Главбух не должен быть техником

Главный бухгалтер, который гордо именуется правой рукой директора, должен приложить немало усилий для сохранения этого звания. Специалисты рекомендуют не размениваться по мелочам, выполняя чужую работу, и стать аналитиком.

Повысьте статус

Основная причина того, что главбух допускает профессиональные ошибки – выполнение им посторонней работы. «Прекратите быть техником», – настаивает бизнес-консультант, доктор экономических наук Виктор Анатольев. Расчеты с контрагентами, производственный учет, расчет зарплаты, касса, безналичные расчеты – все эти функции бухгалтерии должны выполнять его сотрудники, но не главбух.

Если фирма небольшая – найдите начинающего бухгалтера, который с радостью будет набираться опыта, вбивать первичку. Сами же ни в коем случае не превращайтесь в статиста.

«Неограниченная компетенция главбуха – беда современной бухгалтерии, – считает г-н Анатольев. – От этого возникают проблемы в хозяйственной деятельности фирмы – главбуху просто некогда заниматься ее анализом».

По мнению Виктора Анатольева, главная проблема начальника бухгалтерии в том, что из-за большого объема текучки он принимает решения, последствия которых не успевает оценить.

«Я часто общаюсь с главными бухгалтерами, поэтому не понаслышке знаю об их “пороках”, – говорит специалист. – Например, часто главбух благословляет изъятие из оборота денег в капитальное строительство, не удосужившись посчитать, не навредит ли это основной деятельности фирмы. Свою “лень” главбухи оправдывают боязнью директора взять кредит на долгое время. Однако потом может неожиданно понадобиться закупка сырья, тогда тот же директор не похвалит вас за нехватку денег».

Всегда держите руку на пульсе затрат...

На главбухе лежит высокая ответственность по ваянию учетной политики фирмы. Тем важнее прописать в ней рекомендации по рациональному использованию средств с точки зрения экономического результата, на который нацелена фирма.

В учетной политике должны быть зафиксированы принципы распределения косвенных затрат. К косвенным относятся затраты на оплату труда административного персонала, на содержание имущества общехозяйственного назначения – то есть расходы, не связанные напрямую с производством товаров, работ или услуг. Доля этих затрат велика, поэтому они оказывают существенное значение на прибыль фирмы, а значит, к их распределению нужно относиться очень внимательно.

Метод распределения косвенных затрат выбирает главбух. Бывает, он делает это вслепую – просто списывает из прошлогодней учетной политики. И напрасно, считают специалисты, предлагая главным бухгалтерам оценить результат применения разных методик – распределение косвенных затрат пропорционально начисленной заработной плате, сумме прямых затрат и т. д. Только после этого можно выбрать метод, который больше всего подойдет вашей фирме. Иначе «слепой» вариант может привести к завышению налога на прибыль.

...прибыли

Многие ученые умы поддерживают главбухов, которые используют неясности законов в свою пользу. Тех, например, у которых с момента появления 25-й главы Налогового кодекса значения прибыли в налоговом и управленческом учете стали разными. То есть по Отчету о прибылях и убытках – прибыль, а в налоговом учете – убыток из-за роста незавершенного производства. Соответственно налога на прибыль нет. Несогласных с этим налоговиков можно спросить, как бы они посчитали налог. Вряд ли чиновники смогут ответить – определенности в этом вопросе пока нет из-за «дыр» в Налоговом кодексе.

Чуть ли не главной оплошностью главбухов г-н Анатольев считает их недоверие к показателям финансового анализа. Например, рентабельности. Если кто не помнит, рентабельность – это показатель, в числителе у которого всегда находится прибыль, а в знаменателе – или себестоимость продукции, или выручка.

Главбуха производственной фирмы в первую очередь должна волновать рентабельность активов фирмы, ее капитала. Для главбуха торговой фирмы важна рентабельность продаж. И только проанализировав изменения этих показателей, можно подсказать директору, как лучше использовать прибыль.

Не надо забывать и о тех факторах, из-за которых растет прибыль. Они бывают экстенсивные (изменение себестоимости и цен, коммерческих и управленческих расходов) и интенсивные (изменение объема реализации или выпуска каких-либо изделий). Понятно, что нужно стремиться к преобладанию интенсивных факторов и не поднимать прибыль ростом цен и себестоимости.

...деньгах

Любой главбух должен идти в ногу со стратегией своей фирмы. Для этого нужно правильно распоряжаться деньгами. Если фирма нацелена на бурный рост, активы целесообразно распределять по следующей схеме. Имущество и другие внеоборотные активы следует формировать на основе долгосрочных займов и собственного капитала. А вот оборотные средства – «подпитывать» из краткосрочных займов. При стратегии сворачивания на использование краткосрочных займов существует строгое ограничение – они не должны идти на пополнение постоянной части оборотных средств (запасов, например).

Анализировать денежные потоки главбуху поможет не только Отчет о прибылях и убытках (форма № 2), но и Отчет о движении денежных средств (форма № 4) и Баланс (форма № 1). Используя данные этих отчетов, он увидит, как влияют денежные потоки на хозяйственную деятельность фирмы.

Начальнику бухгалтерии не помешает в режиме on-line владеть информацией о ликвидности – способности активов фирмы превратиться в деньги, если возникнет срочная необходимость погасить долги. Если коэффициент общей ликвидности (текущие активы/краткосрочные обязательства) имеет слишком высокое значение (больше 2), это сигнал о том, что в оборотных активах возможны излишки запасов, товаров на складе, безнадежная дебиторка. От такого балласта надо избавляться, например, предложить руководству устроить распродажу залежалых складских товаров.

Обязанности настоящего главбуха:

• Планирование работы бухгалтерии и контроль за реализацией планов.
• Своевременная сдача отчетности и анализ изменения ее показателей по сравнению с предыдущими периодами .
• Контроль правильности расчета налогов, оптимизация их величины.
• Контроль сохранности имущества.

Неформальный подход к отчетности

Мало кто догадывается, что налоговики, выбирая «жертвы» для проверок, нередко анализируют бухгалтерскую отчетность. Чтобы объяснить, почему у вас выросла себестоимость при незначительном увеличении выручки, потренируйтесь в финансовом анализе. Приведем пример, данные для которого взяты из формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках».

Как видно, в отчетном году прибыль увеличилась на 16 500 тыс. руб. (304 000 – 287 500).

Рассчитаем влияние факторов на данное изменение:

– Объем реализации. Сначала считаем, как он изменился с прошлого года без участия ценового фактора:

2 797 680 : 2 792 100 x100 = 100,2%, то есть изменение равно 0,2%. Чтобы посчитать, как оно повлияло на прибыль, перемножим это значение и значение прибыли прошлого года: 287 500 x0,2 : 100 = 575 тыс. руб. дополнительной прибыли получила фирма в результате увеличения объема реализации. (+)

– Себестоимость реализованной продукции. Она выросла на 7700 тыс. руб. (1 850 400 – 1 842 700), за счет этого прибыль уменьшилась на ту же величину. (–)

– Коммерческие расходы. Увеличились на 7900 тыс. руб. (153 900 – 146 000), то есть прибыль уменьшилась на эту величину. (–)

– Управленческие расходы. Уменьшились на 4300 тыс. руб. (511 700 – 516 000), следовательно, прибыль выросла. (+)

И наконец, самое главное – то, что можно будет показать пытливому налоговику:

– Цены на реализуемую продукцию. Выручка в результате роста цен увеличилась на 22 320 тыс. руб. (2 820 000 – 2 797 680), соответственно прибыль на столько же выросла. (+)

– Структурные сдвиги. (292 980 – 287 500) – 575 (см. п. 1) = 4905 тыс. руб. прибыли получено за счет выпуска и реализации более выгодной для фирмы продукции. (+)

Осталось только проверить себя – посчитать баланс: +575 – 7700 – 7900 + 4300 + 22 320 + 4905 = 16 500 тыс. руб.