«Зачем авансовый отчет, если есть чеки?» — подобные вопросы нередко задают работники в ответ на настоятельную просьбу представить в бухгалтерию необходимые документы. Предлагаем памятку, которая популярно объяснит сослуживцам, почему это важно.
Вопрос №1 Каких документов будет достаточно при покупке товаров, оплате работ или услуг для компании?
В бухгалтерию нужно представить: товарную накладную, счет-фактуру и кассовый чек (если вы совершали покупки по доверенности). Когда у вас нет доверенности, требуйте товарный чек. Если продавец — физическое лицо, возьмите у него акт закупки. И составьте авансовый отчет.
Кстати, вместо кассового чека продавцы иногда выдают другой документ, подтверждающий принятие денег — такая замена возможна. В ваших интересах, чтобы было очевидно: все приобреталось не для вас лично, а для организации. Поэтому лучше, если вы получите доверенность.
Но предположим, вам не оформили доверенность. Тогда поставщик не даст вам счет-фактуру и накладную. В таком случае в документах, которые он выдает, должны быть названы все оплаченные предметы или услуги. Если в кассовом чеке стоит только сумма, требуйте еще и товарный чек. Допустимо также обойтись одним товарным чеком.
Когда продавец — физическое лицо (частный предприниматель), с него достаточно получить акт закупки. Там приводятся паспортные данные продавца, его ИНН, адрес, наименование, количество и стоимость приобретаемых изделий и т. п.
Сдав приобретенные товары (руководству, коллегам или на склад), вам придется заполнить еще и авансовый отчет. Это документ, которым вы сообщаете бухгалтерии, как распорядились деньгами компании.
Вопрос №2 Какие бумаги нужно сдать в бухгалтерию при поездке в командировку?
В бухгалтерию нужно представить: командировочное удостоверение с отметками о приезде и отъезде, служебное задание, отчет о проделанной работе, все чеки и счета, авансовый отчет.
Вам должны выписать командировочное удостоверение. Представители компании, куда вы отправляетесь, обязаны отметить в нем дату, когда вы прибыли, и день, в который уехали. Каждая из отметок должна быть заверена печатью.
Производственный характер поездки подтвердит служебное задание — его вам выдадут перед командировкой. Вернувшись, вам придется заполнить отчет о выполненной работе.
Кроме того, нужно собирать все документы, подтверждающие расходы в поездке: билеты, квитанции об оплате постельных принадлежностей, счет из гостиницы или акт о найме жилья, все кассовые и товарные чеки, слипы электронных терминалов и пр.
Возвратившись из командировки, в течение трех дней вы составите авансовый отчет. Приложенные чеки и квитанции подтвердят реальность ваших расходов. Если какие-то расходы не будут подтверждены, их стоимость могут удержать из вашей зарплаты.
Вопрос №3 Какие бумаги должен представить водитель при замене автомобильных шин?
В бухгалтерию нужно представить: требование-накладную по форме № М-11 и карточки учета работы автошины (по числу используемых покрышек).
Чтобы получить покрышки на складе, надо написать служебную записку (заявку) на имя руководителя компании или транспортного подразделения. В этом документе нужно указать на необходимость замены автошин, объяснить причину.
Получив заявку с визой руководителя, работник склада может попросить вас расписаться на двух экземплярах требования-накладной по форме № М-11. В итоге покрышки спишут с работника склада и «повесят» на водителя, то есть на вас.
Потом, когда вы станете возвращать на склад снятые с автомобиля шины, возможно, вас попросят самого составить требование-накладную в двух экземплярах. Один — для склада, другой — для бухгалтерии.
Дальнейшую судьбу резины отслеживают по так называемой карточке учета работы автошины. Ее ведет сотрудник, ответственный за конкретную машину, обычно водитель. В карточке вы укажете характеристики покрышки и станете отмечать моменты ее установки и снятия, отражать ремонт.
Статья напечатана в журнале "Главбух" № 22, 2009
Начать дискуссию