Как бухгалтеру закрыть год

С. ШИЛКИН,
эксперт журнала "Практическая бухгалтерия"

Опубликовано: Журнал "Практическая бухгалтерия" N12-2002год.

В конце года объем работы каждого бухгалтера увеличивается: надо провести инвентаризацию, сделать реформацию баланса и т. д. Закрыть год вам поможет наша статья.

В конце года проверьте остатки по всем счетам. Для этого проведите инвентаризацию имущества и расчетов с поставщиками и покупателями.
После этого сделайте реформацию баланса.

Как провести инвентаризацию имущества

Перед началом инвентаризации составьте приказ о ее проведении. Для него предусмотрена специальная форма № ИНВ-22.
Как заполнить этот приказ, написано в бераторе "Первичные документы" на странице II/04/03.
Имущество фирмы - это основные средства, нематериальные активы, материалы, деньги и т. д. Чтобы провести их инвентаризацию, надо:

- оформить инвентаризационную опись или акт инвентаризации;

- составить сличительную ведомость;

- заполнить ведомость по результатам инвентаризации;

- отразить результаты инвентаризации в учете.
Обратите внимание: инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года.

Как составить инвентаризационную опись (акт)

Для инвентаризационных описей и актов предусмотрены специальные формы.
Акт инвентаризации составьте по расходам будущих периодов (форма № ИНВ-11) и отгруженным товарам (форма № ИНВ-4).
Кроме того, оформите акт при проверке денег в кассе. Для этого документа предусмотрена специальная форма № ИНВ-15.

При проверке другого имущества составьте инвентаризационную опись. Оформите отдельную опись на каждый вид имущества. Выпишите этот документ на основные средства (форма № ИНВ-1), на материалы (форма № ИНВ-3) и т. д.
Эти документы оформите в двух экземплярах. Первый оставьте в бухгалтерии, а второй отдайте работнику, ответственному за сохранность имущества.
Этот человек должен дать расписку на первой странице каждой описи. Этим он подтверждает, что имущество по всем первичным документам учтено (оприходовано или списано). Сделать это надо до начала проведения инвентаризации.
В ходе инвентаризации проверьте свое имущество. Для этого сосчитайте основные средства, взвесьте сырье и т. д. По мере этого заполняйте инвентаризационные описи и акты.
После окончания проверки все описи должны подписать члены инвентаризационной комиссии.

Как составить сличительную ведомость

Если вы обнаружите, что какого-то имущества не хватает, или найдете предметы, которые не числятся в бухучете, то составьте сличительную ведомость.
Для сличительных ведомостей предусмотрены две формы: № ИНВ-18 и ИНВ-19. Первую составьте после проверки основных средств, вторую - после инвентаризации товаров, материалов и т. д.
Обратите внимание: сличительную ведомость не надо составлять после проверки денег в кассе фирмы. Излишек или недостаток отразите сразу в акте инвентаризации.
Сличительную ведомость оформите в двух экземплярах. Первый оставьте в бухгалтерии, второй передайте работнику, ответственному за сохранность ценностей.

Как заполнить ведомость по результатам инвентаризации

Для ведомости по учету результатов инвентаризации есть специальная форма № ИНВ-26. В ней отразите итоговые данные по всем видам имущества.

Данные для заполнения этого документа возьмите из инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Как отразить результаты инвентаризации

Если вы обнаружили имущество, которое не числится в учете, то оприходуйте его такой проводкой:
Дебет 10, 41... Кредит 91-1
- оприходовано имущество, выявленное при инвентаризации.
Если вы обнаружили, что какого-либо имущества не хватает, то на его стоимость сделайте такую проводку:
Дебет 94 Кредит 10, 41...
- отражена недостача имущества.
По некоторому имуществу (например, сахар, фрукты) установлены нормы естественной убыли. Недостачу в пределах этих норм отразите так:
Дебет 20, 44 Кредит 94
- отражена недостача в пределах норм естественной убыли.
Если для имущества нормы естественной убыли не установлены или сумма недостачи больше, то определите виновных лиц. Как правило, это человек, ответственный за сохранность товаров, материалов и т. д.
В этом случае спишите недостачу так:
Дебет 73-2 Кредит 94
- списана недостача за счет виновного лица.
Если виновного найти не удалось, то спишите недостачу так:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списана недостача, по которой не установлено виновное лицо.

Пример 1. ООО "Пассив" 28 декабря 2002 года провело инвентаризацию склада. В результате обнаружены запчасти стоимостью 10 000 руб., которые не числятся в бухучете.
Кроме того, инвентаризационная комиссия выявила недостачу двух колес. Они стоят 6000 руб. Стоимость колес списана за счет начальника склада.

Эти операции бухгалтер "Пассива" отразил так:
Дебет 10 Кредит 91-1
- 10 000 руб. - оприходованы запчасти;
Дебет 94 Кредит 10
- 6000 руб. - отражена недостача колес;
Дебет 73-2 Кредит 94
- 6000 руб. - списана недостача за счет начальника склада.

Как провести инвентаризацию расчетов

Чтобы провести инвентаризацию расчетов с поставщиками и покупателями, надо:

- составить акт сверки расчетов;

- оформить акт инвентаризации;

- отразить результаты инвентаризации в учете.

Как составить акт сверки

Для акта сверки специального бланка не предусмотрено. Поэтому составьте его в произвольной форме. Например, он может выглядеть так:

Акт сверки расчетов между ООО “Пассив” и ЗАО “Актив” на 31 декабря 2002 года от 31 декабря 2002 г.
Возникновение задолженности ЗАО “Актив” перед ООО “Пассив”			Погашение задолженности ЗАО “Актив” перед ООО “Пассив”
Дата	Сумма	Основание	Дата	Сумма	Основание
28.10.2002	600 000 руб.	Накладная № 86	18.11.2002	800 000 руб.	Платежное поручение № 698
20.11.2002	650 000 руб.	Накладная № 94	-	-	-
Итого	1 250 000 руб.	-	-	800 000 руб.	-
Итого задолженность ЗАО “Актив” перед ООО “Пассив” по состоянию на 31 декабря 2002 года составляет 450 000 рублей. Директор ЗАО “Актив” Директор ООО “Пассив” /Иванов А.Г./ /Сидоров Р.Г./

Этот акт оформите по каждому покупателю и поставщику в двух экземплярах. Первый экземпляр оставьте в бухгалтерии, второй направьте фирме, с которой производилась сверка.

Как оформить акт инвентаризации

Для акта инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами есть специальная форма № ИНВ-17. Как заполнить этот документ, написано в бераторе "Первичные документы" на странице IX/02/06.

Как отразить результаты инвентаризации

По результатам инвентаризации выявите долги, по которым истек срок исковой давности. Спишите их на прочие доходы (если должны вы) или на прочие расходы (если долг перед вами).

Для списания долга руководитель должен составить приказ.
Как составить приказ на списание долга покупателя и отразить эту операцию в учете, написано в июньском номере нашего журнала.
Приказ о списании своего долга составьте в произвольной форме. Например, он может выглядеть так:

ЗАО "Актив"

Приказ от 31 декабря 2002 г. № 3112/2202

О списании просроченной кредиторской задолженности
На основании Акта инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками от 31 декабря 2002 г. приказываю списать задолженность с истекшим сроком исковой давности перед ООО "Дельта" в сумме 12 000 рублей.

Генеральный директор /Иванов А.Г./
ЗАО "Актив"

Свой долг спишите такой проводкой:
Дебет 60, 76 Кредит 91-1

- списана задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Как отразить реформацию баланса
После того как вы проверите остатки по всем счетам, проведите реформацию баланса. В бухучете отразите ее 31 декабря 2002 года.
Реформация баланса - это закрытие по итогам года следующих счетов:

- 90 "Продажи";

- 91 "Прочие доходы и расходы";

- 99 "Прибыли и убытки".
Сальдо по субсчетам этих счетов на 1 января 2003 года должно быть равно нулю.
Как закрыть счета 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы"
Данные по субсчетам этих счетов вы отражали нарастающим итогом с начала 2002 года. В результате на 31 декабря на них есть остатки. Спишите их на субсчета 90-9 "Прибыль/убыток от продаж" и 91-9 "Сальдо прочих доходов и расходов".

Как это сделать, расскажет пример.

Пример 2. В учете ЗАО "Актив" на 31 декабря 2002 года числятся остатки по таким субсчетам:

- по кредиту 90-1 "Выручка" - 600 000 руб.;

- по дебету 90-2 "Себестоимость продаж" - 300 000 руб.;

- по дебету 90-3 "НДС" - 100 000 руб.;

- по кредиту 91-1 "Прочие доходы" - 50 000 руб.;

- по дебету 91-2 "Прочие расходы" - 120 000 руб.
Реформацию счетов 90 и 91 бухгалтер "Актива" отразил так:
Дебет 90-1 Кредит 90-9
- 600 000 руб. - закрыт субсчет 90-1 по окончании года;
Дебет 90-9 Кредит 90-2
- 300 000 руб. - закрыт субсчет 90-2 по окончании года;
Дебет 90-9 Кредит 90-3
- 100 000 руб. - закрыт субсчет 90-3 по окончании года;
Дебет 91-1 Кредит 91-9
- 50 000 руб. - закрыт субсчет 91-1 по окончании года;
Дебет 91-9 Кредит 91-2
- 120 000 руб. - закрыт субсчет 91-2 по окончании года.

Как закрыть счет 99 "Прибыли и убытки"

После окончания года начислите налог на прибыль:
Дебет 99 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"
- начислен налог на прибыль по итогам года.
После этого на счете 99 "Прибыли и убытки" может образоваться кредитовый или дебетовый остаток. В первом случае по итогам года фирма получила прибыль, во втором - убыток.
Прибыль отразите так:
Дебет 99 Кредит 84
- отражена чистая прибыль фирмы по итогам года.
Убыток спишите так:
Дебет 84 Кредит 99
- отражен убыток по итогам года.

Пример 3. Воспользуемся данными примера 2. По итогам 2002 года налог на прибыль "Актива" равен 40 000 руб.
Чистая прибыль фирмы по итогам 2002 года будет равна:

600 000 руб. - 100 000 руб. - 300 000 руб. + 50 000 руб. - 120 000 руб. - - 40 000 руб. = 90 000 руб.
Бухгалтер "Актива" счет 99 "Прибыли и убытки" закрыл так:
Дебет 99 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"
- 40 000 руб. - начислен налог на прибыль;
Дебет 99 Кредит 84
- 90 000 руб. - отражена чистая прибыль за 2002 год.>>>