Инвентаризация расчетов

 И. КАГАНОВА,аудитор

Инвентаризация является одним из условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.

Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены в Федеральном законе от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательна инвентаризация. Правила ее проведения определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49.

Инвентаризации подлежат не только имущество организации, но и ее обязательства. Организации в процессе своей хозяйственной деятельности взаимодействуют с другими хозяйствующими субъектами (поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками и т.п.), кредитными организациями, органами государственной и законодательной власти и т.д., а также с физическими лицами.

Правильность осуществления расчетов с ними и обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, проверяются в процессе инвентаризации.

В ходе инвентаризации проверке подвергаются следующие виды расчетов:

• с подотчетными лицами;
• с работниками;
• с бюджетом и внебюджетными фондами;
• с банками;
• с покупателями и заказчиками;
• с поставщиками;
• со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельный баланс;
• с прочими дебиторами и кредиторами.
• На подготовительном этапе лица, ответственные за отражение соответствующих хозяйственных операций, представляют инвентаризационной комиссии:
• регистры бухгалтерского учета по счетам расчетов;
• первичные учетные документы, оформляющие хозяйственные операции по счетам расчетов;
• акты сверки.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение). Необходимо проверить наличие первичных документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы. Если по истечении срока, на который был выдан аванс, работник не представил в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах, выданные работнику денежные средства могут быть включены в совокупный облагаемый доход работника.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. Следует проверить правильность начисления налогов с заработной платы, правомерность применения льгот по налогам.

Порядок проведения сверки расчетов по налогам и сборам с бюджетом приведен в Регламенте организации работы с налогоплательщиками, утвержденном приказом МНС России от 10.08.04 г. № САЭ-3-27/468@ (с изменениями и дополнениями от 16.09.04 г.). Правила сверки расчетов налогоплательщиков с бюджетом, изложенные в этом документе, применяются начиная с 1 ноября 2004 г.

Сверка расчетов с бюджетом должна проводиться в обязательном порядке в следующих случаях:

• ежеквартально с крупнейшими налогоплательщиками;
• при процедуре cнятия налогоплательщика с налогового учета при переходе из одной налоговой инспекции в другую;
• при процедуре cнятия налогоплательщика с налогового учета при ликвидации (реорганизации) юридического лица;
• по инициативе налогоплательщика;
• в иных случаях, установленных законодательством о  налогах и сборах.

Формы документов, которыми оформляется результат сверки, и методические указания по их заполнению утверждены приказом МНС России от 31.08.04 г. № САЭ-3-27/483 (в ред. приказа МНС России от 16.09.04 г. № САЭ-3-27/499). К ним относятся:

• Акт сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом - форма № 23 (полная);
• Акт сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом - форма № 23-а (краткая);
• Справка о состоянии расчетов налогоплательщика с бюджетом по федеральным, региональным и местным налогам - форма № 39-1.

Должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками налоговой инспекции формирует акт сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом по формам № 23 (полная), 23-а (краткая), справку о состоянии расчетов налогоплательщика с бюджетом по федеральным, региональным и местным налогам по форме № 39-1 на основе данных соответствующих налогового органа в двух экземплярах.

Срок проведения сверки, формирования и оформления акта сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом при отсутствии расхождений данных налогового органа и налогоплательщика не должен превышать 10 рабочих дней. Если обнаружены расхождения данных налогового органа и налогоплательщика, то срок проведения сверки расчетов, формирования и оформления акта сверки расчетов налогоплательщика с бюджетом не должен превышать 15 рабочих дней.

В случае отсутствия в форме № 23-а (краткая) расхождений данных налогового органа с данными налогоплательщика документ подписывается налогоплательщиком и должностным лицом, оформившим его. Начальник отдела работы с налогоплательщиками визирует оба экземпляра документа. Первый экземпляр подготовленного акта сверки по форме № 23-а (краткая) в течение 3 рабочих дней вручается налогоплательщику или передается в отдел  финансового и общего обеспечения для отправки заказным отправлением с уведомлением. Если акт сверки расчетов с бюджетом по форме № 23-а (краткая) вручается лично, то на втором экземпляре ставится дата получения и подпись налогоплательщика. Акт сверки может быть направлен по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

При наличии расхождений между данными налогоплательщика и налогового органа должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками осуществляет сверку расчетов налогоплательщика с бюджетом по данным налогового органа с данными первичных документов налогоплательщика для устранения причины возникновения разногласий. Для выявления и фиксирования причин расхождения оформляется акт сверки по форме № 23 (полная).

Если ошибка допущена по вине налогового органа, то она исправляется на основе служебной записки, поданной должностным лицом, выявившим ее, в отдел, допустивший ошибку. Служебная записка должна быть подана в тот же день. Срок для исправления ошибок - 3 рабочих дня.

После исправления всех ошибок в базе данных в течение трех рабочих дней формируется акт сверки расчетов с бюджетом по форме № 23-а (краткая) с учетом внесенных изменений в двух экземплярах. Первый экземпляр акта с подписями налогоплательщика и должностного лица отдела работы с налогоплательщиками передается налогоплательщику.

Если сверка проводится при снятии налогоплательщика с налогового  учета в случае перехода из одной инспекции в другую или в случае ликвидации (реорганизации) юридического лица, документы составляются в трех экземплярах и визируются начальником отдела работы с налогоплательщиками. Первый экземпляр вручается налогоплательщику. На втором и третьем экземплярах ставится дата получения и подпись налогоплательщика. Один экземпляр документа передается в отдел, формирующий пакет документов, для последующего направления в налоговый орган по новому месту постановки на учет, другой остается в налоговом органе по месту проведения сверки.

Сверка остатков на расчетном счете на конец года обычно происходит по инициативе банка. Банк представляет организации-клиенту акт сверки остатков денежных средств на 1 января нового года в двух экземплярах. Форма акта произвольная и зависит от компьютерной программы, установленной в банке. Организация-клиент подтверждает указанный остаток. Оба экземпляра акта подписываются руководителем и главным бухгалтером организации и заверяются печатью организации. Один экземпляр возвращается в банк, второй - подшивается с инвентаризационными документами.

До начала сверки расчетов с покупателями, заказчиками, поставщиками и с прочими дебиторами и кредиторами стороны подписывают акт сверки задолженности между организациями. Форма акта произвольная и разрабатывается организацией. Акт составляется в двух экземплярах: по одному для каждого участника. Можно использовать следующую форму акта: