Решаем все вопросы с оплатой сверхурочных

И если первая проблема, как правило, бухгалтера не касается, то расчет и оплата сверхурочных добавляет немало хлопот. Чтобы ваши сверхурочники получили все, что им причитается, читайте конспект семинара.

ЧТО ТРЕБУЕТСЯ. Приказ руководителя и согласие работника

Понятие сверхурочной работы дано в статье 99 Трудового кодекса РФ. Прежде всего, это работа, которая выполняется за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени. Допустим, в организации ведется поденный учет рабочего времени. Согласно правилам внутреннего трудового распорядка, работник трудится пять дней в неделю и два дня отдыхает. Продолжительность его рабочего дня - восемь часов. Напомню, что нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Так гласит статья 91 Трудового кодекса РФ. В этом случае работа более восьми часов в день для работника будет считаться сверхурочной.

Некоторые организации ведут суммированный учет рабочего времени. Как правило, он применяется при вахтовом, круглосуточном или многосменном режимах работы. В этом случае сверхурочной будет работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, например месяц. Напомню, что учетным периодом может быть любой промежуток времени не более года. На это указывает статья 104 Трудового кодекса РФ.

Далее. Сверхурочная работа - это работа, которая выполняется по инициативе работодателя. Следовательно, если работник задерживается по собственной инициативе, то такая работа не считается сверхурочной. При этом часы переработки не оплачиваются и отгулами не компенсируются (Письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 658-6-0).

Обратите внимание: если сотруднику установлен ненормированный рабочий день, то речи о сверхурочной работе также нет. Поскольку такой режим работы изначально предполагает, что по распоряжению руководителя сотрудник может эпизодически привлекаться к работе за пределами рабочего дня. На это указывает статья 101 Трудового кодекса РФ. Переработка в этом случае компенсируется дополнительным временем отдыха (Статья 119 Трудового кодекса РФ).

Напомню, что перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем должен быть закреплен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда организации.

ДОКУМЕНТЫ. Теперь как правильно оформить сверхурочную работу. Прежде всего, у вас должен быть соответствующий приказ или распоряжение руководителя. Поскольку, как я уже говорила, сверхурочная работа выполняется по инициативе работодателя.

Но издать приказ - это еще не все. От работника нужно получить согласие работать сверхурочно, причем в письменной форме. Таково требование статьи 99 Трудового кодекса РФ. Работник может написать заявление либо расписаться в приказе, что он согласен на сверхурочную работу.

Обратите внимание, что письменное согласие работника нужно получать в каждом случае сверхурочной работы.

Если работник отказался, то привлекать его к сверхурочной работе нельзя.

ОСОБЫЕ ПРАВИЛА. Исключение - чрезвычайные ситуации, перечисленные в части 3 статьи 99 Трудового кодекса РФ. В этих случаях допускается привлекать работников к сверхурочной работе без их согласия.

В частности, если работа проводится: для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения их последствий, а также последствий стихийного бедствия.

Однако эта норма распространяется не на всех. Есть категория работников, которые всегда имеют право отказаться от сверхурочной работы, в том числе и в чрезвычайных ситуациях. Это матери детей в возрасте до трех лет; матери или отцы, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга или супруги; работники, которые ухаживают за больным членом семьи по медицинскому заключению; инвалиды; работники, имеющие детей-инвалидов до 18 лет (Статьи 99, 259, 264 Трудового кодекса РФ).

Таких сотрудников можно привлечь к сверхурочным работам исключительно с их письменного согласия. И при условии, что по состоянию здоровья им не запрещено работать сверхурочно. Это должно быть прописано в медицинском заключении. Кроме того, они должны быть ознакомлены под роспись со своим правом отказаться от сверхурочной работы.

По общему правилу, помимо согласия работника трудовое законодательство требует учитывать мнение профкома организации, если, конечно, таковой имеется. Нет необходимости подключать профком только в трех случаях. Первый - работник должен завершить уже начатую работу, которую не смог выполнить в течение смены по техническим причинам. В противном случае могут пострадать люди или имущество организации. Второй - при временных работах по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений, если их неисправность может привести к прекращению работы значительного числа работников. Третий - при неявке сменщика, если работа не допускает перерыва.

- Оксана Алексеевна, если работник отказался от сверхурочной работы, его могут наказать по статье 192 Трудового кодекса РФ?

- В общем случае дисциплинарное взыскание за отказ от сверхурочной работы не применяется. Поскольку статья 99 Трудового кодекса РФ дает работнику право соглашаться или не соглашаться на сверхурочную работу. Исключение - ситуации, когда согласие работника не требуется.

СКОЛЬКО. Определяем количество сверхурочных часов

Трудовое законодательство ограничивает максимальную продолжительность сверхурочной работы. Для каждого работника она не должна превышать четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Поэтому организация должна вести точный учет, сколько часов каждый работник отработал сверхурочно. Таково требование статьи 99 Трудового кодекса РФ. Если оно будет нарушено, трудовая инспекция при проверке может оштрафовать организацию и руководителя по статье 5.27 КоАП.

Сверхурочные часы работы для каждого работника вы отмечаете в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13. Для этого предусмотрен буквенный код «С» или цифровой «04». Под ним указываете количество часов и минут, отработанных сверхурочно. Чтобы было удобнее подсчитывать продолжительность сверхурочной работы, можно вести отдельный журнал учета сверхурочного времени.

Теперь что касается особенностей подсчета количества сверхурочных часов.

ПОДЕННЫЙ. Рассмотрим сначала наиболее простую ситуацию, когда в организации ведется поденный учет рабочего времени. Такой учет означает, что ежедневная продолжительность рабочей смены одинакова, например восемь часов. Соответственно, часы, отработанные сверх восьми часов в день, будут сверхурочными. Компенсировать их за счет недоработки в другие дни нельзя.

Предположим, работник трудится на условиях неполного рабочего дня. Тогда сверхурочными часами будут те часы, которые он отработал сверх продолжительности рабочего дня, установленной трудовым договором. Например, по договору работник должен работать пять дней в неделю по четыре часа. Соответственно, если он отработал в день шесть часов, то два часа считаются сверхурочными.

СУММИРОВАННЫЙ. Вопросы у бухгалтеров, как правило, вызывает сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени. Здесь нюанс в том, что количество сверхурочных часов можно определить только по окончании учетного периода. Поскольку в пределах учетного периода переработки в одни дни компенсируются за счет недоработок в другие дни. Как только учетный период закончится, вы сравниваете количество фактически отработанных часов и норму рабочего времени за этот период. Разница как раз и будет часами сверхурочной работы.

Обратите внимание, что при подсчете сверхурочных часов нужно из нормы рабочего времени исключать время, когда сотрудник не работал по уважительной причине. Например, дни болезни и отпуска. Норма рабочего времени в подобных случаях уменьшается. И сверхурочные часы определяются уже сверх этой новой нормы.

Приведу пример. Пусть учетный период - квартал. По производственному календарю норма рабочего времени за IV квартал 2008 года равна 518 часам. Сотрудник фактически отработал в этом квартале 512 часов. При этом он в декабре шесть рабочих дней проболел. По календарю 40-часовой рабочей недели это 48 часов (8 ч 5 6 раб. дн.). Учитывая дни болезни, сотрудник в IV квартале должен был отработать 470 часов (518 - 48). Соответственно, продолжительность сверхурочной работы - 42 часа (512 - 470).

- Оксана Алексеевна, такой вопрос. У нас суммированный учет рабочего времени. Учетный период - квартал. Сотрудник уволился в декабре. И хотя он работал строго по графику, у него получилась переработка. Поскольку он уволился до конца учетного периода. Я оплатила эти часы переработки как сверхурочные. Правильно?

- Да, вы сделали все правильно. Если работник уволился до окончания учетного периода, может оказаться, что он не успел компенсировать переработку недоработкой. Для него определяется новая норма рабочего времени за отработанный период. И все часы сверх этой нормы оплачиваются как сверхурочные. Замечу, что в этом случае считается, что организация не нарушила порядок привлечения к сверхурочной работе. Соответственно, административный штраф ей не грозит.

КАК. Рассчитываем доплату или предоставляем дополнительный отдых

За сверхурочную работу полагается повышенная оплата. Первые два часа работы нужно оплачивать не менее чем в полуторном размере, последующие часы - не менее чем в двойном. Такова норма статьи 152 Трудового кодекса РФ.

Организация может установить и более высокие коэффициенты оплаты. Они должны быть закреплены в коллективном или трудовом договоре или в положении об оплате труда.

По желанию работника повышенная оплата за сверхурочную работу может быть компенсирована дополнительным отдыхом. Причем время отдыха не должно быть меньше времени, отработанного сверхурочно. В этом случае сверхурочная работа оплачивается в одинарном размере. Здесь все понятно.

Вопросы, как правило, возникают при расчете повышенной оплаты.

Дело в том, что статья 152 Трудового кодекса РФ не уточняет, на какой показатель умножать повышающие коэффициенты 1,5 и 2,0. Поэтому действуем по аналогии с расчетом оплаты за работу в выходные дни. Статья 153 Трудового кодекса РФ предписывает в этом случае брать для расчета тарифную ставку.

Следующий вопрос: как рассчитать часовую тарифную ставку, если работнику установлен оклад или месячная тарифная ставка? Трудовой кодекс РФ ответа на этот вопрос не дает. На мой взгляд, целесообразно считать исходя из среднемесячного числа рабочих часов в данном году. Сначала годовую норму рабочих часов надо поделить на 12 месяцев. Получим среднемесячное число рабочих часов. Затем на него нужно разделить оклад или месячную ставку. Получим стоимость одного часа для конкретного работника. Вы можете выбрать другой способ, например, считать по норме рабочих часов за месяц. В любом случае выбранный способ расчета закрепите в положении об оплате труда или в коллективном договоре.

Еще один вопрос, который у многих вызывает сомнения: как при суммированном учете определять первые два часа сверхурочной работы? С одной стороны, по общему правилу, за каждый день сверхурочной работы нужно оплачивать первые два часа не менее чем в полуторном размере, остальные - не менее чем в двойном размере. Но, с другой стороны, подсчитать сверхурочные часы при суммированном учете возможно только по окончании учетного периода. Поэтому правильно выделить и оплатить в полуторном размере два часа из общего количества сверхурочных часов по итогам учетного периода.

- Подскажите, как поступить в такой ситуации. Работник по распоряжению руководителя вышел на работу в свой выходной день. При этом он отработал вместо восьми часов 11 часов. То есть переработал сверх нормальной продолжительности рабочего дня три часа. Как ему оплачивать эти три часа - как сверхурочные?

- Нет. Эти три часа переработки, как и весь день работы, оплачиваются как работа в выходной день. То есть не менее чем в двойном размере. Такая переработка формально не является сверхурочной работой. Поскольку о сверхурочной работе идет речь, когда работник остается работать после окончания рабочего дня.

- Нашим работникам иногда приходится после своей смены оставаться работать в ночную смену. Нужно ли в этом случае платить и сверхурочные, и ночные?

- Да. Если сверхурочная работа выполняется в ночные часы, то вы должны оплачивать такую работу и как сверхурочную, и как работу в ночное время. Напомню, что минимальный размер оплаты за каждый час работы в ночное время составляет 20 процентов часовой тарифной ставки или соответствующей части оклада. Он утвержден постановлением Правительства РФ от 22 июля 2008 г. № 554.

рекомендация лектора

Сверхурочные часы не должны включаться в график работы

Некоторые организации на практике сразу включают в график работы при суммированном учете рабочего времени сверхурочные часы. Такого быть не должно. Общее количество рабочих часов по графику должно совпадать с нормой рабочего времени для установленного учетного периода. При этом по месяцам внутри учетного периода оно может отклоняться от месячной нормы рабочего времени в ту или иную сторону.

Кроме того, если в график заложены сверхурочные часы, нарушается порядок привлечения работника к сверхурочной работе. Поскольку от работника не получено письменное согласие на сверхурочную работу. При проверке трудовая инспекция может оштрафовать организацию и руководителя по статье 5.27 КоАП. При этом организации грозит штраф на сумму от 30 000 до 50 000 рублей. А руководителю - от 1000 до 5000 рублей. При повторном нарушении - дисквалификация.