Е. Подгурская, эксперт ПБ
Иногда сотрудники фирмы пишут заявление с просьбой заменить свой отпуск денежной компенсацией. Однако, пойдя навстречу работнику, она может «нарваться» на санкции. Чтобы этого не произошло, нужно знать нюансы расчета и налогообложения этих выплат.
Передовые сотрудники, особенно те, кто занимает руководящие должности, зачастую не могут позволить себе полноценный отпуск на 28 «календарей». В результате с каждым годом у них набегает все больше дней неиспользованного отдыха. Чтобы их стало несколько меньше, нередко руководители велят выплатить работнику денежную компенсацию взамен отпуска. Бухгалтер начинает задаваться вопросами:
- законно ли выплачивать компенсацию, если сотрудник продолжает работать?
- нужно ли облагать ЕСН сумму компенсации?
Давайте разберемся.
Отпуск или деньги
Действительно, в законодательстве предусмотрен случай, когда вместо отпуска работающему сотруднику можно выдать компенсацию. Он прописан в статье 126 Трудового кодекса. Здесь сказано, что «часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией». Однако эта формулировка допускает две трактовки.
Первый вариант: компенсацию выдают только тем сотрудникам, у которых отпуск превышает обычные 28 дней. Как правило, это те, которым положен дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ). При этом выплатить деньги можно лишь за дни этого добавочного отдыха.
Пример
Предположим, с 1 августа 2002 года Юлия Петрова работает менеджером в ЗАО «Актив». За период работы с 1 августа 2002 года по 1 августа 2004 года сотрудница в отпуске не была. В августе же она написала заявление с просьбой заменить часть неиспользованного отпуска денежной компенсацией. Характер работы Петровой не предусматривает дополнительных отпусков, поэтому продолжительность ежегодного отпуска составляет ровно 28 календарных дней.
Бухгалтер «Актива» счел, что компенсация Петровой не положена, так как каждый ежегодный отпуск (за 2002 и 2003 годы) сотрудницы не превышает 28 календарных дней.
Второй вариант: компенсацию можно выплатить любому работнику, если он когда-то не отгулял отпуск, и в результате за несколько лет дни накопленного отдыха превысили 28 дней. Для наглядности вернемся к условиям вышеприведенного примера. Если рассуждать по второму варианту, менеджеру Петровой компенсация положена. Неиспользованные отпуска за 2002 и 2003 годы, составляют 56 дней (28 + 28). Значит, ей можно выплатить компенсацию за дни, превышающие 28 календарных дней, то есть за 28 дней (56 – 28).
О двоякости толкования этой нормы Трудового кодекса еще в 2002 году высказался Минтруд. В письме от 25 апреля № 966-10 он подтвердил, что существуют два мнения по поводу положения статьи 126 Трудового кодекса. При этом чиновники министерства оставили вопрос открытым. Они указали, что разъяснить эту проблему должен суд, а до этого момента фирма должна по согласованию с работником сама определять, какой из двух способов ей применять. И в конце они добавили, что выплата компенсации – это добровольный шаг фирмы, поэтому она может отказать сотруднику и вместо денег отправить его в отпуск.
Отметим, что на сегодняшний день судебная практика по этому поводу так и не сформировалась. А это значит, что фирма может сама выбирать, каким методом ей пользоваться при расчете компенсации. Например, в трудовом договоре вы можете предусмотреть пункт о том, что если у сотрудника за период работы накапливается больше 28 дней отпуска, то за дни превышения фирма выплачивает компенсацию.
Сумма, выплаченная взамен отпуска, будет уменьшать налоговую прибыль фирмы, поскольку такие выплаты соответствуют условию пункта 8 статьи 255 Налогового кодекса. В нем сказано, что в расходы на оплату труда, уменьшающие налоговую прибыль, включаются «денежные компенсации за неиспользованный отпуск, установленные трудовым законодательством Российской Федерации».
Налоги с компенсации
Метод расчета компенсации за неиспользованный отпуск мало интересует МНС. Инспекторов волнуют налоги, которые фирма начисляет с таких выплат. По мнению контролеров, компенсации не облагаются ЕСН только в случае, если работник увольняется. При этом они ссылаются на пункт 1 статьи 238 Налогового кодекса, в котором сказано, что в состав налоговой базы не включаются компенсационные выплаты, установленные законодательством России, в том числе в связи с «увольнением работников, включая компенсации за неиспользованный отпуск».
Если же сотрудник продолжает работать, то такая выплата, по мнению контролеров, подпадает под объект налогообложения ЕСН. Обнаружив, что вы не заплатили налоги по компенсации работающего сотрудника, вам могут начислить недоимку, пени и штраф. Как вы понимаете, это легко оспорить. Во-первых, возможность замены неиспользованного отпуска компенсацией напрямую прописана в статье 126 Трудового кодекса. Значит, первое условие о том, что выплата должна быть установлена законодательством России, выполнено. Во-вторых, МНС, видимо, до конца не прочло пункт 1 статьи 238 Налогового кодекса. А в нем помимо компенсаций при увольнении указано, что ЕСН не облагается компенсация, связанная с «выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».
Выходит, если фирма выплачивает работающему сотруднику компенсацию за неотгуленные отпуска, то в налоговую базу ее включать не нужно. Аналогичную точку зрения высказали судьи Северо-Западного округа. Они сказали, что «выплата денежных средств в связи с неиспользованием работником отпуска носит компенсационный характер независимо от того, увольняется работник или продолжает работать», и ЕСН с этих сумм платить не нужно (постановление от 18 июля 2003 г. № А05-1980/03-119-9).
Компенсировать текущий отпуск нельзя
Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда сотрудник фирмы в очередной отпуск не идет, а вместо этого фирма ему выплачивает компенсацию за все 28 дней. Сразу отметим, что в затраты по налоговому учету включить эту сумму вы не сможете. Как уже было сказано, уменьшают налоговую прибыль лишь те компенсации за неиспользованный отпуск, которые предусмотрены Трудовым кодексом (п. 8 ст. 255 НК РФ). А замена текущего отпуска компенсацией в Трудовом кодексе не предусмотрена.
А вот платить ЕСН с суммы такой компенсации вам не придется. Напомним, что выплаты, не принимаемые для расчета налоговой прибыли, единым социальным налогом облагать не нужно. Это напрямую указано в пункте 3 статьи 236 Налогового кодекса. Об этом же напомнили и судьи Уральского округа в постановлении от 4 ноября 2003 г. по делу № Ф09-3616/03-АК. При этом они добавили, что, заплатив такую компенсацию, фирма все равно обязана предоставить работнику положенный отпуск.
Получается, что заменить компенсацией 28 дней отдыха нельзя, то есть, по сути, даже если вы ее выплачиваете, это всего лишь некая премия (поощрение) за счет средств фирмы. Но это не значит, что право работника на этот отпуск исчезает. Значит, на законных основаниях сотрудник может написать заявление на отдых, и фирма обязана будет его предоставить.
Если вы проигнорируете просьбу работника об отпуске и это обнаружит трудовая инспекция, руководителя могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 рублей. А если контролеры выявят аналогичное нарушение повторно, то директора могут снять с должности на срок до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).
Начать дискуссию