Кадровый документооборот предпринимателя

После того как индивидуальных предпринимателей-работодателей приравняли в трудовых отношениях к организациям, у предпринимателей появилась обязанность вести кадровую документацию в полном объеме (составлять локальные нормативные акты, оформлять трудовые книжки работников и прочее).

Конечно, выполнение новых требований Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) и принятых в соответствии с ним нормативных актов (которые будут рассмотрены ниже) потребует от предпринимателя дополнительного времени и внимания. Тем не менее сложившееся после принятия поправок положение дел ему во многом выгодно. Во-первых, он сможет юридически грамотно выстроить взаимоотношения с персоналом. Во-вторых, предприниматель минимизирует риски по трудовым спорам. В-третьих, кадровые документы интересуют различные проверяющие инстанции (трудовую инспекцию, МВД, налоговиков). Поэтому просто необходимо вести их правильно.

Обязательный перечень

Полный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно. Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы ­деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, создать Правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных») или Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

К документам, которые обязательно должны быть в наличии ­у предпринимателя, можно отнести:

1. Правила внутреннего трудового распорядка.
2. Трудовые договоры с работниками.
3. Штатное расписание.
4. Приказы по основной деятельности.
5. Приказы по личному составу.
6. Личные карточки работников.
7. График отпусков.
8. Табель учета рабочего времени.
9. Трудовые книжки работников.
10. Положение о защите персональных данных работников.
11. Инструкции по охране труда.
12. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
13. Книгу учета выдачи бланков трудовых книжек.
14. Журналы учета прохождения инструктажа по охране труда.
15. Журналы регистрации приказов.
16. Журналы регистрации выданных справок работникам.

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у предпринимателя-работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.

Ведение ряда кадровых документов может стать для ­предпринимателей обязательным. К таким документам можно отнести:

1. Должностные инструкции работников (в случае если индивидуальный предприниматель предпочел по каким-то причинам четко не прописывать в трудовом договоре обязанности работника, ­а сделал в нем ссылку на соответствующую должностную инструкцию).
2. Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у предпринимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).
3. График сменности работников (если работа носит сменный характер).
4. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников предпринимателя не нормирован).
5. Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
6. Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).

Оформление

Предприниматели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.

Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данным по­становлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят ­в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД)1 .

Таблица 1. Полный перечень документов, входящих в УСПУД

Перечисленные унифицированные формы, согласно постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ. Они были приняты еще до того момента, когда ТК РФ приравнял индивидуальных предпринимателей к юридическим лицам. Иначе говоря, раньше обязанность применять унифицированные формы напрямую распространялась только на организации, а предприниматель мог их игнорировать ­и оформлять кадровые документы в произвольной форме.

Однако даже до принятия поправок в ТК РФ многие дальновидные предприниматели, прежде всего те, которые не применяли упрощенку, использовали унифицированные формы, указанные в УСПУД. Причиной такого их решения был пункт 9 приказа Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г. № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей», согласно которому выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами. 

Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов. А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономразвития РФ. 

Составляя приказ в произвольной форме, предприниматель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением). Однако будет грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.

Единственная проблема, с которой сталкиваются (и будут сталкиваться) индивидуальные предприниматели, решившие использовать унифицированные формы для оформления своей кадровой документации, заключается в следующем. Все унифицированные формы разработаны под организации, то есть они имеют реквизит «Наименование организации», но ни у одной нет реквизитов «Наименование организации или индивидуального предпринимателя» либо имеется только «Наименование индивидуального предпринимателя». Однако предприниматель может легко доработать эти формы «под себя».

Согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 в утвержденные унифицированные формы организация при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. Конечно, в постановлении речь идет об организациях, однако представляется допустимым в данном случае, системно истолковав правовые нормы с учетом последних поправок в ТК РФ, признать, что предприниматель, использующий унифицированные формы, также может внести в них необходимые изменения. При доработке важно соблюдать два правила:

1. При внесении изменений не удалять «родные» реквизиты той формы, которая была взята за основу (включая код, номер формы, ­наименование документа). 

В этом случае заголовочная часть каждой унифицированной формы, применяемой предпринимателем, будет выглядеть следующим образом:

2. Внесенные изменения оформить соответствующим приказом. ­Образец приказа приводится в Примере  1.

Отметим, что унифицированные формы документов, несмотря на их количество, не в полной степени охватывают документирование многочисленных кадровых ситуаций. Многие важные и достаточно типичные моменты, возникающие в процессе документирования трудовых отношений, не нашли своего отражения в УСПУД.  Поэтому в случае, когда необходимо оформить приказ, а унифицированной формы для него нет, приказ оформляется в обычной, «текстовой», форме по правилам другой унифицированной системы документации – Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)2 . Подробно правила составления приказов по УСОРД и УСПУД, равно как и оформления всех иных необходимых документов в сфере кадрового документооборота, будут описаны в следующих номерах журнала.

Пример 1

Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации

Наш опыт работы свидетельствует, что некоторые предприниматели недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений.  Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, ­административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ).

Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек, других законов и подзаконных актов. Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. То есть если предприниматель, например, не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, то на него может быть наложен штраф в размере до 5 000 руб. или его деятельность может быть приостановлена на срок до девяноста суток (ст. 5.27 КоАП РФ). 

В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это предприниматель будет привлечен как к административной ответственности по указанной статье, так и к материальной ответственности – в случае, если  в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Статья 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов – трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.). За это предпринимателю грозит штраф до пятисот рублей.

Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ).

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируется Госархивом РФ и Роструд­инспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. Можно с уверенностью сказать, что в связи с указанными в начале статьи поправками, введенными в ТК РФ, в скором времени проверяющие зачастят с визитами к предпринимателям.

Итак, подведем предварительные итоги:

1. После поправок, внесенных в ТК РФ и введенных в действие с октября 2006 г., предприниматели обязаны вести кадровую документацию в том же объеме, в котором это делают юридические лица.
2. Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предпринимателя. Наличие этих документов прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными ­федеральными законами.
3. За отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов индивидуальный предприниматель может быть привлечен к гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим ­законодательством РФ.

1 Унифицированная система документации – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

2 Требования по оформлению документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003.