Лето – время отпусков, уезжают отдыхать и директора, и даже главбухи (да, так бывает!). Но фирмы продолжают работать и выписывать документы. Как сделать так, чтобы отдых руководителей не повлек за собой проблем ни для самой компании, ни для ее партнеров? Мы решили уточнить у налоговых инспекторов, как следует оформлять в таком случае самый «капризный» документ – счет-фактуру.
ИМНС № 2
Счет-фактуру может подписать заместитель генерального. Но это «работает» только при условии, что у банка есть образец его подписи. И еще – директор должен подписать приказ, что на время отпуска его обязанности будет выполнять зам. А вот без подписи бухгалтера счет-фактуру оформить нельзя. Его подпись – обязательна!
ИМНС № 4
Все подписи должны быть обязательно. А как же! Пусть заместитель подписывает, если директор в отпуске. Наверняка образец его подписи есть в банке. Пишите приказ за подписью директора, что зам будет исполнять его обязанности. Больше никаких документов оформлять не надо.
А по поводу бухгалтерской подписи такая история. Положен вам бухгалтер по учредительным документам – значит, его подпись обязательно должна быть на документах. Не положен? Ну на нет и суда нет.
ИМНС № 5
Эти вопросы надо самостоятельно решать. Читайте инструкции, что вы, первый день работаете? Вообще-то, все подписи на счете-фактуре должны быть. Иначе он будет неправильно оформлен. Пусть ваши учредители подпишут протокол и назначат временно исполняющего обязанности директора.
Главный бухгалтер? А что главный бухгалтер? Он должен все счета-фактуры подписывать. Право слово, как будто вчера родились!
ИМНС № 7
Директор и заболеть может, и уехать, но, даже если руководитель отсутствует, кто-то выполняет его обязанности? Вот этот человек и должен подписывать все документы. А кто это – заместитель или исполнительный директор – фирма решает сама. Главное, оформить все приказом. Ведь кроме директора кто-то еще имеет у вас право подписи? Бухгалтер тоже должен подписывать счета-фактуры, хотя это может сделать и его зам при условии, что у него есть право подписи.
ИМНС № 8
У вас директор первый раз, что ли, отсутствует? А платежки кто подписывает? Вот кто платежки подписывает вместо директора, тот и счета-фактуры пусть подпишет. Составьте приказ о том, кто остается вместо руководителя, тогда все будет в порядке. И подпись бухгалтера на таких документах обязательна. Если подписи нет, то такой счет-фактуру нельзя будет принять к зачету.
ИМНС № 10
Без подписей директора и бухгалтера счет-фактуру будут считать неоформленной. Фирма, которой вы выпишите такой документ, не сможет принять НДС к зачету. Да и вам самим не удастся возместить деньги из бюджета. Если вы все-таки сделаете это, то проверяющий вам все равно НДС пересчитает. Что вы, не знаете? Как же вы работаете? Проверяйте теперь, чтобы все подписи были. А кто вместо директора будет – решает учредитель. Нужен протокол собрания учредителей, и больше ничего.
ИМНС № 13
Заместитель может подписывать все документы, в том числе и счета-фактуры, он для этого и существует. У него и подпись в банке должна быть, к тому же он выполняет все обязанности директора во время его отсутствия. Документы нужны следующие: приказ о временном исполнении обязанностей и протокол собрания учредителей. Без двух подписей счет-фактуру будут считать недооформленным, и вы не сможете принять НДС к зачету.
ИМНС № 14
Оформляйте документы на зама – приказ директора, протокол собрания учредителей. И к счетам-фактурам, которые выписываете фирмам, прикладывайте ксерокопии и сопроводительное письмо о том, что у вас временно другой директор.
С бухгалтером – то же самое. Если у вас бухгалтера нет вообще, то на счете-фактуре так и пишите, что его нет. У вас платежки один человек подписывает? Ну, значит, одну подпись ставьте. Или бухгалтер тоже уехал? Они что, вместе с директором уехали? Тогда на зама бухгалтера приказ напишите.
ИМНС № 17
Если у вас замдиректора с правом подписи, то никаких документов дополнительно оформлять не надо, только приказ, что он замещает начальника. А если без права подписи, то нужен протокол от учредителей.
ИМНС № 19
Оформляйте документы на новых людей. Учредитель назначает временного директора, а директор – бухгалтера. В протоколе и в приказе обязательно надо написать, что у них есть право подписи. И пусть они все подписывают, и счета-фактуры тоже. В этом документе должны быть обе подписи.
ИМНС № 21
Все подписи должны быть! А то счет-фактура будет недействителен. И бухгалтер подписывает, и директор. Директор вместо себя может оставить кого-нибудь, необязательно зама. Ведь заместителя у него может и не быть. Оформите все приказом. Также у вас должен быть протокол собрания учредителей. Это они должны решать, кто будет замещать директора. Но если у вас зам с правом подписи, то учредителей не надо беспокоить. Можно просто написать приказ, что на такой-то период он будет исполнять обязанности руководителя.
ИМНС № 22
Все документы следует оформлять так, как положено. Если у вас есть в штате бухгалтер, то он подписывает счета-фактуры и другие документы, а если нет, то вы прямо на фактуре, там, где оставлено место для подписи, пишите: бухгалтера на фирме нет. Или пусть директор два раза подпишется – это тоже допустимо.
Когда же директор уходит в отпуск, он должен вместо себя кого-то оставить. Только этот вопрос должны решать учредители, а директор пусть приказ подпишет. И все. Если образец подписи зама есть в банке, тогда вообще только приказ нужен. И копии этих документов дайте той фирме, которой вы выписываете счет-фактуру.
ИМНС № 24
Когда руководитель в отпуске, все документы подписывает заместитель, у которого есть право подписи. Если такого права у него нет, то учредители пусть назначат кого-нибудь временным директором. Если же нет подписи главного бухгалтера, то счета-фактуры будут считать недооформленными. Конечно, при условии, что у вас вообще есть бухгалтер по штату. Если нет, то так и пишите в счете.
ИМНС № 25
Оформите все приказом, документы будет подписывать заместитель. Бухгалтер тоже может оставить вместо себя зама. Но подписывать счета-фактуры надо обязательно. А то некоторые фирмы дают их незаполненными. Печать поставят и думают, что этого достаточно. Если будет проверка, то у фирмы, которой вы такой счет-фактуру выписали, могут быть проблемы. В общем, оформляйте правильно и чужое проверяйте.
ИМНС № 31
Вы можете к счетам-фактурам подкладывать выписку из приказа, что вместо руководителя все подписывает его заместитель. Этого достаточно. Что касается подписи бухгалтера, то она обязательна. Подписывать может и директор, если бухгалтера нет вообще или он отсутствует. Но подписей должно быть две.
ИМНС № 33
Разве у директора нет зама? Если есть, то вся ответственность на нем. Директор перед уходом пишет приказ и отдает свои полномочия заместителю. Если у фирмы возникнут проблемы со счетом-фактурой, с которым вы работаете, то приложите к нему копию приказа. За бухгалтера тоже может его зам подписывать. Все оформляйте приказом.
ИМНС № 35
Нет никаких проблем. Все подписывает заместитель. Вы просто делаете приказ по фирме, что такой-то человек замещает руководителя. А потом к счету-фактуре прикладываете выписку из приказа. Для фирмы, которой вы счет-фактуру выписываете, этого будет достаточно. Вы и в банк можете выписку из приказа отнести. А если бухгалтер уходит в отпуск, то директор может поставить две подписи. Но незаполненных строчек не должно быть. Это неправильно.
ИМНС № 42
Оформляйте на нового начальника документы: приказ о назначении на такой-то срок, протокол собрания учредителей, о том, что они определяют такого-то сотрудника на должность директора. Потом копии этих документов вы прикладываете к счетам-фактурам, которые выписываете партнерам. Или пишете сопроводительное письмо и тоже прикладываете копии.
Если главный бухгалтер не предусмотрен по штату, то за него никто не подписывается. А если он есть, но отсутствует, то за него может подписаться зам.
ИМНС № 44
В счетах-фактурах предусмотрены подписи и руководителя, и бухгалтера. Вместо них документ могут подписать замы, у которых есть право подписи. Если у них нет такого права, учредитель должен назначить временно исполняющего обязанности директора. Об этом нужно составить протокол.
Когда приходит документальная проверка, инспектор всегда смотрит, как оформлены счета-фактуры. Если нет, подписей, значит, они недействительны. НДС к зачету брать нельзя.
скромно
ИМНС № 3
Звоните заместителю руководителя инспекции, на такие вопросы уполномочен отвечать только он.
ИМНС № 9
Пожалуйста, спрашивайте у своего инспектора или звоните начальнику. Только он занят всегда.
ИМНС № 15
Вы можете спросить в отделе документальных проверок, только их нет никого – они на проверках.
ИМНС № 16
Мы не можем на все вопросы отвечать. Попробуйте проконсультироваться у своего инспектора.
ИМНС № 18
Обращайтесь к начальнику инспекции, если он вообще будет отвечать на вопросы.
Наш ответ
Приятно получать на свои вопросы исчерпывающие ответы. Остается только внимательно проанализировать их и выбрать, чему в этих ответах следовать, а чему – нет. Ведь наши доблестные чиновники, как всегда, все усложняют.
Непонятно, на каком основании они связали между собой право подписи счетов-фактур и платежных поручений. Да еще добавили решение учредителей.
Ведь, согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса, счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер компании либо иные лица, назначенные приказом руководителя или имеющие доверенность от имени фирмы. Кодекс даже не ставит условия о заместителях. Следуя букве закона, получаем следующее: если фирме удобно, то подписывать счет-фактуру может хоть дядя Вася-кладовщик, если директор Владимир Иванович его на то уполномочил.
Теперь что касается отсутствия подписи главного бухгалтера. У фирмы может и не быть главбуха, но тогда либо она должна пользоваться услугами специализированной компании, либо руководитель обязан вести бухучет лично (п. 2 «г» ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому подпись главбуха не обязательна на счете-фактуре, если по приказу эти полномочия возложены на другое лицо.
Таким образом, чтобы спокойно ехать в отпуск и не беспокоиться о бумагах, руководитель должен издать приказ. В нем следует указать, что на основании пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса на период отпуска подписывать счета-фактуры имеют право: за директора – Иванов И.И., за бухгалтера Петрова А.А., и, как положено, заверить документ подписью и печатью. Правда, есть небольшое неудобство – копию этого приказа придется отдавать покупателям с каждым выписанным в этот период счетом-фактурой.
вопрос в тему
Кто у вас на фирме подписывает счет-фактуру, когда главный бухгалтер или директор уходит в отпуск?
Ирина Анашкина, главный бухгалтер фирмы «Квант»:
– Когда наш начальник уходит в отпуск, начинается новая жизнь! Когда еще можно спокойно поработать, как не в его отсутствие? А если серьезно, то наши учредители проводят собрание и назначают временно исполняющего обязанности директора. Потом составляют об этом протокол. На нашей фирме у генерального нет зама, поэтому руководить фирмой поручают старшему менеджеру. Он все документы и подписывает.
Елена Алексеева, главный бухгалтер «БестПрофи»:
– Однажды я взяла НДС к зачету, а на счете-фактуре не было подписи бухгалтера. Я и не заметила. Зато при проверке все вылезло. Мне пересчитали сумму НДС. Теперь и сама подписываю аккуратно, и чужие документы проверяю. Что касается отпуска директора, то проблем нет: у нас есть заместитель с правом подписи. А если меня долго нет, то документы подписывает второй бухгалтер.
Марина Панкова, главный бухгалтер журнала Yachting:
– Наш директор в отпуске вообще не бывает. Если отсутствует, то недолго. Ничего мы без него не подписываем.
Когда я ухожу в отпуск, то платежки в банк идут с одной подписью директора (мы письмо в банк пишем), а другие документы, такие, как счета-фактуры, подписывает директор и за себя, и за меня. Не думаю, что это нарушение.
Начать дискуссию