеме потовых отправлений будет являться документальным подтверждением расходов организации на услуги почтовой связи.

В завершение хотелось бы отметить, что такой, казалось бы, простой вопрос, как представление отчетности по почте, таит в себе много нюансов и спорных моментов. Поэтому прежде всего, направляя отчетность по почте, следует получить от оператора связи, через которого отправляется отчетность, все документы, подтверждающие, что она отправлена в полном объеме и в срок, установленный законодательством, поскольку именно наличие подтверждающих документов дает возможность организации отстоять свою правоту в суде, а многочисленная арбитражная практика по данному вопросу свидетельствует о значительном количестве претензий со стороны налоговых органов и высокой вероятности встречи с ними в суде.

[1] В настоящее время документ не применяется.